SS - Oficio 220-072782

220-72782 del 22 de Diciembre de 2005 Ref. Poderes para representar a los socios en reuniones del máximo órgano socialArtículo 18 de la Ley 222 de 1995. Acuso recibo de su radicación 2005-01195350, a través de la cual pregunta si el socio de una compañía debe asistir obligatoriamente a una reunión extraordinaria convocada por él o puede ser representado por otra persona, y si en caso que deba asistir y éste no lo haga y se haga representar, existe alguna sanción. Atendiendo los términos en que está redactado el interrogante formulado, es importante aclarar que de conformidad con el inciso 2º del artículo 181 del Código de Comercio, los socios pueden reunirse en junta de socios o asamblea general extraordinaria cuando sean convocados por: 1) los administradores; 2) el revisor fiscal y, 3) la entidad oficial que sobre la sociedad ejerza permanentemente control. Como se aprecia, no facultó la ley a los socios para citar a reuniones al máximo órgano social, cosa diferente es que un número de asociados equivalente al menos a la cuarta parte del capital social lo solicite a quienes están autorizados para el efecto (inciso 3º del artículo 182 ibidem). Explicado lo anterior, en relación con lo que es objeto de inquietud, le manifestamos que: 1) Mientras el artículo 2142 del Código Civil, define el mandato como aquel contrato mediante el cual una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra que se hace cargo de ellos, por cuenta y riesgo de la primera; los artículos 1262 y 1263 del Código de Comercio,

precisan que el mismo es un contrato en el que una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra, conllevando o no la representación del mandante, y comprendiendo los actos para los cuales fue conferido y aquellos necesarios para su cumplimiento. 2) Si el poder comprende uno o más negocios especialmente determinados, el poder es especial, en caso contrario, así contenga señaladas excepciones, es general. Sin embargo, en uno u otro caso, el mandato se reputa perfecto por la aceptación expresa o tácita del mandatario (art. 2150 del C.C.). 3) Respecto de los requisitos exigidos para considerarlo válido, deben distinguirse los meramente formales sobre los de fondo. Así, si bien en relación con los primeros la ley ha guardado silencio, en lo segundo ha sido especialmente recelosa, razón por la que ha dispuesto reglas de obligatoria inclusión, en donde la falta de alguna de ellas puede conducir a la evasión de responsabilidades, o en su defecto a que el encargo a que el poder se refiere no se cumpla. En consecuencia, podemos señalar como elementos del mandato los siguientes: a) El poder debe constar por escrito: ya que como lo anota el profesor Tamayo Lombana “ Es el elemento en virtud del cual el representante actúa en nombre del representado, haciendo producir en su cabeza y en su patrimonio los efectos del acto jurídico celebrado. b) La intención de representar o “contemplatio domini”: en consideración a que por ella se producen los efectos propios de la representación. c) Manifestación de voluntad del representante: o el señalamiento de que se actúa en nombre de otra persona que recibe el nombre de comitente, representado y en

general mandatario, o lo que es lo mismo, la individualización de las partes en él involucradas, lo que de consuno incluye las respectivas firmas. 4) Consecuente con lo anterior, la ley ha dispuesto que esta clase de mandato se puede constituir de algunas de las siguientes dos formas (art. 2149 C .C.), por medio de escritura pública, lo cual es permitido para todos los casos, y en algunos se torna obligatoria (Art. 65 C .P.C. en concordancia con el art. 836 del Código de Comercio), y por documento privado, en cuyo caso no requiere formalidad adicional. Precisado lo antecedente, extenso pero necesario para efectos de una mayor comprensión del tema, en orden a resolver sus cuestionamientos, basta con detenernos en el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, al otorgar a los socios de cualquier compañía el derecho de hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea, disponiendo como uno de los primeros requisitos que el poder conste por escrito1[1], con indicación del nombre del apoderado, la persona en quien este puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de las reunión o reuniones para las que se le confiere y los demás requisitos establecidos en los estatutos. Valga decir, la ley exige que el poder llene un mínimo de garantías. Asimismo, se deduce del citado artículo 18 que la representación puede encontrarse deferida a cualquier persona natural o jurídica, así se trate de personas que ostentan o no la calidad de accionistas, pues el legislador no consagró en la Ley 222 u otra disposición del Estatuto

Mercantil norma en contrario, salvo cuando ese asociado tenga el carácter de administrador o empleado de la sociedad, ya que en tal caso no pueden representar más acciones que las propias (art. 185 C de Co). Igualmente es claro que en una sola persona se pueden encontrar representadas varias voluntades, pues análogo a lo aquí dicho, tampoco existe regla en contrario, además, y como principio de interpretación jurídica, donde la ley no distingue, le es prohibido al interprete hacerlo. En este orden de ideas, resulta claro que los derechos políticos de los socios pueden ser ejercidos directamente o no, habida cuenta que su ejercicio pertenece a su fuero interno, por lo que ninguna sanción puede imponérsele al actuar por intermedio de apoderado. Igual predicamento cuando no asiste a dichas reuniones. De esta forma damos respuesta a las inquietudes planteadas, anotándole que los alcances del concepto son los consignados por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. 1[1] No puede exigirse como condición que el documento esté legalmente reconocido o conste en escritura pública, pues la ley no exige formalidad alguna distinta al escrito, por tanto puede usarse telex, marconi o fax, salvo que en los estatutos se establezca algún requisito en particular.