SS - Oficio 220-077926

Oficio 220-077926 del 28 de mayo de 2009Asunto: Junta directiva, convocatoria y funcionamiento cuando por la no aceptación o la renuncia la misma no se encuentra conformada por todos los miembros exigidos en los estatutos Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-139204, por medio del cual pone de presente que en una sociedad anónima en la que por estatutos deben existir cinco miembros principales de junta directiva con cinco suplentes personales, uno de los miembros principales no aceptó su designación y su suplente si, pero luego renunció, y con base en ello formula algunos interrogantes relacionados con la conformación y funcionamiento de dicho órgano en las condiciones señaladas. Sobre el particular, y previo a dar respuesta a sus inquietudes, resulta procedente traer a colación lo que acerca del tema materia de consulta, manifestó esta Superintendencia en el Oficio 220-041637 del 19 de febrero de 2009, a saber: “ Sobre el particular, es pertinente manifestarle que una vez presentada la renuncia de los miembros de una Junta Directiva que conforman un renglón, es función del Máximo Órgano Social de la compañía, reunido conforme las normas legales y estatutarias pertinentes, considerarla; aceptada ésta, deberá procederse a llenar la vacante respectiva (artículo 187, ordinal 4º del Código de Comercio, en concordancia con los artículos 420, ordinal 4º, y 436 de la misma codificación), dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 197 ídem, independientemente de no haberse vencido el período del cuerpo colegiado. Es así entonces que ante el acaecimiento de la circunstancia anotada, el máximo órgano social deberá ser

convocado por quienes conforme a la ley están facultados para hacerlo (Inciso segundo, artículo 181 del Código de Comercio), con el fin de proceder a recomponer a la junta directiva de acuerdo con el numero de miembros que la conforman y que debe estar pactado en los estatutos sociales, teniendo en cuenta que lo deseable es elegir el renglón completo sin perjuicio claro está, de que la Junta Directiva, convocada conforme las normas legales y estatutarias pertinentes e integrada debidamente en cuanto a quórum y mayorías, adopte decisiones plenamente válidas, sin desconocer que es un estado que no debe mantenerse por tiempo prolongado. (…) Valga anotar, que la junta directiva se encuentre conformada acorde con los estatutos y a la ley, tiene su razón de ser en la importancia que reviste dicho cuerpo colegiado en la administración del ente societario, en consideración a que éste es un órgano de garantía y de colaboración, el cual, de un lado, representa los intereses de los asociados, pues su conformación es el reflejo de las diferentes tendencias o criterios de los mismos, resultado de la mecánica prevista por ley para su designación; y del otro, colabora con el representante legal en la gestión de los negocios sociales compartiendo la responsabilidad de la administración, sin que ello implique actos de representación legal.” Teniendo en cuenta el pronunciamiento que se acaba de transcribir, se pasa a absolver su consulta en los siguientes términos: “ 1.- ¿Se considera legalmente conformada la Junta Directiva de la compañía?.” A este respecto se ha de indicar que si la junta directiva por estatutos debe conformarse por cinco miembros principales y por cinco suplentes personales, no habiendo aceptado su designación uno de los principales y

habiendo su suplente aceptado pero luego renunciado, dicho órgano ha de considerarse indebidamente conformado por no ajustarse al contrato social. “ 2.- ¿Se puede continuar convocando y realizando sesiones ordinarias de Junta Directiva, bajo dicha composición?.” De acuerdo con el concepto arriba citado, en la medida en que la junta directiva sea convocada con el lleno de los requisitos legales o estatutarios para tal fin, y que las reuniones se adelanten con observancia del quórum y mayorías exigido para tal efecto, es viable que el comentado órgano de administración pueda ser convocado y funcione en las condiciones anotadas en la consulta, sin que ello signifique que se deba mantener por tiempo prolongado el estado de conformación de la junta directiva. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.