SS - OFICIO 220-080173 DE 2008

OFICIO 220080173 DEL 23 DE JULIO DE 2008

ASUNTO: MEDIDAS ADMINISTRATIVAS. – INVESTIGACIÓN

ADMINISTRATIVA.

Me refiero a su comunicación radicada bajo el número 2008-01-107413, mediante la cual dando alcance a la radicación 2008-01-092278 del mes de mayo último, adiciona agrega las siguientes preguntas: “1) El gerente gana por venta unas comisiones y él no se la paga dentro del mismo año que le corresponde ni siquiera anexando ninguna cuenta de cobro sino por el contrario al finalizar el año fiscal lo mete en el balance como provisiones y las va acumulando esto es legal contablemente? ¿De pronto se cancela una décima parte con facturas de compras emitidas en enero, pero contabilizadas en junio esto es legal? Y esto lo permite la revisora fiscal porque dice que el gerente le da la orden 2) Después de tener el balance final con presentación de estados financieros donde la empresa tiene una utilidad por repartir de años anteriores de 400.000.000 donde se efectuaron como lo dice la ley las provisiones legales. El nos argumenta verbal mente y nada por escrito a cada socio que tiene que efectuar provisiones para comprar equipos terrenos construir la bodega (lo cual no se ha aprobado) descontando a las utilidades 300.000.000 para quedar un saldo de 100.000.000. que este sería el capital de trabajo. Y no hay para repartir. ¿Mi pregunta es estas provisiones de proyectos influyen en la repartición de utilidades? Que yo sepa esto no es así pero como el manipula las cosa por esta razón decidí consultar Puesto que uno le informa lo del articulo 155 y manifiesta lo

anterior. Lo que pasa es que esto lo cogió de costumbre”. Antes de responder las inquietudes planteadas, me permito reiterar lo dicho en el oficio 220-040291 del 16 de junio de 2008, en el que se le informa sobre la posibilidad que establece la ley a los socios o administradores de sociedades comerciales no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, para solicitar la práctica de una investigación administrativa, en los casos en que existan graves irregularidades o violaciones a la ley o a los estatutos de una sociedad, mediante la respectiva solicitud dirigida al Grupo de Mipymes de esta Superintendencia. En cuanto a las inquietudes planteadas en su comunicación, me permito manifestarle que éstas fueron resueltas por el Decreto 2649 de 1993, y en la ley comercial, de acuerdo con los siguientes parámetros:

1. Decreto 2649 de 1993, artículo 48. Causación y acumulación. Es preciso tener en cuenta que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente; por su parte, el artículo 96 ibídem, contenido en la Sección lV, por el cual se fijan las normas sobre cuentas de resultado, señala que en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.

Por lo anterior, la contabilización de las comisiones que al parecer benefician al

gerente de acuerdo con la relación jurídica que ostenta con la empresa, debe ajustarse a las reglas anteriormente enunciadas.

2. En cuando a la distribución de utilidades, sea lo primero recordar que uno de los derechos de los socios o accionistas de cualquier sociedad, es el de percibir utilidades o beneficios económicos generados del desarrollo de la empresa o actividad prevista en el objeto social –art. 98 del C. de Co.-, situación que se concreta una vez el máximo órgano social haya impartido la aprobación al balance general correspondiente. Entendiéndose que "utilidad del ejercicio", según el Diccionario de Términos Contables en Colombia, quiere significar "utilidad del período" y éste a su vez es el "resultado económico del ejercicio obtenido, al deducir los egresos totales de los ingresos totales del ente contable..." Por su parte, los artículos 445 y 446 del Código de Comercio, consagran que a más tardar, a 31 de diciembre de cada año las sociedades deberán cortar sus cuentas y producir el balance general, con el fin de ponerlo a consideración del órgano rector para su aprobación o improbación, acompañado entre otros documentos, del proyecto de distribución de utilidades repartibles –num. 2 art. 446, por lo que se colige que es al máximo órgano social, a quien compete en forma privativa, reunida en debida forma, decidir y disponer libremente sobre el reparto o no, de las utilidades.

En materia de distribución de utilidades, la legislación mercantil consagra como regla general, que hechas las apropiaciones y las reservas a que hubiere lugar, debe distribuirse entre los asociados, como mínimo el 50% de las utilidades, si tiene

que enjugar pérdidas de ejercicios anteriores (art. 155), ó el 70% de las mismas, si se presentan los presupuestos previstos en el artículo 454 de la misma obra, salvo que otra cosa decida el máximo órgano rector con el voto afirmativo de un número plural de asociados representantes del 78% de las cuotas representadas en la reunión, si estatutariamente no se ha consagrado una mayoría superior. Si la sociedad, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, opta por la distribución de utilidades, debe entonces sujetarse a las reglas establecidas en los artículos 150 y 156, en concordancia con el 451 del Código de comercio, es decir, el reparto de utilidades se hará en los siguientes términos: a) En proporción a las cuotas que cada uno de los socios posea en el capital de la compañía o a la parte pagada de las mismas, b) En dinero en efectivo o en dividendos, si se trata de una sociedad por acciones, c) Pagaderos dentro del año siguiente a la fecha en que se decreten por el órgano social competente y d) A quien tenga la calidad de asociado al tiempo de hacerse exigible el pago. Ahora bien, una práctica que es usual en las sociedades comerciales, es que los asociados decidan no distribuir las utilidades repartibles sino postergar su entrega para próximos ejercicios, caso en el cual se presentará dentro de los estados financieros como parte del patrimonio en el grupo denominado "Resultado de ejercicios anteriores", cuenta de "utilidades acumuladas", cuya permanencia depende de la voluntad de los socios quienes deben decidir su reparto en el momento en que lo consideren pertinente, pues su monto no hace parte del capital

de la compañía sino que pertenece a los socios. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.