SS - OFICIO 220-089132 DE 2014

OFICIO 220-089132 DEL 17 DE JUNIO DE 2014

ASUNTO: ALCANCES Y LÍMITES AL DERECHO DE INSPECCIÓN.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente que es representante legal de la compañía y socia con el 94.1% de las cuotas sociales de una sociedad de responsabilidad limitada junto con otros dos (2) socios, uno con el 0.9% y otro con el 5%. Informa además que tiene dificultades con el socio titular del 5%, quien ha venido adelantando ante esta Superintendencia desde el año 2007 varios procesos, a toda costa pretende que sea sancionada y pierda su condición de representante legal de la compañía, es así como ha elevado innumerables quejas, demandas y denuncias ante Cámara de Comercio, Fiscalía, Juzgados Civiles y Laborales, siempre con fallos en su contra y costas a su cargo. La estrategia que viene utilizando últimamente es el uso del derecho de inspección, buscando personalmente o a través de especialistas, elementos que le permitan su propósito. Adicionalmente el socio, como persona natural, interviene en el mercado comercializando la misma línea de productos que produce la empresa y los comercializa por parte de Conos Viales Limitada. Finalmente advierte que las relaciones con él son muy tensas y no se ha podido resolver la situación a pesar de la conciliación realizada por esta Entidad donde vendía las cuotas sociales; el negocio no se pudo formalizar pues aprovechándose de la redacción del Acta de Conciliación pretendió una fuerte suma adicional de dinero cobrando dos veces el mismo concepto. Por lo antes expuesto es necesario clarificar los alcances de la norma sobre

derecho de inspección, a través de las siguientes preguntas, debido a que no ha encontrado respuestas adecuadas ya que es clara su aplicación en la sociedades anónimas, pero no en las de responsabilidad limitada, y la dificultad que se presenta es que el socio no usa tal derecho para enterarse y comprobar cómo va la marcha de la empresa, dando una discusión documentada en el seno de la junta de socios, sino que “su interés se centra en dos propósitos específicos. El primero es el de buscar como denunciar o demandar a la compañía o a su representante legal si llegare a encontrar algo que así lo permita. El segundo propósito es el de obtener información privilegiada, tal como la identificación de proveedores, clientes y montos de transacción, la cual es utilizada en sus relaciones como promotor de ventas de nuestra competencia”. Las preguntas son las siguientes: “1. ¿Puede un socio ejercer el derecho de inspección sobre estados financieros aprobados en reunión ordinaria de junta en una compañía de responsabilidad limitada? Aclaro que el socio ha usado el derecho de inspección en periodos anteriores, pero que en la vigencia inmediatamente anterior no ejerció el derecho de inspección, antes de la realización de la junta ordinaria. Que se le enviaron todos los estados financieros y notas con más de 15 días de anticipación a la realización de la junta y que este socio asistió a la junta, en la que manifestó que se abstenía de aprobar los estados financieros pues en su concepto los gastos estaban elevados. La junta en su deliberación aprobó los estados financieros con el voto favorable del 95% de las cuotas.

2. Este socio minoritario se fundamenta en que según el artículo 369 del Código de

Comercio él está facultado a revisar todos los documentos de la empresa. ¿Qué limitación se puede establecer en el alcance de la documentación a revisar en el ejercicio del derecho de inspección? 3. ¿Puede este socio solicitar en ejercicio del derecho de inspección revisar toda la correspondencia enviada y recibida sobre los negocios sociales? 4. ¿Puede este socio a través de inspeccionar los estados financieros, pedir toda la información de soporte, hasta llegar al nivel de detalle de identificación de todos y cada uno de los compradores y las cuantías de sus compras?”. Finaliza el escrito aduciendo que la situación es muy difícil, dado también el hostigamiento al que somete al contador de la compañía y al revisor fiscal, a quienes amenaza continuamente con la Junta Central de Contadores si no actúan y le dan lo que él solicita. Al respecto, es preciso comentarle que tratándose del ejercicio del derecho de inspección, como bien lo advierte en el escrito, es un tema que se encuentra ampliamente examinado por la Entidad, pronunciamientos que aunque se hallan expresado frente a accionistas en las sociedades del tipo de las anónimas, son aplicables respecto de los asociados en cualquiera de los tipos societarios lo que incluye obviamente a las sociedades de responsabilidad limitada, en primer lugar, porque en un asunto de carácter general por tanto aplicable a todas las clases de sociedad, sumado a la remisión expresa que hizo el legislador en el artículo 372 del Código de Comercio, de las normas que regulan el funcionamiento de las anónimas a las de responsabilidad limitada, siempre que por su naturaleza sean compatibles, como podría ser el caso que frente a las anónimas tal derecho puede ser ejercido

durante la convocatoria a las reuniones de la asamblea general de accionistas (Art. 447 Cód. Cit.), al paso que en las limitadas del mismo puede hacerse en cualquier tiempo (Art. 369 Ib.). Frente al tema, a través del Oficio 220009722 de 15 de marzo de 2004, se expresó: “(…) ….. no basta la remisión a las normas especiales de las sociedades de responsabilidad limitada, pues estás a su vez remiten, en lo no previsto, a las disposiciones que regulan el funcionamiento de las sociedades anónimas (Art. 372 C. de Co.), de donde se infiere que el derecho de inspección de los accionistas, de acuerdo con el artículo 447 ibídem, incluye aquella información y documentos que al cierre de cada ejercicio social deben acompañar el balance general que será sometido a consideración del máximo órgano social para su aprobación o improbación (Artículo 446 ibídem)”. Efectuada la anterior precisión y teniendo en cuenta la existencia de pronunciamientos que responden ampliamente los interrogantes planteados, a ellos se hará referencia de la siguiente manera.

1. Mediante Oficio 220058085 de 20 de noviembre del 2002, la Entidad precisó "(....) del contexto de la normatividad que regula el derecho de inspección, se colige que los libros y documentos sujetos a examen serán los que ilustren y aclaren al asociado, o a su representante, lo relacionado con el período contable a considerar, luego se concluye también que la información a la que está obligado el administrador es la correspondiente al último ejercicio, pues los documentos propios a ejercicios anteriores suponen que fueron objeto de fiscalización individual en la oportunidad legal correspondiente".

2. La respuesta está expresada en el numeral anterior, sin embargo se reitera, como la ha advertido la Entidad en distintos pronunciamientos “(…) En las sociedades comerciales, el derecho de inspección o de fiscalización individual, pertenece a la categoría de los inderogables; se trata de un derecho esencial del asociado, pero no por ello se puede afirmar que tiene carácter absoluto frente a la compañía, pues los artículos 369, 379 numeral 4°, 422 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1995 le señalan limitaciones temporales y de contenido.

Con anterioridad a la expedición de la Ley 222 de 1995, el ejercicio del derecho de inspección fue objeto de controversia doctrinal y de interpretación legal, en cuanto a sus alcances y limitaciones, pero el artículo 48 de la citada Ley determinó sus límites respecto a la materia misma sobre la cual se ejerce dicha facultad, restringiendo el acceso de los asociados en general a los documentos que contengan información sobre secretos industriales (empresariales), así como aquellos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. De otra parte, en tratándose de sociedades de responsabilidad limitada, los socios están facultados para ejercer en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, el derecho de inspeccionar la contabilidad de la compañía, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía. Como se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los

secretos técnicos, industriales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia. Sobre este particular se ha pronunciado la entidad en los siguientes términos: “El artículo 369 nombrado, consagra el derecho comentado sin restricción alguna, por lo menos en lo que a tres aspectos se refiere: aEn cuanto el tiempo, en razón a que puede ser ejercido en cualquier época o momento, no estando circunscrito a ningún período o lapso determinado, como ocurre en el caso de las sociedades anónimas. bEn lo referente a la materia, pues el mencionado derecho recae o se pude ejercer mediante el examen de la contabilidad de la sociedad, de los libros de registro de socios y de actas y en general de todos los documentos de la compañía, y cEn relación con la forma, ya que puede ser ejercido directamente por el socio o por conducto del representante que él libremente designe”. (Oficio 22021510 publicado en Internet el 30 de mayo de 2001)

3. Sumado a lo antes expuesto, en un caso similar al expuesto se puso de presente a la Entidad que “…. cuando este socio ejerce su derecho de inspección generalmente solicita adicional a los libros de contabilidad y estados financieros del ejercicio, el libro de registro de accionistas, el libro de actas de la asamblea de accionistas, el libro de actas de la Junta Directiva, copias de contratos de diferente índole entre ellos laborales, comerciales, de arrendamiento, nóminas, comprobantes de egreso, facturas de proveedores, etc., los cuales en años anteriores le han sido entregados sin ninguna restricción. Particularmente este año

acudo a su despacho porque hemos emprendido un plan de reestructuración comercial y productiva ordenado por la Junta Directiva con el fin de establecer un plan de mercadeo estratégico para el año 2.013 y 2.014, donde en las actas de Junta Directiva han quedado plasmadas muchas de las estrategias de precios, desarrollos de nuevos productos, relaciones con proveedores, alternativas comerciales, registro de marcas comerciales, potencialización de canales de distribución, incorporación de nuevas tecnologías y gran parte de nuestro Know How que a mi criterio y el de la Junta pertenecen a la reserva de la compañía y son asuntos de carácter confidencial de nuestro negocio. Quisiéramos saber si con la situación enmarcada en este contexto cuando los socios durante los 15 días anteriores a la asamblea ordinaria de accionistas que se celebrará en el año 2.013 soliciten el libro de actas de Junta Directiva se lo debemos entregar o no y hasta dónde llega el alcance de la documentación que pueden revisar”, frente a lo cual esta Entidad manifestó: “(…) ….. el artículo 48 de la citada Ley determinó sus límites respecto a la materia misma sobre la cual se ejerce dicha facultad, restringiendo el acceso de los asociados en general a los documentos que contengan información sobre secretos industriales (empresariales), así como aquellos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. (….) Como se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales

o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia. (….)”. (Oficio 220000011 de 2 de enero de 2013).

4. Todo lo antes expuesto responde ampliamente los límites y alcances del derecho de inspección.

No obstante, lo anterior se le recuerda que frente a posibles conflictos entre socios o entre éstos y los administradores de la compañía, el Código General del Proceso en el artículo 24, Núm. 5, literal b) prevé su resolución, acción que podrá adelantarse ante esta Superintendencia en ejercicio de funciones jurisdiccionales, en el momento que lo consideren conveniente. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.