SS - OFICIO 220-093495 DE 2008

OFICIO 220-093495 DEL 24 DE SEPTIEMBRE DE 2008

REF: LOS ADMINISTRADORES TIENEN EL DEBER DE SUMINISTRAR COPIA DE LAS ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL, CUANDO QUIERA QUE QUIEN HACE LA SOLICITUD LO HAGA CON EL FIN DE IMPUGNAR LAS DECISIONES

SOCIALES O DE INICIAR EL TRÁMITE DE RECONOCIMIENTO DE

PRESUPUESTOS DE INEFICACIA.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-174027, por medio del cual formula una consulta relacionada con la entrega de las actas del máximo órgano social por parte de los administradores de la sociedad para el ejercicio de derechos de los administradores y accionistas. Sobre el particular, es preciso en primer término traer a colación los apartes pertinentes del Oficio 220-5552 del 20 de febrero de 2002 al cual hace referencia en su escrito: “Sea lo primero señalar que el artículo 191 del Código de Comercio establece como un derecho reconocido a los administradores, revisores fiscales y socios ausente o disidentes la impugnación de las decisiones cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. A su vez, corresponde al representante legal velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias así como dar un trato equitativo a todos los socios (Numeral 2 y 6 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995). Si bien en términos generales no es obligatorio para el representante legal dar copia de los documentos de la compañía. En este caso en particular, se trata de propiciar

el ejercicio de un derecho reconocido en la ley y radicado en cabeza de los socios ausente o disidentes, lo anterior, implica para el administrador una obligación consistente en velar por la defensa de los derechos de los asociados suministrando un documento con la finalidad de discutir su legalidad ante los estrados judiciales competentes. (…) En consecuencia, en opinión de este despacho siempre que se trate de discutir ante autoridad competente la autenticidad o legalidad de un acta o la ejecución de las decisiones allí consignadas, es deber del administrador prestar su colaboración para lograr la certeza y la protección de los derechos de los interesados.” De lo anterior se desprende que es la propia ley la que confiere el derecho a los administradores de impugnar las decisiones del máximo órgano social (artículo 191 C.Co), y de allí que la posición contenida en la doctrina transcrita resulte aplicable en el evento en el que un administrador no cuente con la posibilidad de obtener copia de las actas respectivas de asamblea o junta de socios, de tal suerte que el representante legal ante la solicitud de tales documentos deba suministrarlos al interesado para efectos de propiciar el ejercicio del derecho de impugnación. Y en punto de la solicitud de las actas con el fin de ser aportadas en el respectivo trámite de reconocimientos de los presupuestos de ineficacia, se ha de indicar que por tratarse de procedimientos encaminados a que la autoridad competente verifique si en efecto se configuraron los supuestos de hecho que dan lugar a la comentada sanción legal (artículo 897 C.Co), en opinión de este Despacho también se predica el deber de los administradores de suministrar las actas del máximo órgano social,

ya que de esta manera se procura que quienes son parte en las decisiones sociales, puedan hacer uso del citado mecanismo y de esta forma velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. En este orden de ideas, en concepto de este Despacho constituye un deber de los administradores suministrar a los asociados y demás administradores copia de las actas del máximo órgano social, cuando quiera que la solicitud obedezca a la intención de impugnar las decisiones de la asamblea de accionistas o junta de socios o a la iniciación del trámite de reconocimiento de los presupuestos de ineficacia (artículos 191 C.Co., 87 Par. Ley 222 de 1995 y 133 Ley 446 de 1998). En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo