SS - OFICIO 220-097750 DE 2015

OFICIO 220-097750 DEL 27 DE JULIO DE 2015

ASUNTO: Registro del nombramiento representante legal, cuyos efectos están en suspenso.

Me refiero a su comunicación radicada con el número XXX, mediante la cual, consulta lo siguiente:

1. Quien debe firmar los estados de una sociedad extranjera, si para la época el representante legal inicial se encontraba revocado y el nombramiento del nuevo representante legal estaba en efecto suspensivo? Cuál es la responsabilidad de firmar? 2. ¿La administración anterior, representante legal, contador, revisor fiscal fueron cambiados? Qué responsabilidad tiene los nuevos si el nombramiento es a partir de octubre y los estados financieros no presentan razonablemente la situación de la empresa?

Aunque es sabido, no está demás advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 del 30 de junio 2015 emite los conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no es la instancia para resolver ni pronunciarse ni definir situaciones administrativas internas de sociedades cuyos antecedente se desconocen, razón por la cual sus respuestas no tienen carácter vinculante ni comprometen su responsabilidad. Bajo esa consideración procede referirse así a sus preguntas: R/ De conformidad con lo dispuesto en los artículos 164 y 485 del Código de Comercio, las personas designadas como representantes legales de una sociedad, que se encuentren inscritas en el registro mercantil que llevaba la Cámara de Comercio,

conservaran tal carácter hasta tanto no se cancele dicha inscripción. Ahora bien, si el nombramiento de un nuevo representante legal, como consecuencia de la interposición de un recurso de ley, se encuentra suspendido, es claro a la luz de las disposiciones legales vigentes, que para todos los efectos continúa actuando el administrador que venía ejerciendo el cargo, hasta tanto se decida el recurso respectivo. De otra parte, los administradores, en este caso el representante legal, deben dar cumplimiento a los deberes señalados en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, uno de los cuales, es proceder a la firma de los estados financieros de la sociedad una vez han sido aprobados por el máximo órgano social. El no suscribirlos sin plena causa justificada, los hará responsables en los términos del artículo 24 de la mencionada ley. En cuanto a los revisores fiscales de las sociedades domiciliadas en el exterior, el artículo 489 ibídem, establece que se sujetarán en lo pertinente a las disposiciones del Código de Comercio sobre los revisores de sociedades domiciliadas en el país. En consecuencia, la revisoría fiscal debe estarse a las reglas contempladas en el artículo 207 ibídem, dentro de las cuales el numeral 7º, exige autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente. Al propio tiempo, el artículo 208 ibídem, indica que debe expresar si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros; y si en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el

período revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período. Luego, si bien la ley no precisa exactamente que sea función del revisor fiscal rendir informe sobre la situación financiera de la compañía, las disposiciones legales sí establecen el deber de velar por que los estados financieros reflejen fielmente su situación financiera. En los anteriores términos su solicitud se ha atendido, no sin antes reiterar que el presente oficio tiene los efectos descritos al inicio.