SS - Oficio 220-098562

Oficio 220-098562 Del 10 de Julio de 2009

ASUNTO: JUNTA DE SOCIOS –No convocatoria del máximo órgano social.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2009-01-174390, por medio de la cual formula varios interrogantes relacionados con la junta de socios, los cuales tienen como antecedente el hecho de haberse realizado la reunión respectiva, la cual ha sido aplazada en dos oportunidades.. Sobre el particular, me permito manifestarle que toda vez que las inquietudes planteadas guardan relación, las mismas serán resueltas en un solo bloque. Conforme lo dispuesto en la ley mercantil, los socios de la compañía son los llamados a establecer la forma y época de convocar al máximo órgano social a sesiones ordinarias o extraordinarias (artículos 110 numeral 7 y 181 inciso 1º del C de Co.), en aras de realizar no sólo las actividades necesarias para el logro de la finalidad que los llevó a asociarse, sino igualmente para conocer la situación del ente económico. Corolario con lo expresado, tenemos lo consagrado en el parágrafo del articulo 187 ibidem, al enunciar que las funciones dispuestas en la ley o en los estatutos, en esta caso para la junta de socios, pueden cumplirse en una u otra reunión. De otra parte, conforme a los artículos 182 y 186 idem, independiente del carácter que reviste la reunión, ésta debe realizarse en el lugar del domicilio social con sujeción a lo prescrito en la ley o en los estatutos en cuanto a convocación y quórum, so pena que las decisiones tomadas resulten ineficaces, salvo cuando se trate de sesiones que la doctrina ha denominado universales, pues en tal evento, el máximo órgano

social puede reunirse válidamente en cualquier día y lugar sin previa convocatoria, siempre que esté representada la totalidad de los asociados, es decir, el 100% del capital social. A su turno, el artículo 422, especial de las sociedades anónimas, aplicable por remisión del art. 372 idem, a las sociedades de responsabilidad limitada, consagra que las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Ahora bien, de no convocarse al máximo órgano social dentro de los términos establecidos, el citado artículo 422, en su inciso 2, establece que “ la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad” . Respecto a las sanciones para la sociedad por no reunirse el máximo órgano social, debemos anotar que lo verdaderamente importante son los inconvenientes que pueden resultar, al no ser posible que la junta de socios examine la situación de la compañía, designe a los administradores y demás funcionarios de su elección, determine las directrices económicas de la compañía, considere las cuentas y balances del último ejercicio, resuelva sobre la distribución de utilidades y acuerde todas las medidas tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. En relación con la cesión de las cuotas de un socio que conllevaría su salida de la compañía, independientemente de los motivos que se tengan para ello, es claro que la misma conlleva una reforma estatutaria, lo cual implica que debe reunirse el máximo órgano social y considerar la misma, ajustada a

la ley y los estatutos (Artículo 360 y 362 del Código de Comercio). Respecto a las utilidades, debe tenerse en cuenta que estas deben ser aprobados por la junta de socios, justificadas por balances fidedignos y después de hechas la reserva legal, estatutaria y ocasionales, así como las apropiaciones para el pago de impuestos (artículo 451 de la legislación Mercantil). Una vez decretadas las mismas deben pagarse a los asociados dentro del año siguiente a la fecha en que fueron decretadas y se compensarán con las sumas exigibles que los socios deban a la sociedad, anotando que las sumas debidas a los asociados forman parte del pasivo externo de la sociedad y pueden exigirse judicialmente. Tenemos entonces que tal como se señaló desde el principio, la reunión de la junta de socios tiene importancia suma en la medida que les permite a los asociados tomar las decisiones que mejor correspondan en beneficio de la compañía, por lo cual ante la no convocatoria del máximo órgano social y partiendo de la base de que la sociedad objeto de su consulta no se encuentra sometida a vigilancia de esta entidad, es preciso anotarle que uno o mas asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la convocatoria del máximo órgano social cuando quiera que este no se haya “ reunido en las oportunidades previstas en los estatutos o en la ley.” . Finalmente, es preciso anotarle que la Superintendencia de Sociedades, puede imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos saliros mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a

quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos (Artículo 86, numeral 3 de la ley 222 de 1995). Es estos términos se da respuesta a su consulta, no sin antes advertirle que los alcances de los mismos son los consagrados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.