SS - OFICIO 220-100879 DE 2012

OFICIO 220-100879 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2012

ASUNTO: MIEMBRO DE JUNTA DIRECTIVA NO PUEDE SOLICITAR

INFORMACIÓN – ESTADOS FINANCIEROS.

Me refiero a su escrito radicado con el número 2012-01-288154, mediante el cual formula a esta Entidad una consulta sobre si un miembro de Junta Directiva puede solicitar copia de los estados financieros actuales de una sociedad? que ley y artículo lo establece para realizar la solicitud? Valga precisar que sobre este tema ya se ha pronunciado en varias oportunidades el Despacho, entre ellas, mediante Oficio número 220-3036 del 21 de enero de 2000, cuya parte pertinente me permito reproducirle a continuación: “(…) Ahora bien, en lo que hace al llamado al derecho de información predicable de los órganos de administración de una sociedad para el cumplimiento del mandato que les fuera encomendado legal y estatutariamente, éste se justifica en la necesidad de contar con suficiente ilustración que le permita enterarse real y satisfactoriamente de la situación de la sociedad y así poder adoptar las decisiones que estime pertinentes. Como quiera que en la realidad societaria, la presencia de personas naturales en los órganos de administración es meramente accidental pues las que hoy están mañana quizá no, lo verdaderamente relevante es la permanencia de los órganos de dirección y la posibilidad de su proveimiento en cualquier momento. De allí la importancia de que los órganos de administración sean considerados objetivamente, esto es, independientemente de las personas que los conforman, y que éstos puedan ser removidos en cualquier tiempo, en sesiones ordinarias o

extraordinarias. Si bien es cierto que la legislación mercantil no regula el referido derecho de información, en el sentido de establecer hasta dónde llega la facultad de los administradores, especialmente la de los miembros de juntas directivas (independientemente de que a su vez, se detente la calidad de socio o accionista) y que, en principio, éstos estarían facultados para exigir y obtener todo tipo de información que su actividad demande, incluso aquella que por su naturaleza se encuentra reservada, no es menos cierto que de acuerdo con lo arriba expuesto y conforme a lo establecido en los artículos 434 a 438 del Código de Comercio, en concordancia con el 198 y 199 ídem, el precepto contenido en el artículo 22 de 1995, que les reconoce la calidad de administradores, no puede extenderse como extensión de facultades propias del órgano a cada uno de sus miembros individualmente considerados, echando de menos y de paso haciendo nugatoria la colegialidad y colectividad características de dicho órgano de administración, lo que impone la necesidad de que sea considerado objetivamente. (…) En este orden de ideas, para los efectos del ejercicio de las funciones que legal y estatutariamente le corresponde a la junta directiva, sus miembros habrán de ceñirse a lo dispuesto en los estatutos sociales así como a los deberes, obligaciones y régimen de responsabilidad de que tratan los artículos 23 y 24 del Código de Comercio, lo que no implica que so pretexto del derecho de información, y amparados en la calidad de administradores que les otorga la ley, estén facultados de manera individual para requerir a su arbitrio y sin limitación alguna, los

documentos que su parecer indique, porque ello supondría, a más de una extralimitación de funciones, el desconocimiento de la ley de las mayorías y a la norma general de adopción de las decisiones de los órganos de composición colectiva, característica fundamental de la legislación societaria colombiana.” Ahora bien, si se trata de los estados financieros de fin de ejercicio, los cuales deben ser depositados en la Cámara de Comercio, podrá solicitar la entrega de los mismos en esta entidad; y en el evento en que tal obligación no fuere cumplida, deberá realizar la respectiva observación a la sociedad para que cumpla con el deber. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.