SS - OFICIO 220-103578 DE 2008

OFICIO 220-103578 DEL 29 DE SEPTIEMBRE DE 2008

REF: SUPLENTES DEL REPRESENTANTE LEGAL EN SUS FALTAS

TEMPORALES Y ABSOLUTAS.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-180205, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: “Cuando en los estatutos sociales se establece que EL (LOS) SUPLENTE(S) DEL REPRESENTANTE LEGAL lo reemplazará (n) en sus faltas absolutas, temporales o accidentales, ¿será necesario probar este hecho cuando actúe el suplente al otorgar cualquier tipo de documento, en especial una escritura pública? En caso afirmativo, ¿cuál es el fundamento legal y qué pruebas se tendrán como válidas? Me permito informarle que la Superintendencia se ha pronunciado varias veces sobre el particular, por lo que lo invito a consultar la página web de esta superintendencia (www.supersociedades.gov.co) en orden a ilustrarse sobre los temas societarios, o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la Entidad. No obstante el Despacho se permite transcribirle la parte pertinente de uno de sus pronunciamientos, entre ellos, el emitido con oficio número 220-065571 del 16 de diciembre de 2004 , mediante la cual consulta qué circunstancia debe probar el 1 representante legal suplente de una sociedad comercial, para actuar ante una entidad pública y si es necesario que acredite la ausencia temporal o definitiva del principal, y cuando están inscritos varios suplentes, en qué orden pueden actuar o si cualquiera de ellos lo puede hacer en representación del ente societario, a saber:

“(…) Sea lo primero observar que la ley no distingue ninguna circunstancia particular para actuar como gerente ante una entidad pública o privada, en ambos casos, quien actúa en tal condición, debe presentar el certificado de existencia y representación legal de la sociedad (artículo 117 del Código de Comercio). De otra parte, en lo que concierne a la segunda inquietud, este Despacho se pronunció mediante el oficio DAL 15738 del 29 de julio de 1986, publicado en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos de esta Superintendencia, 1995, página 383, en el siguiente sentido: "Ahora bien, la ley no ha impuesto obligación alguna a los suplentes de entrar a demostrar a los terceros antes de actuar en un momento determinado, la pertinencia o legalidad de su futuro acto, con fundamento en la falta accidental o definitiva del principal, pues se parte del principio de la buena fe que puede traducirse nítidamente así: la suplencia, como su nombre lo indica, se ejerce para suplir o reemplazar al titular o principal en el cargo, pero no, claro está, para suplantarlo. Lo últimamente expuesto, desde luego, alude a la no necesidad de acreditar ante terceros por parte del suplente la falta del principal. Cuestión absolutamente distinta, que conviene anotar, es que surjan conflictos entre el principal y el suplente, con motivo de una actuación indebida de éste, en términos tales que el principal entable demanda ante la autoridad competente por el mencionado hecho inadmisible, pues entonces si entrará a operar el aspecto probatorio. Bien puede indicarse que en el terreno de las pruebas judiciales, el onus probandi o

carga de la prueba incumbe a quien demanda y que el demandado, al explicar su conducta, ha de probar ante el juez las afirmaciones que constituyen su defensa". En cuanto al tema relacionado con el orden en el que deben actuar los suplentes, no existe norma legal que lo indique, pero es preciso observar que en general, en la práctica ocurre que actúan de acuerdo con el orden en el que fueron designados y registrados en la Cámara de Comercio, de manera que quien figure como primer suplente, será quien tenga la vocación para reemplazar primeramente al representante legal principal y así sucesivamente. (…)” En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. 1 Ref.: Actuación del suplente del representante legal