SS - Oficio 220-104319

Oficio 220-104319 octubre 1º de 2008

ASUNTO: Sociedades de familia y otros temas.

Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2008-01-180656, mediante el cual, luego de exponer algunos supuestos de hecho que se presentan al interior de la sociedad que usted administra, presenta una serie de inquietudes relacionadas, entre otros asuntos, con el concepto de sociedades de familia, las cuales paso a resolver en el mismo orden en que estas han sido formuladas: “ Que se entiende por sociedades de familia y si es aplicable al presente caso, en el entendido que el sesenta y nueve por ciento (69%) de las acciones se encuentra en cabeza de personas que conforman una familia, esto es, padres e hijos.” R/. Sobre el particular, valga traer a colación apartes del Oficio 220-038746 del 9 de junio de 2008, expedido por esta oficina, el cual alude a las sociedades de familia: “ En relación con el concepto de sociedades de familia, la Superintendencia de Sociedades, por vía de la analogía y con base en una desaparecida disposición tributaria, el artículo 6º del Decreto reglamentario 187 de 1975, acogió los requisitos previstos en la norma con el fin de lograr una definición de sociedades de familia, con fundamento en dos presupuestos a saber: “ a. La existencia de control económico, financiero o administrativo; b. Que dicho control sea ejercido por personas ligadas entre sí por matrimonio o por parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o único civil." Así las cosas y ante la ausencia de norma expresa o de fuente alterna que permita establecer características específicas de la sociedad de familia, es indispensable recurrir a la preceptiva del artículo 102 anteriormente

citado, para establecer que es aquella que está integrada por el padre, la madre y los hijos, siempre y cuando dicha participación sea constitutiva de una mayoría decisoria que se refleje, parafraseando el desaparecido artículo 6º del citado Decreto 187, en la existencia de un control económico, financiero o administrativo del ente económico” .1 (Subrayado fuera de texto).” “ Es aplicable la prohibición de que trata el artículo 435 del Código de Comercio, que establece que “ No podrá haber en las juntas directivas una mayoría….formada con personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil” a los miembros de una Junta Directiva conformada que en su totalidad por personas ligadas entre sí por el parentesco, esto es, entre padres e hijos, en el entendido que estos hacen parte del núcleo familiar que posee el sesenta y nueve por ciento (69%) del capital accionario de la compañía?” R/. La disposición que se viene estudiando, (Artículo 435 C Co.) señala que “ No podrá haber en las juntas directivas una mayoría cualquiera formada por personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad, o primero civil, excepto en las sociedades reconocidas como de familia” , de lo cual se colige que, en el caso de su consulta, al ser una sociedad de familia, puede contar con una junta directiva integrada por una mayoría conformada por personas ligadas con los vínculos de consanguinidad anotados. Es decir, que si la sociedad está conformada por un porcentaje mayoritario por personas de una misma familia, la conformación de la junta directiva debe reflejar la representación de las mayorías de la sociedad y en tal

virtud, puede estar conformada por personas con las calidades aludidas, conforme lo expuesto en el párrafo anterior. “ Es válida la representación legal que realice el revisor Fiscal Suplente de una accionista (persona natural) en la Asamblea Ordinaria de Accionistas, en el entendido que el Revisor Fiscal nunca ha reemplazado al Revisor Fiscal principal en sus faltas temporales y/o absolutas, como tampoco ha desempeñado ningún cargo al interior de la compañía?” R/. Al respecto es preciso observar lo dispuesto en el artículo 185 del Código de Comercio sobre el particular: “ Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieren….” (Subrayado fuera de texto) De la norma transcrita se colige que la única prohibición para representar acciones, cuotas o partes de interés de una sociedad recae en los administradores sociales (miembros de junta directiva, representante legal, etc. artículo 22 de la Ley 222 de 1995) y en los empleados de la misma. Así, sólo podrá determinarse si la representación de la participación social a que alude en su consulta ha sido legítima a partir del hecho de si el revisor fiscal suplente se desempeñaba como empleado de la compañía al momento de representar al socio en cuestión. Si se nombra una comisión para la firma del acta de una Asamblea Ordinaria de Accionistas y una de las personas nombradas para ello se abstiene de hacerlo: (i) ¡Pueden signar la misma el presidente y el secretario

y la persona restante que conforma la comisión para la firma del acta? (ii) Es válida la aprobación del acta de la Asamblea Ordinaria de Accionistas por el presidente y el secretario sin la firma de la persona que se designó para la firma de la misma, en el entendido que esta nunca cumplió con dicha obligación? (iii) En caso de que no se pueda dar la aprobación del acta por la falta de la firma de una de las personas que se designó para ello, se debe convocar a una nueva reunión de carácter extraordinario para que se encargue de revisar, dar lectura y aprobación y signar el acta contentiva de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas? R/. Sobre el particular, me permito transcribir un párrafo del Oficio 220-33880, 21 de julio de 2004 expedido por esta oficina con el cual se da respuesta a los tres interrogantes planteados en este punto: “ …En cuanto a la elaboración y aprobación de las actas, el artículo 189 del Estatuto Mercantil señala que son dos los requisitos no excluyentes que se necesitan para que el acta tenga la calidad de idónea y pueda servir de prueba: 1) la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la misma, y 2) su aprobación por el máximo órgano social o la comisión designada para el efecto. En éste último evento, de faltar una firma, se entiende que aquella no se encuentra aceptada, razón por la que aplicando la máxima legal según la cual las cosas se deshacen como se hacen, es la asamblea quien en reunión retome la facultad encomendada y proceda entonces a actuar de conformidad…” De lo expuesto se infiere que el acta sólo se tendrá aprobada si es signada por la totalidad de quienes fueron

encargados de tal labor, de tal suerte que ante la imposibilidad de lograr la firma de uno de los comisionados, la aprobación corresponderá efectuarla al máximo órgano social. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.