SS - OFICIO 220-111157 DE 2008

OFICIO 220-111157 DEL 12 DE NOVIEMBRE DE 2008

REF.: CONDONACIÓN DE DEUDAS.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-214626, mediante el cual solicita respuesta sobre la situación que expone en los siguientes términos: “Haciendo alusión al derecho de la referencia consagrado en el Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, respetuosamente solicito se me absuelva una consulta generada de si es de observar, que en desarrollo de mi actividad encomendada se establece una condonación de una cuenta por cobrar a socios en un periodo anterior a cuatro años; la cual tuvo origen en la acción paternal de su accionista fundador de proveer a su esposa e hijos(socios de la misma), los recursos necesarios para suplir o pagar sus gastos personales. En consecuencia, en el desarrollo de mi actividad, determino que la citada cuenta se estructuro por un heredero accionista que suplió al titular en razón de ausencia absoluta, para lo cual mediante el alcance de verificación sobre el tema, el área contable y los demás accionistas, dieron claridad al registro de las sumas correspondiente, observando que el origen de esta en la orden del representante legal que en su momento de vislumbrar su remoción, decidió retomar las sumas proveídas por su antecesor y por él a los demás accionistas, generando una cuenta por cobrar a accionistas. Por lo anterior, en función de quién reemplazo al mentado heredero, adelanto las gestiones de recaudo, las cuales según la documentación evaluada, arrojó un resultado negativo y así mismo en Asamblea del máximo órgano social, se

determina condonar dicha obligación contable, basados en los resultados favorables de la sociedad, el cumplimiento de las obligaciones fiscales, parafiscales, el cumplimiento en el pago de proveedores y la no lesión de la prenda general de los acreedores. De otra parte, tratándose de un hecho cumplido y que los únicos sobre los cuales hay una afectación es sobre los propios intereses de los mismos accionistas, consulto si es procedente que en desarrollo de mi auditoria se genere una glosa al respecto, determinando que la empresa muestra una estructura económica y financiera satisfactoria, durante el período de la condonación y siguientes.” Sobre el particular, es preciso advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del C.C.A. profiere los conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, ni menos sobre la legalidad o ilegalidad de las decisiones de los órganos sociales o los actos realizados al interior de sociedades cuyos antecedentes le son ajenos. Ello como es obvio supone entre otros, contar con los elementos de juicio suficientes para examinar en cada caso las especiales circunstancias de la sociedad y las condiciones en que hayan sido adoptadas las determinaciones o celebrado los actos en particular, pues en ningún caso las actuaciones de la administración pueden obedecer a la mera confrontación de hechos descritos por terceros, con las disposiciones legales que sean aplicables, lo que resulta igualmente predicable en tratándose de cualquier otra conducta presuntamente

irregular de parte de la sociedad, los administradores, los socios o cualquiera otro órgano. Efectuada la anterior precisión y en el entendido que la consulta tiene como finalidad establecer si es posible avalar la labor de auditoria en cuanto a la decisión de la asamblea de condonar una deuda a unos accionistas, frente a la dificultad para recuperar esos dineros, prestados en un periodo anterior a cuatro años, se observa lo siguiente: En primer término el asunto hace alusión a la personalidad jurídica de una sociedad comercial, su capacidad jurídica y a los instrumentos o vías de carácter contable establecidos, para atender contingencias por pérdidas, por lo cual se impone precisar que la sociedad forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados, toda vez que otorgada la escritura pública de constitución, independientemente de las personas que concurran a dicho acto a integrarla, adquiere vida propia y debe actuar de manera independiente conforme al tipo societario escogido, a sus estatutos y a la ley. A su vez, conviene señalar que la capacidad de la persona jurídica, se encuentra plasmada en el artículo 99 del Código de Comercio al consagrar que la misma "….se circunscribirá al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto. Se entenderán incluidos en el objeto social los actos directamente relacionados con el mismo y los que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones legales y convencionalmente derivados de la existencia y actividad de la sociedad". En este orden de ideas, se puede afirmar categóricamente que la persona jurídica, independientemente del tipo societario adoptado, debe actuar conforme a las

actividades estipuladas en el objeto social principal, y en el desarrollo del mismo, las operaciones efectuadas deben guardar necesariamente una relación de medio a fin con el objeto social principal de la misma. De lo expresado se concluye que solo en la medida en que se hubiere pactado como una actividad social, o en desarrollo del objeto social y demostrado la relación de medio a fin con el objeto principal; o que exista una cláusula del contrato que estipule la creación de un fondo social destinado a efectuar préstamos a los socios, el que podría crearse a partir de las utilidades de fin de ejercicio, los actos que excedan este marco legal o contractual, extralimitan el objeto social y podrían comprometer la responsabilidad de los administradores (artículo 24 de la Ley 222 de 1995). Adicionalmente, es preciso tener en cuenta que el tema objeto de análisis también conlleva un tratamiento de orden contable, el que debe revisarse a la luz del Decreto 2649 de 29 de diciembre de 1993, “Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, en cuyos artículos 52 y 81, establece lo siguiente: “ARTICULO 52. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, reexpresado si fuere el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte

de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Son contingencias probables aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir. Son contingencias remotas aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros. La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.” “ARTICULO 81. CONTINGENCIAS DE PÉRDIDAS. Con sujeción a la norma básica de la prudencia, se deben reconocer las contingencias de pérdidas en la fecha en la cual se conozca información conforme a la cual su ocurrencia sea probable y puedan estimarse razonablemente. Tratándose de procesos judiciales o administrativos deben reconocerse las contingencias probables en la fecha de notificación del primer acto del proceso.” En consecuencia, se sugiere revisar la situación planteada, conforme a las directrices impartidas, pues la Entidad dentro de su función de absolver consultas, no puede avalar las labores de auditoría que se realizan al interior de las sociedades comerciales. El anterior concepto se emite dentro del término y con los alcances previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.