SS - Oficio 220-115021

Oficio 220-115021 Del 15 de Septiembre de 2009

ASUNTO: Inscripción de libros de Comercio.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2009-01-231970, mediante la cual formula las siguientes consultas: Que sucede si una sociedad de responsabilidad limitada, con varios años de funcionamiento, no inscribió el libro de socios en la cámara de comercio. Si omitió esta obligación al momento de inscribir los demás libros obligatorios, puede inscribirlos con posterioridad en cualquier momento? Que sanciones hay por esta omisión? Sobre el particular es del caso precisar, que la obligatoriedad de inscribir en la cámara de comercio los libros de contabilidad, está consagrada en el artículo 28, numeral 7 del Código de Comercio. Sobre el registro de los libros, por su parte el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, señala que cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba, deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. De los referidos presupuestos legales se desprenden las siguientes dos conclusiones: 1) que los libros de contabilidad necesariamente deben estar inscritos en la respectiva cámara de comercio, previo a su diligenciamiento y 2) que los libros del comerciante sirven como prueba, en la medida en que se hubieren registrado con anterioridad a su diligenciamiento. En este orden de ideas, las anotaciones del libro de registro de socios, anteriores al registro, carecerían del valor probatorio que la ley imprime a los libros debidamente registrados; pero no se puede perder de vista que frente a terceros la condición de socio tratándose de sociedades de responsabilidad limitada, se

prueba con el respectivo certificado de la Cámara de Comercio, puesto que tanto la escritura de constitución o de las reformas por las cuales se modifique la composición del capital social son actos sujetos a registro, tal como lo establecen los artículos 354, 362 en concordancia con los artículos 158 y 111, todos del Código de Comercio. En cuanto a la posibilidad de inscribir los libros de comercio en cualquier momento, tema planteado en el segundo interrogante, considero del caso observar que a la luz del artículo 27 del Código Mercantil, el registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio y la Superintendencia de Industria y Comercio determinará cuáles son los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de esa institución, así mismo las entidades mencionadas definen las consecuencias de inscribir en forma extemporánea los libros. No obstante lo expresado y comoquiera que su inquietud se concreta en el tercer interrogante, busca establecer qué sanciones podrían imponerse por esta omisión, me permito informarle que dentro de las funciones que la ley confiere a esta Superintendencia está la de velar porque las sociedades se ajusten a la ley y cumplan sus propios estatutos, funciones dentro de las cuales está facultada de acuerdo con el artículo 86 numeral 3° a imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera que sea el caso a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos, en

tal virtud, esta omisión podría ser objeto de la imposición de una sanción a los responsables, desde luego previa evaluación de los descargos pertinentes por parte de los administradores. Finalmente, en torno al procedimiento para insertar en los libros de comercio, registros anteriores, habrá de hacerse uso del sistema utilizado para la reconstrucción de los libros, para lo cual debe incorporar en el libro de socios el detalle pormenorizado de los movimientos ocurridos tomando como base las escrituras públicas registradas.