SS - Oficio 220-115553

220-115553

REF: Inciso segundo del artículo 189 del Código de Comercio Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 404.166-0, por medio de la cual alude al inciso segundo del artículo 189 del Código de Comercio según el cual "…La copia de éstas (actas), autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia…" y al respecto consulta sí debe entender que la referida norma, al no haber expresado concretamente que se trataba de un Representante Legal, posibilita que otro funcionario con funciones de control y vigilancia de los libros pueda certificar un acta inscrita en los mismos; para el caso, a título de ejemplo se cita al Jefe del departamento jurídico de la Compañía, etc., o si por el contrario, ha de interpretarse que se trata de alguno de los representantes legales de la sociedad.

Sobre el particular, tenemos que en rigor no existe dentro de la legislación mercantil, incluyendo el artículo 189 del Código de Comercio, disposición alguna que consagre expresamente que amén del secretario, sea el representante legal de la sociedad, quien autorice copias de las actas de reuniones de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas. No obstante lo anterior, es claro que la persona que con su firma autorice las copias de las actas, debe necesariamente estar investida de la facultad para ese fin, la cual tiene que haber sido otorgada por la administración de la compañía o por el máximo órgano social de la misma, máxime que "las copias de las actas autorizadas son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la

copia o de las actas…". , lo que implica que la autorización de tales documentos es un acto que compromete a la sociedad, y como tal le está reservado a quienes estén investidos de autoridad para obrar en representación de la misma. En este orden, esta entidad es de la opinión que la copia de las actas para que sean prueba suficientes de los hechos que consten en ellas, deben necesariamente ser autorizadas por el secretario de la sociedad o por el representante, que bien puede ser el legal o en su defecto la persona que ha sido autorizada expresamente de facultad para ello. Igual aplicación cabe para los extractos de las copias de las actas inscritas. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo