SS - OFICIO 220-124670 DE 2008

OFICIO 220-124670 DEL 04 DE DICIEMBRE DE 2008

REF.: APROBACIÓN DE ACTA DE REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-225659, mediante el cual formula la siguiente consulta: “¿Es legalmente viable el nombramiento de una Comisión para Aprobación, conformada por dos Directores de los cinco presentes en una reunión de Junta Directiva, para que esta apruebe el acta de dicha reunión?” Sobre el particular, es preciso anotar que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del C.C.A. profiere los conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, ni menos sobre la legalidad o ilegalidad de las decisiones de los órganos sociales o los actos realizados al interior de sociedades cuyos antecedentes le son ajenos. Efectuada la anterior precisión se destaca que en relación con las actas que se levantan con ocasión de una reunión de junta directiva, es preciso tener en cuenta que si bien es cierto la legislación mercantil no contempla nada relacionado con su elaboración y requisitos, también lo es que su elaboración es obligatoria y que éstas deben ser el fiel reflejo de lo acontecido en el transcurso de la sesión respectiva. Lo anterior, teniendo en cuenta que de acuerdo con el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, que consagra lo siguiente: "Deberán inscribirse en el registro mercantil…7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas,

los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles. De igual manera, es preciso observar que las normas que en el Código de Comercio regulan lo relacionado con los órganos sociales, nada disponen en torno al tema de la eficacia probatoria de las actas contentivas de las decisiones de junta directiva, como en efecto sí ocurre respecto de las actas de asamblea o de junta de socios, cuyo texto debe ser aprobado por el mismo órgano o por la comisión designada para el efecto y suscrita por el Presidente y el Secretario o en su defecto por el revisor fiscal (artículo 189 y 431 del Código de Comercio). En consecuencia, a juicio de este despacho, en el caso planteado, la inquietud debe resolverse atendiendo el principio de interpretación analógica de las leyes, por lo cual, a juicio de esta Oficina, la sociedad podrá adoptar cualquiera de los sistemas señalados y en este sentido, nada obsta para que se resuelva en cada reunión de junta directiva, el procedimiento a seguir: bien a través de la designación de una comisión para el efecto, o a través de la lectura y aprobación del texto del acta en la misma reunión En los anteriores términos ha sido atendida su consulta, no sin antes advertirle que el presente pronunciamiento tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.