SS - OFICIO 220-129728 DE 7 DE NOVIEMBRE DE 2009

OFICIO 220-129728 DE 7 DE NOVIEMBRE DE 2009

REF.: LAS ACTAS RESULTANTES DE REUNIONES ORDINARIAS Y

EXTRAORDINARIAS DEBEN CORRESPONDER A UN MISMO

SERIAL CONSECUTIVO.

Me refiero a su escrito remitido inicialmente vía e-mail a la DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES -DIAN, entidad que lo remitió a esta entidad, donde fue radicado con el número 2009-01-263360, mediante el cual consulta, si las actas ordinarias deben llevar un consecutivo y las extraordinarias otro y de ser así, si es necesario llevar dos archivos independientes. Sobre el particular, se tiene que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para recoger en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada, de una parte, en el artículo 189 del Código de Comercio, y de la otra, en el artículo 431 ídem, normas que conjuntamente expresan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir. Las citadas normas expresan lo siguiente: Artículo 189 del Código de Comercio: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no

se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” Artículo 431 ibídem: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas representadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.” (Subrayado y destacado fuera de texto) Conforme lo contemplado en las normas anteriores, es claro que en ninguna de ellas se exige una numeración independiente para actas resultantes de reuniones ordinarias o extraordinarias, sino que, como se aprecia al inicio del segundo inciso del artículo 431 citado, resulta suficiente encabezarlas con un número consecutivo, razón por la cual, en criterio de esta oficina, las actas deben asentarse en un solo libro, y numerarlas de manera consecutiva, sin distinguir si provienen de una sesión ordinaria o extraordinaria del máximo órgano social. En los os anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.