SS - Oficio 220-131112

Oficio 220-131112 Diciembre 16 de 2008

Asunto: Libros De ContabilidadObligación de Registro Me refiero a su escrito remitido a esta Entidad por la Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales, radicado con el número 2008-01-233077, con el fin de que este Despacho, brinde respuesta al numeral 5 del mismo, a través del cual consulta: “ En que momento nace la obligación para una sociedad indiferentemente del tipo que sea, la obligación de registrar libros ante la entidad competente” .

Al respecto es necesario precisar: Ordena el artículo 110 ibidem: “ La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: (……….) 5 “ El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año;”

2. A su turno el artículo 112 establece que “ Mientras la escritura social no sea registrada en la cámara correspondiente al domicilio principal de la sociedad, será inoponible el contrato a terceros, aunque se haya consumado la entrega de los aportes de los socios.”

3. De otra parte el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, señala que se deberán registrar en el registro mercantil: "Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles"

4. El artículo 48 consagra: “ Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,

inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia …” .

5. Señala el artículo 50 ídem: "La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno” (

Resaltado Fuera de Texto ). De la normatividad transcrita podemos concluir. Una vez otorgada la escritura pública de constitución de una sociedad, surge a la vida jurídica, como persona jurídica comerciante, (excepto las sociedades por acciones simplificadas, que surgen a la vida jurídica con el registro ante la Cámara de Comercio, articulo 2 Ley 1258 del 5 de diciembre de 2008) Por lo cual es obligación de sus órganos de administración y fiscalización si hubiere este último, disponer inmediatamente lo necesario con el fin de cumplir con la obligación de llevar contabilidad en libros registrados, es decir que inmediatamente se otorga el instrumento público contentivo de la constitución de la sociedad nace la obligación de registrar los libros señalados en el numeral 7 del artículo 28 del Estatuto Mercantil y diligenciar la contabilización respectiva, que como mínimo debe ser el registro inicial del capital aportado por los socios o accionistas. En los anteriores términos hemos dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo