SS - OFICIO 220-131126 DE 17 DE NOVIEMBRE DE 2009

OFICIO 220-131126 DE 17 DE NOVIEMBRE DE 2009

ASUNTO: ALCANCES DEL ARTÍCULO 185 DEL CÓDIGO DE COMERCIO.

Me refiero a su consulta recibida a través de la página WEB de la Entidad y radicada con el número 2009-01-273935, en la que pregunta ¿cómo se aprueban las cuentas de una sociedad en la que “todos los accionistas y/o socios presentes son a su vez directivos de la sociedad, teniendo en cuenta la prohibición contenida en el artículo 185 del Código de Comercio?. Al respecto me permito manifestarle que esta Entidad ha analizado ampliamente el tema consultado, cuyos conceptos puede consultar directamente en la página WEB: www.supersociedades.gov.co, a través del enlace “Normatividad” – Conceptos jurídicos. Particularmente los oficios 220-43454 de agosto 12 de 1997 (Contenido en Doctrinas y Conceptos Jurídicos - Superintendencia de Sociedades, 1997, páginas 60 y 61) y 22035460 de agosto 24 de 2001, tratan sobre los efectos de la norma en mención frente a los administradores a la hora de aprobar las cuentas de la compañía. Dado que su consulta se refiere a “directivos” de la sociedad, habría que empezar por esclarecer quiénes son los sujetos que se entienden legalmente inhabilitados para participar en la votación de los estados financieros y cuáles las razones que sustentan el espíritu del legislador plasmado en la norma, en las que se apoya la doctrina que esta Entidad de tiempo atrás ha sostenido.

“En efecto, de conformidad con el inciso segundo, artículo 185 del Código citado, los administradores, calidad que se predica de las personas que enuncia el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, están impedidos entre otros para aprobar los balances y cuentas de fin de ejercicio y los de la liquidación, por la inherencia en los resultados que reflejan dichos estados financieros. Se trata según lo ha sostenido esta entidad, de una prohibición de ley que se funda en razones de carácter ético, cuyo sentido y efectos no es dable variar sin incurrir en ilegalidad, dado el carácter eminentemente imperativo de la norma. Cosa diferente ocurre cuando de sociosempleados de la sociedad se trata, pues en tal caso, son otras las consideraciones que han de tenerse en cuenta para determinar ahí sí, las circunstancias que efectivamente justifican su abstención, las que en concepto de esta Entidad implican además de la relación laboral objetivamente vista, consultar otros aspectos como son en particular las actividades que los mismos desempeñen al interior de la compañía, en tanto les permita acceder u obtener información relacionada con la preparación de los estados financieros, o bien porque las funciones que desempeñen tengan de alguna manera injerencia en la gestión de la sociedad. Tal prohibición en concepto de esta Superintendencia, se aplica absteniéndose el representante legal y los miembros de la junta directiva en el caso de que sean socios, de votar en la asamblea general de accionistas, al momento de someter a su consideración los estados financieros. “En consecuencia el quórum y por consiguiente la mayoría decisoria para efecto de la aprobación de este punto del orden del día, se integrará con las cuotas o acciones de

quienes tengan la aptitud para votar, esto es descontando previamente aquellas de que sean titulares las personas que están inhabilitadas para ese fin, pues solo de esta manera se concilia la aplicación de las normas que por una parte consagran para los administradores la obligación de preparar y someter a consideración del máximo órganos social el balance y las cuentas de fin de ejercicio y por otra les impide emitir su voto. (…) En esas circunstancias votarán el balance el, o los socios que no ostenten la calidad de administradores. Ahora bien cuando quiera que tengan todos esa condición, se entenderá que está dada implícitamente la correspondiente aprobación en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los socios, pues el hecho de que por ser administradores estén inhabilitados para aprobarlo de manera expresa, no les impide formular reparos u objeciones, los que de presentarse habrán de ser atendidos por los restantes administradores a quienes corresponda, pues no hay que perder de vista que en todo caso es función privativa e indelegable del máximo órgano social, examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas…”. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que el presente pronunciamiento tiene los alcances conferidos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.