SS - OFICIO 220-131504 DE 2015

OFICIO 220-131504 DEL 02 DE OCTUBRE DE 2015

ASUNTO: ESTADOS FINANCIEROS – LA JUNTA DIRECTIVA NO PUEDE

DETERMINAR CUÁNDO DEBEN REALIZARSE LOS CORTES MENCIONADOS.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2015-01367899, relacionada con los cortes de ejercicio, expone fundamentos jurídicos y plantea dos interrogantes, de la siguiente manera: “FUNDAMENTOS JURÍDICOS En primer lugar, la Superintendencia de Sociedades ha expresado de manera sostenida (Oficio 220-075179 del 9 de junio de 2015; Oficio 220-040603 del 14 de marzo de 2011) que las sociedades comerciales pueden contar con más de un corte de ejercicio siempre y cuando estos cortes adicionales estén debidamente pactados en los estatutos sociales y se fijen las respectivas fechas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 110 del Código de Comercio. Lo anterior sin perjuicio de que, en virtud del artículo 445 del Código de Comercio, el 31 de diciembre se corten las cuentas de la sociedad. De igual forma, sobre la periodicidad de los cortes de ejercicio, la misma entidad expuso que de acuerdo con el artículo 9 del Decreto 2649 de 1993; “obligación de todo ente económico, preparar y difundir estados financieros durante su existencia en forma periódica, vale decir, “que se repite a intervalos determinados” (Oficio 22036397 del 30 de junio de 1996), debido a la importancia de preparar los estados financieros en forma comparativa (Oficio 220-075179 del 9 de junio de 2015).

Por último, este Despacho emitió concepto acerca de la viabilidad de que los estatutos permitan que la junta directiva determine los cortes de cuentas de la sociedad, donde sostuvo la imposibilidad legal de esta práctica. En esa oportunidad manifestó: “Al respecto, es preciso observar que del texto del artículo 110 del Código de Comercio, dispone que la sociedad comercial se constituirá por escritura pública y dispone en el numeral 8, que se deberán expresar, las “fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse”, precepto que permite inferir claramente la imposibilidad legal para dejar en manos de la Junta Directiva, la decisión de fijar los cortes de cuentas que considere necesarios a fin de que la Asamblea decrete y distribuya utilidades en periodos inferiores a los establecidos en los estatutos, de tal suerte que tampoco resulta viable permitir que el referido órgano social, discrecionalmente sea el que directamente fije los cortes de cuentas para efectuar la correspondiente distribución de utilidades (énfasis fuera del texto original)”. PETICION Con base en los argumentos expuestos, solicito ante este Despacho que me sean resueltos los siguientes interrogantes: 1) Con el propósito de limitar la discrecionalidad de la decisión de la Junta Directiva, ¿es viable jurídicamente que los estatutos sociales contemplen las fechas expresas en las cuales este órgano social puede fijar los cortes de ejercicio que estime necesarios? V.gr. La Junta Directiva podrá en cualquier momento determinar los ejercicios sociales que estime necesarios, cortes que deberán realizarse el último

día de cualquier mes del año. 2) Por otra parte, para respetar principios como la uniformidad de cuentas y la comparabilidad de las cifras en períodos iguales, ¿es viable jurídicamente que los estatutos contemplen expresamente la periodicidad en la que la Junta Directiva podrá fijar los cortes de ejercicio que estime necesarios? V.gr. La Junta Directiva podrá en cualquier momento determinar los ejercicios sociales que estime necesarios, atendiendo una periodicidad mensual”. Sobre el particular, me permito manifestarle que en ejercicio del derecho de petición, en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades absuelve las mismas de manera general y en abstracto y no relacionadas con una sociedad en particular, razón por la cual sus conceptos en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Anotado lo anterior, es preciso tener en cuenta que de la lectura de los Oficios 220140398 del 27 de noviembre de 2012 y 220-075179 del pasado 9 de junio, los cuales están vigentes y que fueron citados entre otros en el texto de su consulta, se encuentran la respuesta a sus dos interrogantes, los cuales por guardar estrecha relación serán absueltas en un solo contexto. En efecto, frente a los interrogantes, el oficio 220-140398 mencionado en la parte pertinente expresa que: “…del texto del artículo 110 del Código de Comercio, dispone que la sociedad comercial se constituirá por escritura pública y dispone en el numeral 8°, que se deberán expresar, las “fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada

ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse”, precepto que permite inferir claramente la imposibilidad legal para dejar en manos de la Junta Directiva, la decisión de fijar los cortes de cuentas que considere necesarios a fin de que la Asamblea decrete y distribuya utilidades en períodos inferiores a los establecidos en los estatutos, de tal suerte que tampoco resulta viable permitir que el referido órgano social, discrecionalmente sea el que directamente fije los cortes de cuentas para efectuar la correspondiente distribución de utilidades. Lo anterior no se opone a que la sociedad tenga varios cortes de cuentas anuales, siempre que en los estatutos se fijen las respectivas fechas y/o que tenga por lo menos un corte de cuentas, con fecha 31 de diciembre de cada año”. Tenemos entonces que en los estatutos sociales deben estar debidamente definidos los cortes de cuentas. No puede quedar a discrecionalidad de la junta directiva el que dicho órgano determine cuando deben darse los cortes de los estados financieros. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.