SS - Oficio 220-13452

220-13452, del 16 de Marzo de 2005

Ref: Es viable adoptar como mecanismo de votación, el voto electrónico.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2005-01-004805, mediante la cual solicita información sobre el voto electrónico en las asambleas de accionistas, y cuáles son los presupuestos para su utilización, legalidad, validez y logística requerido para que opere. Sobre el particular me permito manifestarle que el artículo 110, numeral 7º del Código de Comercio, dispone que en la escritura pública por la cual se constituye la sociedad, debe indicarse la época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia” (la negrilla no es del texto). Así a manera de ejemplo observamos cómo en las sociedades por acciones de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 68 de la ley 222 de 1995, las decisiones se adoptarán por la mayoría de acciones presentes; en las sociedades de responsabilidad limitada por un número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se divide el capital de la compañía, (artículo 359 del Código de comercio), presupuestos legales que confirman que la ley no fijó ninguna formalidad para instrumentar algún sistema de votación específico. Por lo anterior, es claro que el legislador dejó en libertad a las sociedades comerciales de implementar los mecanismos que estime convenientes para expresar la voluntad social a partir de la decisión de cada socio, de acuerdo a los lineamientos de las reuniones presenciales o no presenciales, conforme a con los artículos 186 del Código de Comercio

y 19 y 20 de la Ley 222 de 1995. En consecuencia, la posibilidad de implementar el voto electrónico, es función del máximo órgano social, mecanismo que podrá proponer en la misma reunión, o mediante estipulación estatutaria, previa evaluación por parte de los asociados sobre las ventajas o desventajas de esta medida, cuya legalidad de antemano no puede calificarse, por estar sujeta a las reglas de validez de los contratos, de acuerdo con el artículo 4 del Código de Comercio, que establece que las estipulaciones de los contratos válidamente celebrados preferirán a las normas legales supletivas y a las costumbres mercantiles, en concordancia con el artículo 1602 del Código Civil. . Esperamos que la anterior información sea de gran utilidad para los fines perseguidos, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.