SS - OFICIO 220-141610 DE 2015

OFICIO 220-141610 DEL 21 DE OCTUBRE DE 2015

ASUNTO: RECONSTRUCCIÓN DE LIBRO DE ACTAS – FIRMAS.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2015-01387190, donde plantea la siguiente consulta: “Se extravió el libro de actas de asamblea de la compañía, ya estamos adelantando ante la CCB el registro de un nuevo libro, mi inquietud es si en el nuevo libro se deben registrar las actas anteriores, las que estaban en el libro que se perdió, y en el caso de respuesta positiva como se hace para el tema de firmas, pues no va a ser posible la ubicación de personas que ya no están en la compañía”. Sobre el particular es dable señalar que en relación con el tema de la reconstrucción de libros de actas, la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre ellas mediante Oficio 220-006721 del 25 de enero de 2012, cuyos partes es pertinente transcribir: “(…) “El libro de Asamblea de socios fue extraviado, al momento de reconstruirlo en un segundo libro que se compre, es posible imprimir las actas que reposan en sistemas sin que las mismas queden firmadas? Pues los representantes que las emitieron y firmaron en su momento ya no están presentes?”. Para dar respuesta a la consulta planteada, se hace necesario recurrir al texto del artículo 135 del Decreto 2649 de 1.993, que consagra que previa la denuncia correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de alguno de los libros o papeles del ente económico, los registros de ellos deben reconstruirse dentro

de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base, entre otros, los informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes. Del texto de la citada norma se advierte que es obligación del representante legal, adelantar todas las gestiones y actuaciones tendientes a reemplazar la información contenida en el libro de actas, tratando de obtener copia de las actas que por cualquier razón reposen en poder de terceros, a manera de ejemplo: bancos, notarias, entidades del Estado o terceros en general. Para mayor ilustración, aplicable en lo pertinente al caso en consulta, me permito transcribir el oficio SL07757 de 6 de abril de 1.987, por el cual la Superintendencia se ha pronunciado en materia de reconstrucción de libros de actas. “UN LIBRO DE ACTAS PUEDE RECONSTRUIRSE TOMANDO COMO BASE LA COPIA DE LAS ACTAS QUE OBRAN EN LOS ARCHIVOS DE LA COMPAÑÍA. Cuando una persona natural o jurídica adquiere la calidad de comerciante, es sujeto de derechos y obligaciones respecto de los actos y documentos relativos a su profesión y que tienen acceso al conocimiento de terceros. El artículo 19 numerales 1 y 2 del Código de Comercio, señala como obligaciones del comerciante matricularse en el registro Mercantil e inscribir en el mismo todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad. Al igual que el artículo 19, los artículos 28 No. 7 y 29 No. 4 se refieren también a la obligación de todo comerciante de inscribir en el registro todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad.

En cuanto a la pérdida del libro de actas allegando el denuncio respectivo, el cual es prueba suficiente de tal hecho, este Despacho considera que el libro puede reconstruirse, tomando como base la copia de las actas que obran en los archivos de la compañía, conforme a lo siguiente:

1. Si las copias son auténticas, es decir llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito.

2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad, antes de su trascripción, vr. gr. por testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan reconocido posteriormente; por información de un juez o de un notario que haya conocido el original, luego de efectuada la correspondiente confrontación, aún cuando el documento no se halle protocolizado en esa notaría o en el archivo del juzgado

(artículo 253 del Código citado). Finalmente, cabe advertir que de acuerdo con el artículo 39 del Código de Mercantil, antes de efectuar lo anterior, debe darse cumplimiento a la obligación de inscribir en el Registro Mercantil el libro mencionado para dar así seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan.” Con base en lo anterior, para establecer la autenticidad de las copias de las actas que sin firmas se encuentran en el sistema, la sociedad deberá observar lo expuesto en el punto 2º del concepto antes transcrito, de conformidad con las normas del Código de Procedimiento Civil allí mencionadas”. “(…)” . En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.