SS - OFICIO 220-155055 DE 2010

OFICIO 220-155055 del 21 de diciembre de 2010

ASUNTO: Investigación Administrativa.

Me refiero a su escrito, remitido inicialmente a la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad que lo remitió a este organismo donde fue radicado con el número 2010-01-320141, mediante el cual, luego de exponer que es la representante legal de un menor quien se encuentra asociado con su padre, consulta qué puede hacer si este último, quien es el gerente de la compañía de la cual hace parte su hijo como socio minoritario, no le permite ejercer el derecho de inspección a su representado, ni ha repartido utilidades de la sociedad desde el año 2008. Sobre el particular, le comunico que dentro de las facultades que la ley ha otorgado a esta superintendencia se encuentra la de practicar investigaciones administrativas a sus supervisadas (Numeral 5°, artículo 87 de la Ley 222 de 1995), las cuales tienen por fin verificar las situaciones denunciadas por quienes solicitan la medida, con ocasión de lo cual se corre pliego de cargos a los administradores societarios, revisor fiscal, etc. de la sociedad, quienes luego de exponer sus descargos podrán ser sancionados con multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales y, adicionalmente, esta entidad podrá impartirles órdenes a éstos, tendientes a regularizar las situaciones que así lo ameriten y cuyo conocimiento competa a esta entidad. En las anteriores circunstancias, el asociado quien represente como mínimo el diez por ciento (10%) del capital social, directamente, si es que tiene capacidad para actuar en nombre propio, o a través de su representante o apoderado, o alguno de los

administradores societarios, podrán elevar la petición ante este organismo, haciendo una enumeración completa de los hechos lesivos de los estatutos o de la ley, allegando los documentos pertinentes que tiendan a comprobarlos. En caso que el asociado no cuente con el citado porcentaje de representación en el capital social, podrá solicitarle a esta entidad que evalúe la procedencia de ordenar la práctica de la investigación, de manera oficiosa. De otra parte, en aras de ilustrarla someramente en relación con algunos de los derechos de que goza un asociado de una compañía de responsabilidad limitada, como parece ser el caso de la sociedad a la que alude su consulta, me permito señalarle, en cuanto se refiere al derecho de inspección que éstos pueden ejercer respecto de la documentación social, que el mismo es una de las manifestaciones más claras que contempla el Código de Comercio respecto a los derechos políticos que tienen los socios de una sociedad, pues además de permitirles fiscalizar los libros y documentos de la sociedad, pueden conocer las actuaciones y gestiones realizadas por los administradores para lograr los fines propuestos por la empresa. Para el caso de las sociedades limitadas, el derecho de inspección aparece regulado imperativamente en el artículo 369 del Estatuto Mercantil, norma cuyo tenor literal es el siguiente: “Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por si o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía”. Ahora, en lo que se refiere al reparto de utilidades, resulta procedente transcribir las disposiciones legales que tratan el tema en las sociedades anónimas, a las que, para

el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, remiten los artículos 371 y 372 del Código de Comercio. Artículo 451 del Código de Comercio. "Con sujeción a las normas generales sobre distribución de utilidades consagradas en este Libro, se repartirán entre los accionistas las utilidades aprobadas por la asamblea, justificadas por balances fidedignos y después de hechas las reservas legal, estatutaria y ocasionales, así como las apropiaciones para el pago de impuestos". Artículo 455 del Código de comercio: "Hechas las reservas a que se refieren los artículos anteriores, se distribuirá el remanente entre los accionistas. El pago del dividendo se hará en dinero efectivo, en las épocas que acuerde la asamblea general al decretarlo y a quien tenga la calidad de accionista al tiempo de hacerse exigible el pago. No obstante, podrá pagarse el dividendo en forma de acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo dispone la asamblea con el voto del ochenta por ciento de las acciones representadas. A falta de esta mayoría, solo podrán entregarse tales acciones a título de dividendo a los accionistas que así lo acepten". Las anteriores normas hacen obligatorio referirse a aquellas relacionadas con la obligación para los administradores societarios de preparar y someter a consideración de los asociados los estados financieros de la compañía, entre las cuales se encuentra el artículo 34 de la Ley 222 de 1995: Artículo 34 de la ley 222 de 1995: "Obligación de preparar y difundir estados financieros. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de

diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere...." De las normas transcritas se infiere que la distribución de utilidades necesariamente debe coincidir con el final del período que corresponda al ejercicio contable establecido por cada sociedad, fecha en la cual es obligatorio para los administradores societarios elaborar un balance de propósito general, debidamente certificado; en general, este corte de cuentas coincide con el 31 de diciembre de cada año, sin perjuicio de que los estatutos puedan establecer cortes semestrales o trimestrales, decisión que depende de la organización interna de cada empresa. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente,

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