SS - OFICIO 220-160690 DE 2010

OFICIO 220-160690 30 DICIEMBRE 2010

Ref: Requisitos de la Convocatoria a las reuniones de asamblea.

Me refiero a su comunicación radicada bajo el No. 2010-01-283028, mediante la cual invocando los artículos 23 de la C.P. en concordancia con los artículos 5 y 17 del C.C.A. formula una serie de interrogantes que apuntan a establecer la validez y las consecuencias de orden jurídico que pudieran surgir respecto de la convocatoria y por ende, de las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas en el evento de que la citación para la reunión ordinaria a pesar de haberse enviado con 15 días hábiles de anticipación, no haya llegado oportunamente a manos de su destinatario y, por ese hecho no se haya podido ejercer durante todo el tiempo el derecho de inspección. Sobre el particular es necesario advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del C.C.A. profiere los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar, con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, ni menos sobre la legalidad o ilegalidad de las decisiones de los órganos sociales o los actos realizados al interior de sociedades cuya identidad y antecedentes no se precisan. Ello como es obvio supone entre otros, contar con los elementos de juicio suficientes para examinar en cada caso las circunstancias de la sociedad y las condiciones en que hayan sido adoptadas las determinaciones, o celebrado los actos en particular, pues las actuaciones de la administración no pueden obedecer a la mera evaluación de

hechos que describan terceros, lo que resulta también predicable de cualquier irregularidad que comprometa a los administradores, los socios o cualquiera otro órgano. Para ese fin y siempre que se trate de sociedades no sometidas a la vigilancia de otros organismos a quienes les competa conocer de esos asuntos, uno o más de los asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, podrán por sí o por medio de apoderado, solicitar la adopción de cualquiera de las medidas administrativas contempladas en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, entre ellas la práctica de investigaciones administrativas, a las que habrá lugar cuando quiera que se pretenda verificar la ocurrencia de hechos lesivos de los estatutos o de la ley, en cuyo caso esta Entidad decretará las medidas pertinentes, según las facultades asignadas en la misma ley. Ahora, si el propósito es verificar la legalidad de las decisiones emanadas de los órganos sociales, hay que tener en cuenta que al tenor del artículo 191 del Código de Comercio, los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes podrán impugnar sus decisiones cuando exista mérito para considerar que no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos, en cuyo caso la acción correspondiente se habrá de intentar ante los jueces según los términos del artículo 421 del C.P.C. o, ante esta Superintendencia, tratándose de sociedades sujetas a su vigilancia, conforme al artículo 137 de la Ley 446 de 1998, la que puede también reconocer la ocurrencia de los presupuestos de ineficacia previstos en el libro Segundo

del Código de Comercio, bien en ejercido de la facultad jurisdiccional que le confiere el artículo 133 de esta ultima ley o, de la facultad administrativa consagrada en el parágrafo del artículo 87 de la Ley 222 de 1995. A ese respecto es procedente indicar que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 190 del Código de Comercio “las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.” Sin perjuicio de lo expuesto, es pertinente a titulo meramente ilustrativo efectuar las siguientes consideraciones jurídicas. Los artículos 181, 422 y 423 del Código de Comercio, se refieren expresamente a las reuniones ordinarias y extraordinarias y los artículos 424, en concordancia con el 182 ibídem, contemplan los requisitos esenciales que ha de contener la convocatoria, según sea el carácter de la reunión, a saber: a. Que la citación sea realizada por las personas debidamente facultadas para ello, como son los administradores, el revisor fiscal o la entidad que ejerza control sobre la sociedad. b. Que la convocatoria se efectúe por el medio pactado en los estatutos sociales, y en silencio de ellos deberá publicarse en un diario de amplia circulación en el domicilio

principal de la compañía, en el cual se indicará la fecha de la misma, la hora, el lugar y los temas a considerar, siempre y cuando que la reunión sea extraordinaria. c. Que el aviso se realice con la antelación prevista en los estatutos, teniendo en cuenta en todo caso que en tratándose de sociedad por acciones, debe hacerse cuando menos con quince (15) días hábiles de anticipación, si en la reunión se van a considerar los estados financieros de fin de ejercicio, término durante el cual se ha de permitir el ejercicio del derecho de inspección; en caso contrario, basta la antelación de cinco (5) días comunes. Para efectos del conteo de los días, no se tendrá en cuenta el de convocatoria, ni el de la correspondiente reunión. En este orden de ideas para establecer la legalidad de la convocatoria es preciso verificar si ha sido realizada con sujeción a los requisitos antes mencionados, caso en el cual estaría llamada a producir plenos efectos. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances previstos en artículo 25 del C.C.A. no sin antes mencionar que en la P. WEB podrá consultar los conceptos jurídicos que la Entidad emite sobre las materias de su competencia, entre los que encontrará diversos pronunciamientos sobre los temas de su interés. Cordialmente,

TRD: