SS - Oficio 220-162557

OFICIO 220-162557 DEL 22 DE OCTUBRE DE 2018

REF: LA REFORMA ESTATUTARIA TENDRÁ EFECTOS DESDE CUANDO SE

APRUEBE.

Aviso recibo de su escrito radicado con el número citado en la referencia, mediante el cual previa descripción de las condiciones en los estatutos de una sociedad contemplan dos ejercicios y dos cortes anuales de estados financieros, formula las siguientes inquietudes: “1. Si la reforma estatutaria es aprobada por la Asamblea General de Accionista en la reunión ordinaria que tenga lugar en marzo de 2019 en los términos previstos en los estatutos y en la ley, y la misma es inscrita en el Registro Mercantil; “a ¿La reforma de estatutos aplica de forma inmediata?, es decir, ya no habría cierre de ejercicio y corte de cuentas a 30 de junio de 2019; o “b ¿Por ya haber iniciado el ejercicio al 1 de enero de 2019 (antes de haber sido aprobada la reforma de estatutos eliminando el cierre y corte de cuentas semestral), la reforma de estatutos solo aplicaría después del cierre de ejercicio y corte de cuentas a 30 de junio de 2019? “2.Podría la Asamblea General de Accionistas, en la reunión ordinaria de marzo de 2019, donde decida sobre la reforma de estatutos en mención, aprobar de manera expresa que su aplicación es inmediata y que, como consecuencia de la reforma estatutaria aprobada, ya no habrá cierre de ejercicio y corte de cuentas a 30 de junio de 2019.”

Antes de absolver sus interrogantes es necesario indicar, que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, por lo cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen su responsabilidad. 2/3 Bajo estas premisas, a título ilustrativo procede efectuar las siguientes consideraciones jurídicas de orden general, así: La sociedad comercial, excepción hecha de la sociedad por acciones simplificada regulada en la Ley 1258 de 2008, se constituye por medio de escritura pública, documento en el cual por mandato de ley, se debe expresar entre otros aspectos la época y la forma de convocar a reuniones y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, como la forma de cortar sus cuentas. Adicionalmente dicho documento para que sea oponible a terceros debe ser registrado en la Cámara de Comercio, en los términos del artículo 110 y 112 del Código de Comercio, en concordancia con lo prescrito en los artículos 34 y 45 de la Ley 222 de 1995. Por su parte, toda reforma al contrato social, supone la aprobación previa del máximo órgano social, adoptada en la sesión ordinaria o extraordinaria que al efecto se convoque, atendiendo que sus Decisiones surten efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o aprueben conforme a los estatutos, en los

términos del artículo 1581 y 1882 del Código de Comercio, aunado a que según lo ha reiterado la doctrina: “…se consideran obligatorias para los asociados desde el mismo momento en que se adoptan con las mayorías exigidas por la ley o los estatutos (C.Co. art. 188) y de allí que produzcan sus efectos a partir de dicho tiempo...” (Oficio 2220-034945 de mayo 9 de 2008) 1 Artículo 158. Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma. Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos. 2 Artículo 188. Reunida la junta de socios o asamblea general como se prevé en el Artículo 186, las decisiones que se adopten con el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes obligarán a todos los socios, aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y a los estatutos. Parágrafo. El carácter general de las decisiones se entenderá sin perjuicio de los privilegios pactados con sujeción a las leyes y al contrato social. A su turno, las reformas a los estatutos sociales, tendrán efectos frente a terceros, una vez se registre en la Cámara de Comercio la escritura pública respectiva, en los términos y condiciones del artículo 158 del Código de Comercio.

3/3 En tal virtud, la asamblea general de accionistas cuenta con todas las facultades para adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad, por lo cual una reforma estatutaria encaminada a reducir a un solo ejercicio social, o efectuar un único corte de cuentas para preparar y difundir estados financieros de propósito general al 31 de diciembre, tendrá efectos frente a los asociados desde el momento mismo en que se apruebe con el lleno de las formalidades legales y estatutarias pertinentes, lo que adicionalmente supone el registro de la correspondiente Escritura Pública en la Cámara de Comercio, para hacerla así oponible a terceros y evitar traumatismos frente a terceros interesados en la información, como entes de control y supervisión etc. De ahí que en concepto de este Despacho, una reforma estatutaria adoptada en las circunstancias anotadas, esto es antes de hacerse obligatorio el corte de cuentas a 30 de junio, tendrá efectos respecto de los socios y los terceros, por lo cual, para ese ejercicio no se requeriría ya realizar dos cortes, sino un único corte, con cierre al 31 de diciembre, en los término del artículo 34 y 45 de la Ley 222 de 1995. Lo anterior se repite, teniendo en cuenta que las decisiones sociales son obligatorias desde su adopción o aprobación, de suerte que para su instrumentalización deberá adoptarse por parte de la asamblea general de accionistas las precisiones a que haya lugar, a menos que otra cosa se haya acordado conforme a mandatos legales previstos en los artículo 158 y 188 del Código de Comercio. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los

efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes señalar que en la P.Web de la Entidad, puede consultar la normatividad, los concepto jurídicos y la Circular Básica Jurídica entre otros.