SS - OFICIO 220-167301 DE 2011

OFICIO 220-167301 DEL 02 DE DICIEMBRE DE 2011

ASUNTO: JUNTA DIRECTIVA – LAS ACTAS TIENEN CARÁCTER RESERVADO Me refiero a su comunicación remitida a esta entidad por la Cámara de Comercio de Bogotá y radicada con el número 2011-01-309962, por la cual plantea la siguiente consulta: “Quisiera que me informaran sobre la legislación aplicable a las actas de sesiones de directorio de las sociedades en Colombia. En particular, si las mismas son públicas o deben ser mantenidas en carácter confidencial.

En caso que las mismas deban ser resguardadas bajo confidencialidad, les agradecería me informaran si las mismas podrían ser solicitadas (por parte de la autoridad de la libre competencia de Chile, a la que pertenezco) por medio de vuestra Superintendencia”. Sobre el particular, me permito manifestarle que esta entidad entiende que las actas de las sesiones del directorio que menciona en su escrito, son las que en Colombia corresponden a las actas que se elaboran con ocasión de las reuniones del cuerpo colegiado denominado Junta Directiva. Aclarado lo anterior, tenemos que el citado órgano está regulado en nuestra legislación mercantil en los artículos 434 y siguientes del Código de Comercio (Decreto 410 de 1971), en cuanto hace con la forma como debe integrarse, inhabilidades aplicables a personas para formar parte del mismo, el procedimiento para su elección, sus atribuciones y la forma de deliberar y decidir, entre otras reglas. En lo relacionado con las actas surgidas con ocasión de las sesiones que se adelanten por la Junta Directiva, le informamos que la elaboración de las mismas

no se encuentra regulada en nuestra regulación mercantil y, por ende, su construcción queda sujeta a lo que se disponga en los estatutos sociales o a lo que al respecto decida el máximo órgano social de la compañía, que bien puede ser la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas. Estos órganos pueden proceder a elaborar un reglamento de funcionamiento del cuerpo colegiado que nos ocupa, en donde se incluya la elaboración y aprobación del acta respectiva. Al respecto, la Superintendencia de Sociedades en diversas oportunidades ha expresado que “En relación con el asunto que motiva su consulta, es pertinente manifestarle que el legislador en materia mercantil no se ocupó de regular el tema de la elaboración de actas de la junta directiva. Pese a ello, del análisis de la normativa que reglamenta la elaboración de las actas correspondientes a las reuniones de la asamblea o junta de socios y asigna valor probatorio a las mismas -artículos 189 y 431 del Código de Comercio-, el Despacho considera que no le son aplicables por analogía, en razón al carácter procedimental de las mismas”. (Oficio 22037917 de 9 de junio de 2003). Igualmente valga anotarle que los pronunciamientos que realiza la Junta Directiva de una sociedad, los hace como cuerpo colegiado y por lo tanto no es viable que los miembros del mismo, actúen cada uno por separado, de manera independiente, solicitando informes, etc., pues de ser así ello indudablemente desnaturaliza la figura de la Junta Directiva, que como es claro, dicho cuerpo debe necesariamente actuar teniendo en cuenta las mayorías imperantes.

De parar parte, es pertinente informarle que esta entidad, por regla general no es receptora de las actas de Junta Directiva de las sociedades mercantiles, y en caso de solicitarlas o recibirlas en cumplimiento de sus funciones, debe guardar la reserva que le es propia; en consecuencia, el acceso a estos documentos por entes distintos a supervisión o jueces en ejercicio de sus fundones, depende de la voluntad de cada compañía.