SS - OFICIO 220-168354 DE 23 DE NOVIEMBRE DE 2009

OFICIO 220-168354 DE 23 DE NOVIEMBRE DE 2009

ASUNTO: ACTUACIÓN DEL REVISOR FISCAL FRENTE OPERACIONES

REALIZADAS POR LOS ADMINISTRADORES Y REGISTROS

CONTABLES EN LA CUENTA DE DIFERIDOS.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad el 9 de octubre de 2009 con el número 2009-01-276077, mediante el cual, en calidad de revisora fiscal de una sociedad anónima y una limitada, le surgen las siguientes inquietudes, sobre las cuales solicita orientación:

1. La compañía es una sociedad anónima la cual tiene Accionistas Mayoritarios y minoritarios, dos Accionistas mayoritarios la están administrando razón por la cual ellos procedieron a comprar por medio de un crédito a nombre de la compañía dos vehículos particulares para su uso personal los cuales superan cada uno los $50 millones de pesos. Mi pregunta es ¿debo informarle en mi dictamen a la Asamblea del próximo mes de marzo este hecho? ¿Está bien que los dos socios hayan adquirido el crédito a nombre de la compañía y lo estén pagando con dineros de la misma?, Ellos pueden argumentar que lo están utilizando para diligencias de la compañía.

2. La sociedad limitada el contador (sic) en el año 2008, procedió a registrar en la cuenta de diferidos un rubro muy importante bajo el concepto de parque automotor Inactivo, ¿es correcto que este rubro esté registrado en esta cuenta?

Si o no y por qué.

3. En una sociedad limitada existe un socio que tiene una cuenta por pagar a la sociedad, la propuesta que este sugiere es que se retira de la sociedad y paga con sus cuotas de interés social esta deuda. Mi pregunta es, ¿esto lo puede

hacer? ¿En qué forma o mediante que procedimiento? A continuación, el despacho procede a absolver los interrogantes planteados en el mismo orden de formulación.

1. Es de precisar en primer término, que de conformidad con lo previsto en el artículo 207 de Código de Comercio, la labor del revisor fiscal es de vigilancia permanente, razón por la cual, los hechos irregulares no sólo deben ser puestos en conocimiento a través del dictamen de cierre de fin de ejercicio, sino advertir oportunamente a la asamblea y a los administradores así como a la entidad que ejerce supervisión, sobre las inconsistencias que ocurran en el funcionamiento de la compañía, e impartir las instrucciones para que sean subsanadas, tal como lo disponen los numerales 2º y 6º del artículo en mención.

Expuesto lo anterior, y en lo que hace a la adquisición del crédito, es claro que si el mismo se utilizó para comprar unos vehículos a nombre de algunos accionistas, constituye un hecho irregular, toda vez que el ente económico no puede destinar recursos para operaciones ajenas a su objeto social, más aún en el presente caso donde debió recurrirse a fuentes de financiación externa. Respecto del uso que le estén dando a los citados bienes, la tarea del fiscalizador no debe limitarse a oír la argumentación de quienes los utilizan, sino que le corresponde cerciorarse si los mismos verdaderamente están destinados al servicio de la compañía, y en que contribuyen a la generación de ingreso. Adicionalmente, debe tenerse presente que esta clase de operación debe ser consultada con la junta directiva, quienes, en calidad de administradores, y dentro de la fijación de políticas para el

adecuado desarrollo del objeto social, les compete estudiar la necesidad de adquirir esta clase de activos, y en el evento en que los socios sean a su vez administradores llevar esta información al máximo órgano social, previamente a realizar esta práctica.

2. En relación con la inquietud planteada en el numeral 2., deberá remitirse a lo dispuesto en las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia

(Decreto 2649 de 1993). Así mismo, el Plan Único de Cuentas para Comerciantes describe aquellas transacciones objeto de registro en la cuenta de Diferidos, y la dinámica de los movimientos débito y crédito.

3. En cuanto a la obligación a cargo del asociado, si bien la consulta no permite conocer cómo se generó, es de advertir que el mutuo o préstamo a socios, se considera una extralimitación al objeto social, toda vez que la capacidad jurídica de las sociedades comerciales se encuentra plasmada en el artículo 99 del Código de Comercio al consagrar que la misma "….se circunscribirá al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto. Se entenderán incluidos en el objeto social los actos directamente relacionados con el mismo y los que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones legales y convencionalmente derivados de la existencia y actividad de la sociedad".

Ahora bien, de ninguna manera resulta aceptable que las cuentas a favor de la sociedad y a cargo de un socio sean compensadas con las cuotas sociales o participaciones que el socio tenga en la compañía. No debe olvidarse que la única manera que la sociedad readquiere cuotas es utilizando utilidades líquidas y agotando el trámite para ello

establecido. El compensar directamente el activo cuentas por cobrar a socio contra los aportes de éste en la compañía, es una práctica irregular que debe ser puesta en conocimiento de los administradores y del máximo órgano social, así como de la entidad de supervisión por ser contraria a la regulación propia de las sociedades comerciales. De no hacerlo el revisor fiscal estaría desconociendo gravemente la misión que le ha sido encomendada. En consecuencia, es inaceptable la propuesta de pagar la deuda con las cuotas de interés social a través del retiro del socio, toda vez que legalmente no está contemplado este mecanismo para la extinción de la obligación, y en esta medida lo que procede es su cobro. En los anteriores el Despacho da respuesta a su consulta, no sin antes señalar, que la misma tiene el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.