SS - Oficio 220-16887

220-16887 Del 28 de Marzo de 2007

Ref.: Mayorías en reuniones de segunda convocatoria y prohibiciones en el libro de actas.

Se avisa recibo de sus escritos radicados con los números 2007-01-030159 y 2007-01-030164, mediante los cuales formula las siguientes consultas:

1. En el contrato de sociedad de una sociedad de responsabilidad limitada las decisiones se adoptan con un número plural de votos que asciende al 83% de la participación accionaría, independiente de las mayorías especiales.

Entonces, si la asamblea es citada, pero no se reúne el quórum necesario para deliberar, por lo que se hace necesaria la reunión por segunda convocatoria, pregunta si en esa sesión el quórum decisorio es la mitad más uno o el porcentaje pactado en los estatutos. Para los fines de la consulta, en primer lugar, es del caso precisarle que vocablos como “ participación accionaria” , no es propia de las sociedades de responsabilidad limitada, en éste tipo societario el capital se encuentra representado en cuotas sociales, por lo que el 83% referido debe entenderse respecto del total de cuotas en que se encuentra representado el capital de la sociedad y no de las acciones suscritas y/o representadas. Una segunda precisión, es que no se ajusta a derecho determinar el quórum deliberativo o decisorio con base únicamente en la pluralidad de votos, pues para la validez de las decisiones, entre otras formalidades, se requiere la pluralidad de asociados que representen un numero determinado y múltiple de votos, que para el caso del ejemplo sería del 83% de las cuotas en que se divide el capital de la compañía. Efectuadas las anteriores precisiones, es pertinente manifestarle que su consulta encuentra respuesta en el artículo

429 del Código de Comercio, modificado por el artículo 69 de la Ley 222 de 1995, allí se expresa “ Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. (….)” . (La negrilla no es del texto). En ese orden de ideas, en las reuniones de segunda convocatoria, citada en la forma y términos previstos por el legislador, resulta de suma claridad que la asamblea o junta de socios puede deliberar y decidir con un número plural de asociados cualquiera sea la cantidad de acciones o cuotas sociales que se encuentre representada, condiciones que no son aplicables en los asuntos que estatutaria o legalmente exijan mayorías especiales. No obstante la claridad que a primera vista resulta de la norma, de su análisis la Entidad en diferentes pronunciamientos, ha manifestado que los términos allí previstos se predican respecto de las decisiones de carácter general de la empresa, pues las “ …. mayorías especiales, bien en la ley o en los estatutos sociales,…. deben necesariamente respetarse en cualquier clase de reunión” . (Oficio 22032420 de 23 de abril de 1999).

2. Con el segundo de los escritos, informa que en el libro de actas de una sociedad limitada, el gerente, quien lo tiene bajo su custodia, ha venido transcribiendo cartas, comunicaciones y constancias sin que la asamblea lo haya

autorizado, es decir, no forman parte de las actas en cuestión. Con base en lo expuesto pregunta qué debe ir en el citado libro y si existe mecanismo legal para que del libro se retiren las transcripciones abusivamente plasmadas. Antes de cualquier otra consideración, debe tenerse presente que las actas son documentos que informan las decisiones adoptadas al interior del máximo órgano social, mediante la relación de lo sucedido en cada una de ellas (Arts. 189 y 431 C. de Co.). En cuanto a las formalidades del libro respectivo, la ley determina que deben asentarse en orden cronológico, así lo consagra el artículo 195 del Código de Comercio, concordante con el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, que reglamenta la contabilidad en Colombia, norma que a la letra dice: “ La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios...” . En ese orden de ideas, en claro que las formalidades para la elaboración de las actas como la finalidad del libro correspondiente son de orden legal, por lo que los accionistas reunidos en asamblea general, aun con el 100% de las acciones suscritas, no se encuentran facultados para autorizar, determinar o definir que tipo de documento debe o no asentarse en el libro respectivo. De otra parte, es importante destacar que el artículo 57 de la primera O. Cit. -prohibiciones de los libros de comercio- , en su numeral 5º señala que esta prohibido “ Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros” (subrayado fuera de texto), prohibición que en los mismos términos también lo consagra el artículo 128 del Cit.

Decreto 2649. Atendiendo las normas legales, resulta evidente que el ordenamiento jurídico no regula el procedimiento para “ retirar trascripciones de cartas, comunicaciones o constancias” del libro de actas, pero al consagrarse la prohibición de arrancar hojas o mutilar el libro, lo que procedería es la anulación de las hojas o folios que no correspondan a las actas, "…. señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo" (Art. 132 D. 2649 O. Cit.). Finalmente, para el caso de las sociedades sometidas a inspección, vigilancia o control por parte de esta Superintendencia (Arts. 83, 84 y 85 de la Ley 222/95), sin perjuicio de las acciones penales a que hubiere lugar, el legislador previó en los casos de violación a la ley, como sería el manejo irregular de los libros de comercio, la imposición de multas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales al responsable de la misma (Arts. 57 y 58 C. de Co. en concordancia con el numeral 3, Art. 86 de la Ley 222/95) Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a sus consultas, no sin antes manifestarle que el presente pronunciamiento fue resuelto dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.