SS - Oficio 220-170338

OFICIO 220-170338 DEL 04 DE AGOSTO DE 2017

ASUNTO: REUNIÓN DE SEGUNDA CONVOCATORIA – CONSTANCIA DE REUNIÓN FALLIDA POR FALTA DE QUÓRUM DELIBERATORIO. ACTA DE JUNTA DIRECTIVA – NO HAY PLAZO LEGAL PARA SU ELABORACIÓN Y

ASENTAMIENTO EN EL LIBRO DE ACTAS.

Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2017-01345700, mediante el cual presenta dos inquietudes relacionadas con la elaboración de actas de reuniones tanto del máximo órgano social fallidas por falta de quórum deliberatorio, como de junta directiva, dentro de una sociedad del tipo de las anónimas, las cuales paso a resolver en el mismo orden propuesto en su escrito:

1. En una sociedad anónima, cuando se convoca a Asamblea Extraordinaria de Accionistas y no hay quórum deliberatorio en la primera reunión: ¿El representante legal de la sociedad debe dejar constancia de esta situación?, en caso afirmativo, ¿De qué manera se debe realizar la constancia y si la misma debe sentarse en el acta de libro de actas de asamblea?, o la constancia se debe dejar en el acta que se levante al realizar la Asamblea de segunda convocatoria?

R/. Sobre este particular, procede primeramente mencionar que la finalidad de los libros de comercio, particularmente del libro de actas de reuniones del máximo órgano social es permitir y facilitar a las autoridades tanto administrativas como judiciales, a los asociados y a los órganos de fiscalización de la sociedad, el conocimiento de las decisiones adoptadas por el órgano social y, por supuesto, de las demás situaciones en que éste se vea involucrado, tal como una fallida reunión

por falta de quórum deliberatorio, razón por la cual en criterio de esta oficina debe quedar constancia en dicho libro de este tipo de situaciones. Ahora bien, a pesar que no existe norma alguna que regule expresamente que deba elaborarse constancia de la imposibilidad de llevar a cabo una reunión del máximo órgano social por falta de quórum deliberatorio; no obstante, teniendo en cuenta que de dicha fallida reunión depende la celebración de la denominada reunión de segunda convocatoria, considera esta oficina que sí debe evidenciarse la falta de quórum deliberatorio en la primera reunión citada con el fin de sustentar la procedencia de la reunión de segunda convocatoria, de lo cual pende la validez de las decisiones adoptadas en esta última. Dicha evidencia no sería otra que la constancia que el representante legal puede asentar en el Libro de Actas de que, llegado el día y la hora programados para la celebración de reunión del máximo órgano social no se presentó el número plural de accionistas requerido para conformar el quórum deliberatorio por lo cual procede, en los términos del artículo 429 del Código de Comercio convocar a una reunión de segunda convocatoria, indicando el día y la hora en que ésta se llevará a cabo, respetando lo preceptuado en el citado artículo 429 en el sentido que su celebración no podrá llevarse a cabo antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Por supuesto, dicha constancia también puede consignarse al inicio del acta de la reunión de segunda convocatoria; siendo lo importante evidenciar que medió una convocatoria previa y que la reunión convocada por ésta fue fallida por cuanto no

se conformó el quórum deliberatorio mínimo.

2. En una sociedad anónima, cuando la comisión verificadora de un acta de Junta Directiva tiene un acta pendiente por aprobar y se ha realizado reunión posterior cuya acta sí se encuentra aprobada y lista para sentar en el libro de actas: ¿Se puede sentar en el libro de actas de Junta Directiva el acta que aún no ha sido aprobada por la comisión verificadora?, De no ser posible, ¿Qué puede hacer el representante legal para no incurrir en el incumplimiento de sus deberes por no sentar un acta en el libro luego de transcurridos 30 días?, ¿Es posible convocar a una Junta extraordinaria para que se apruebe el acta que la comisión verificadora aún no ha aprobado?

R/. Tampoco se ha ocupado la ley del tema de actas de reuniones de junta directiva; no obstante, nada se opone a que, en caso que esta situación no sea objeto de desarrollo en los estatutos sociales, le resulte aplicable lo concerniente a las actas del máximo órgano social. En relación con estas últimas, dispone el artículo 431 del Código de Comercio, de una parte, que las actas deben distinguirse con un número y de otra, menciona lo concerniente a su elaboración, quiénes la firman, etc. y, a pesar que dicha norma no prevé con precisión que las actas deben ser asentadas en el libro en orden cronológico, al disponer ésta que las actas deben distinguirse con número consecutivo, lugar, fecha y hora de la reunión, nada se opone a que se asienten las actas que han sido debidamente aprobadas primero que otras que aún están

pendientes de tal requisito, así, gracias a la identificación a que alude el mencionado artículo, ha de resultar fácil a quien inspecciona el libro determinar el orden de las actas. De otra parte, le informo que los treinta (30) días para la elaboración y asentamiento de las actas a que alude en su consulta, es un requisito al que alude el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 respecto de aquellas actas resultantes de reuniones del máximo órgano social celebradas conforme los artículos 19 y 20 ídem, es decir, en formas no presencial por comunicación simultánea de los asociados o por el mecanismo de votación escrita descrito en el citado artículo 20, es decir, el aludido término no resulta aplicable para la elaboración y asentamiento de las actas de reuniones presenciales de los asociados para las cuales la ley no dispuso plazo específico para su elaboración y asentamiento. Ley 222 de 1995, artículo 21: “ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros”. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales, se advierte, tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.