SS - OFICIO 220-189200 DE 2014

OFICIO 220-189200 DEL 18 DE NOVIEMBRE DE 2014

ASUNTO: CONFLICTOS DERIVADOS DE RELACIONES CONTRACTUALES.

Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número citado en la referencia, mediante el cual expone una serie de hechos que dicen de las condiciones en que la sociedad que representa se hizo cargo de la guarda y custodia de la información de una empresa que se liquidó y, luego solicita el concepto de este Despacho en los términos que a continuación se ilustran: “…ante casos como el expuesto agradecemos se nos indique si es procedente (…) destruir los archivos custodiados ante la negativa del liquidador de la empresa (…) de recibir los mismos, o en su defecto si debe proceder con la entrega inmediata en las instalaciones del liquidador pese a su expresa negativa a recibirlos.” Al respecto, este Despacho se permite advertir que de conformidad con el artículo 28 del C.C.A., la función de atender las consultas sobre los temas relacionados con la Inspección Vigilancia y Control de las sociedades comerciales cuya supervisión le fue asignada por mandato de la ley, es general y abstracta, de suerte que sus pronunciamientos en esta instancia no tienen carácter vinculante, como tampoco comprometen su responsabilidad, entre otras cosas porque su contenido, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución y, en esa medida no están dirigidos a resolver asuntos de índole particular. Ahora bien, a título meramente ilustrativo es pertinente indicar, que todo liquidador en su calidad de administrador tiene unas responsabilidades en el ejercicio de sus funciones que le impone la Ley y por ende, sonde obligatoria cumplimiento, so pena de las acciones a que haya lugar según el régimen comercial vigente y normas

concordantes, precisamente por la falta de diligencia y cuidado en desarrollo de las mismas. Una de esas funciones, es la de llevar y custodiar los libros y correspondencia de la sociedad y velar por la integridad de su patrimonio, a tono con lo dispuesto en el numeral 6° del artículo 238 del Código de Comercio, obligación se extiende por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, conforme al artículo 134 del Decreto 2649 de 19931. Por tanto, esta regla legal habrá de observarse en todos los contratos de custodia de libros y documentos del ente societario que se liquide. Por lo demás se reitera que no le es dable a esta Oficina intervenir en asuntos que hayan de ser definidos a la luz de las cláusulas contractuales y que es del exclusivo resorte de las partes resolver, a menos que se trate de temas susceptible de ser ventilados por conducto del Centro de Conciliación y Arbitramento de esta Entidad, de cuyos servicios puede documentarse a la través de la P. WEB, en la sección de Procedimientos Mercantil, donde también puede consular la Circular Externa No. 05 de 2004 que trata del trámite de liquidación. En los anteriores términos, su solicitud se ha atendido con los alcances descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo. 1 ARTICULO 134. CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los

soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. “Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. (Negrilla fuera de texto). “Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos