SS - Oficio 220-19688

220-19688

Asunto: Es viable que un miembro suplente de Junta Directiva sea nombrado Presidente del mismo órgano, salvo que los estatutos dispongan lo contrario – Actuación de los suplentes.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 500.928-0, por medio de la cual alude a la elección de Presidente de la Junta Directiva de la sociedad que representa, cita algunas cláusulas de los estatutos sociales así como el oficio 06371 del 20 de abril de 1997, proferido por la Superintendencia de Sociedades y teniendo en cuenta estos presupuestos plantea la siguiente consulta: “ Es viable jurídicamente que la Junta Directiva de una Sociedad mercantil elija como Presidente a uno de los suplentes de dicho órgano social, cuando el principal está ejerciendo su función?” . Sobre el particular, en aras de absolver su inquietud, es pertinente realizar las siguientes consideraciones de orden temático y jurídico, relacionadas con la suplencia y con el nombramiento de Presidente de la Junta Directiva, no sin antes manifestarle que el contenido del oficio 063371 del 20 de abril de 1977 citado y sobre el cual con posterioridad se han emitido diversos pronunciamientos, tiene plena vigencia: 1.- Una de las funciones asignadas al máximo órgano social, llámese Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios de una compañía, es la de hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente (artículo 187, numeral 4 del Código de Comercio). En el caso de la sociedad anónima, tenemos como de conformidad con el ordinal 4 del artículo 420 ibídem, es función

de la asamblea general elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponde, entre los cuales se encuentran los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva, quienes deben ser elegidos por un período determinado y por el sistema del cuociente electoral, sin que ello implique que dichos nombramientos no puedan ser revocados en cualquier momento, según lo dispuesto en los artículos 198,199 y 436 de la legislación mercantil 2.- La Junta Directiva debe ser conformada con un mínimo de tres miembros principales y cada uno de ellos tendrá necesariamente un suplente, quienes podrán deliberar y decidir con la sola presencia y los votos de la mayoría de ellos, salvo que en los estatutos sociales se consagre un quórum superior, al tenor de lo dispuesto en los artículos 434 y 437 del mismo código. 3.- La importancia de la integración del cuerpo colegiado que nos ocupa, en el caso de las sociedades anónimas, en donde es obligatoria su existencia, es de tanta transcendencia que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para que no se presenten situaciones en las cuales por falta de un determinado miembro el órgano no pueda funcionar. Es en este caso cuando surge con fuerza inusitada la importancia de la suplencia frente a la Junta Directiva. 4.- El fin esencial de la figura de la SUPLENCIA es única y exclusivamente reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de un cargo. El significado de la palabra SUPLENCIA, según el Diccionario de la real Academia de la Lengua, es “ acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dura esta acción” . Es así como para que el miembro suplente,

en este caso de una junta directiva, pueda desempeñar válidamente las funciones como principal, debe darse inevitablemente la ausencia temporal o definitiva de titular. Y es que la Junta Directiva de una sociedad, se insiste, se integra como órgano social, únicamente con la participación de sus miembros principales, los suplentes, por su parte, y debe quedar muy claro, sólo tendrán participación en los casos de ausencias temporal o definitiva de los miembros principales. 5.-Cosa diferente es que a las reuniones de la Junta Directiva, bien sea de manera esporádica o habitual, se cite a todos o a algunos miembros suplentes aun asistiendo los principales, por ejemplo, para abordar determinados temas de suma importancia, o que alguno de ellos conozca o domine o pueda explicar una operación compleja, pero en este caso, la presencia de los suplentes no se tiene en cuenta para establecer el quórum y carecen de voto en cualquier decisión que se tome en el transcurrir de la reunión respectiva. 6.-Visto lo anterior, es preciso referirse a la figura que contractualmente se ha denominado Presidente o Vicepresidente de la Junta Directiva o de la Sociedad. Es de claridad meridiana que dentro de las normas mercantiles que regulan lo atinente a la Junta Directiva, no se consagra la obligatoriedad de la existencia de los cargos mencionados, lo que no obsta, para que los asociados en ejercicio de la autonomía de la voluntad privada, lo reglamenten a través de los estatutos sociales, o que sea el mismo órgano quien fije su propio reglamento, estableciendo el nombramiento de Presidente o Vicepresidente de la Junta Directiva o bien de la sociedad, o en ambos casos, qué calidades deben tener las persona que sean

nombradas, qué requisitos deben cumplir, etc. No hay duda alguna que en aras de lograr un adecuado funcionamiento de la Junta Directiva, resulta conveniente que existan unas personas que orienten y fijen parámetros internos. Lo trascendental es que no se desconozca la normatividad legal que gobierna a dicho cuerpo. Es así como, en el evento en que no exista disposición contractual que fije parámetros para ese fin, bien puede ser nombrado como Presidente o Vicepresidente de la Junta Directiva o de la compañía, la persona qu/e obtenga la mayoría requerida para tal efecto, bien sea miembro o no de la Junta o que siéndolo ostente la calidad de principal o suplente, pues en tal caso el suplente no estará ejerciendo las funciones propias del cargo simultáneamente con el principal, en el entendido que su gestión se limita como su nombre lo indica a presidir las reuniones del órgano con las facultades que ello comporta, pero en manera alguna podrá intervenir en las deliberaciones y decisiones que a éste le competen. 7.- En este orden de ideas, en relación con su inquietud, esta Oficina considera que a la luz de la normatividad legal vigente y partiendo de la base de la existencia de lo estipulado en los artículos 40 y 42 de los estatutos sociales a que hace referencia su consulta, es perfectamente viable que un miembro suplente de la Junta Directiva, sea nombrado como presidente de la misma, independientemente de que el miembro principal esté ejerciendo sus funciones, toda vez que la única condición estatutaria establecida es que sea miembro del órgano en cuestión. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.