SS - Oficio 220-20112

220-20115, 27 de marzo de 2003

Ref.: Radicación 2003-01-037675.- Derecho de Inspección.- El derecho de inspección debe ejercerse en el domicilio principal del ente económico. "Puedo en mi calidad de accionista de una sociedad anónima solicitar me sean entregados todos los auxiliares de la empresa para retirarlos de la compañía, pueda (sic) la compañía exigirme que por practicidad los revise dentro de las instalaciones de la empresa?." Al respecto es oportuno advertir, que de conformidad con lo previsto en el artículo 49 del Código de Comercio "Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos".

A su turno, el artículo 61 ibidem que junto con el artículo 62 y siguientes trata de la reserva y exhibición de libros de comercio, dispone "Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional" " Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles e las compañías, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas." Posteriormente, el artículo 66 ibidem establece que "El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente." En armonía con el anterior, en Decreto 2649 de l993 dispone en los artículos 127 y 133, que "Los libros deben

ser exhibidos en el domicilio principal del ente económico". De las normas transcritas podemos establecer lo siguiente: 1.- Que los libros auxiliares hacen parte de los libros del comerciante y que en tal razón están sujetos al régimen que sobre reserva y exhibición establecen las normas que regulan la materia. 2.- Que para el caso de la sociedad mercantil debe tenerse en cuenta que la titular de los libros es la sociedad (artículo 61 del Código de Comercio), esto es, que le pertenecen a ésta y no a sus asociados, atendiendo al principio consagrado en el artículo 98 del Código de Comercio, inciso segundo según el cual "La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados"; lo cual no es óbice para que los asociados, en los términos consagrados para cada especie de sociedad, ejerzan el derecho de inspección consagrado en la ley, artículo 61 del Código de Comercio. 3.- Que por expresa disposición legal (artículos 66 del Código de Comercio y 127 y 133 del Decreto 2649 de l993), el examen de los libros del comerciante, para el caso que nos ocupa, los libros de la sociedad mercantil de que se trate, debe llevarse a cabo en el domicilio principal del ente económico, incluido el ejercicio del derecho de inspección que asiste a los asociados de una sociedad. Así las cosas, es posible concluir, que no es sólo por cuestiones prácticas que debe ejercerse el derecho de inspección en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal, sino que por ministerio de la ley su exhibición no puede ser en lugar diferente, ni mucho menos ser retirados de aquel; salvo que la revisión se

refiera a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, a cuyo efecto "la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen tiene relación con las operaciones del establecimiento.", artículo 133 del Decreto 2649 ibidem. De otra parte, para mayor información sobre el tema sírvase consultar la página electrónica de la entidad cuya dirección es: www.supersociedades.gov.co.