SS - Oficio 220-20503

220-20503

Asunto: Otorgamiento de Poderes –Requisitos - Representación de Asociados.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 499.834-0, por medio de la cual alude al tema de los poderes otorgados por los accionistas para la representación en las reuniones del máximo órgano social, transcribe algunos artículos de los estatutos de la sociedad Autoboy S.A, y con base en ello plantea las siguientes inquietudes, que serán absueltas en el mismo orden en que fueron planteadas: “ 1. ¿Pueden los accionistas de la sociedad AUTOBOY S.A., otorgar poderes para su representación en las reuniones de la asamblea general a personas naturales que no figuran como socios inscritos de dicha sociedad?” . Para absolver esta inquietud, es pertinente realizar las siguientes consideraciones de orden temático y jurídico: El artículo 18 de la Ley 222 de 1995, que modificó el artículo 184 del Código de Comercio, consagra en la parte pertinente, que “ Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos….” . De la disposición anterior, se desprende de manera clara que únicamente son cuatro los requisitos esenciales que deben tenerse en cuenta para el otorgamiento de un poder por parte de los asociados, cuales son: a.- Que el poder otorgado por los asociados conste por escrito;

b.- Que en el mismo se indique de manera clara el nombre del apoderado y el de la persona que lo pudiere sustituir, si fuere el caso; c.- Que se señale la fecha de la reunión o la época de la misma y d.- Los demás requisitos señalados en los estatutos sociales. Valga anotar sobre esté último, que esos requisitos estipulados en los estatutos sociales, solo pueden hacer relación a cuestiones eminentemente de forma mas no de fondo, en lo relacionado con el otorgamiento del poder, toda vez que es de claridad meridiana que el derecho a la representación como tal, no puede estar sometido a la voluntad privada en tanto comporte limitaciones que lo impidan, al vaivén de las circunstancias o al capricho de los administradores. Es así por cuanto la representación es uno de los derechos que la ley le otorga a los asociados, es decir que es inherente a su calidad y en tal virtud el socio, sea persona natural o jurídica, está en plena libertad de designar a alguien de su entera confianza para que lo represente en las reuniones que celebre el máximo órgano social, dando para ese fin cabal cumplimiento a las formalidades que exige la ley en el artículo citado, de donde no resulta viable bajo ningún punto de vista, admitir que puedan exigirse por parte de la administración de la compañía, ni estipularse en los estatutos sociales, determinadas condiciones o calidades respecto de las personas que se designen. Tenemos como en la anterior disposición, la ley no estableció ningún requisito respecto de la condición del apoderado, luego pueden ser personas que detenten la calidad de asociados, siempre que no sean administradores o empleados de la sociedad ( artículo 185 ídem.) o personas ajenas a la misma (terceros

en general), máxime que donde la ley no distingue no le es licito hacerlo al interprete. En este orden, frente a su inquietud y teniendo como soporte únicamente lo contemplado en los artículos 10 y 31 de los estatutos sociales de la compañía que transcribe usted, en la comunicación que nos ocupa, se observa que si bien en el artículo 31 se estipula que un asociado solo podrá otorgar poder, amén de su representante legal a otro accionista, dicha cláusula está desconociendo la normatividad legal vigente, pues es nítido que se establece una variación de fondo que restringe sin fundamento el derecho conferido por la ley y por lo tanto, prevalece la disposición legal invocada en tanto tiene carácter imperativo y como tal es de obligatorio cumplimiento. Por tanto debe procederse a su modificación por la asamblea general de accionistas, reunida conforme las normas legales y estatutarias pertinentes. “ 2.¿ Pueden los herederos de un accionista fallecido representar las acciones de su fallecido padre, en asamblea general, sin haber registrado o realizado la partición de las acciones en la sucesión? ¿ Cual es el procedimiento?” . Sobre el asunto en cuestión, esta entidad se ha pronunciado en diversas oportunidades, por lo cual me permito remitirle copia del oficio 100-42480 del 31 de julio de 1997 para su cabal conocimiento. Como en el mencionado oficio se explica ampliamente, es claro que a los herederos del socio fallecido, la herencia se les defiere por testamento o mandato legal y por ministerio de la ley se les confiere la posesión legal de la misma, es decir, sobre todos los bienes relictos, sin que pueda hasta ese momento determinarse qué clase de bienes le

corresponden a cada heredero, hasta tanto se efectúe la partición y adjudicación de los mismos. Es así como hasta tanto se surta el trámite anterior, no es dable a los herederos otorgar poder para que una persona los represente con voz y voto dentro de una reunión del máximo órgano social, pues en esas condiciones todos los bienes herenciales se reputan de la herencia, lo que implica proceder según lo establece para ese fin la ley. “ 3. ¿Los poderes de representación de los accionistas para la Asamblea General requieren presentación personal ante Notario?” . Conforme con lo anotado en el punto primero de la presente comunicación, basta decir que los poderes otorgados por los asociados para el caso que nos ocupa, no requieren presentación personal ante notario, toda vez que la ley no previó esa solemnidad, luego es suficiente que el poder reúna los requisitos enunciados con anterioridad. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.