SS - Oficio 220-23029

220-23029, 19 de mayo de 2004

Ref.: A las reuniones de la junta directiva –medio, antelación temario de sesiones ordinarias y extraordinarias-, no le son aplicables, por analogía, las reglas para las reuniones del máximo órgano social.

Se avisa recibo de su escrito radicado con el número 2004-01-033372, mediante el cual, previa información de que estatutariamente se consagraron reuniones ordinarias y extraordinarias para la junta directiva, las primeras a celebrarse el segundo martes de cada mes en la hora y lugar establecidos en el contrato y sin necesidad de convocatoria, y las segundas, por convocatoria del gerente o dos de sus miembros, cuando las necesidades lo exijan, pregunta: 1. “ En ausencia de estipulación respecto del temario de las reuniones mensuales ordinarias, tiene aplicación supletiva, (como temario genérico supletivo) la parte del artículo 422 que se refiere a examen de la situación de la sociedad y a acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social?” . 2. “ Se debe o no cumplir el estatuto en cuanto a las reuniones ordinarias, aunque no esté expreso el temario en el mismo estatuto y por la pactada falta de convocatoria no hay como explicarlo?” . A fin de resolver las inquietudes planteadas, es preciso efectuar las siguientes precisiones de orden legal y doctrinal, a saber: De la normativa que regula la constitución y el funcionamiento de las sociedades de responsabilidad limitada, se observa que la junta directiva no es un órgano obligatorio en éste tipo societario, como sí sucede en las sociedades

anónima, si se tiene en cuenta que su regulación se contempla en la parte especial que gobierna el funcionamiento de las mismas (Art. 434 y ss C. de Co.). No obstante, en desarrollo del principio de la autonomía de las voluntad, cualquiera que sea el tipo societario, los asociados pueden incluir dentro de las cláusulas que regirán el funcionamiento de la compañía, la junta directiva como órgano de administración, caso en el cual, deben indicarse las atribuciones y funciones de la misma, así como su integración y las mayorías deliberativas y decisorias (Art. 110, Num 6º Ib.), salvo lo referido, entre otros aspectos, al sistema de elección, el cual debe será por aplicación del sistema de cuociente electoral, en la forma y términos previstos en el artículo 197 C. de Co. En resumen, en materia de funciones y atribuciones, es claro que el legislador autoriza a los asociados para que vía contractual determinen cuales atribuciones correspondan al máximo órgano social, siempre que no se trate de las privativas, como por ejemplo la designación del revisor fiscal, conforme lo señala el artículo 204 ibidem. Ahora bien, aunque es cierto que el ordenamiento jurídico mercantil determina que los asociados deben reunirse en sesiones ordinarias y extraordinarias, precisando la finalidad, época y temario de cada uno de los tipos de reuniones, guarda silencio respecto de las sesiones de la junta directiva, se limita a señalar, entre otros asuntos su funcionamiento, en lo que hace relación a las mayorías deliberativas y decisorias, y en cuanto a la convocatoria, precisa que se reunirá validamente cuando sea convocada “ ... por ella misma, por el representante legal, por el

revisor fiscal, o por dos de sus miembros que actúen como principales” (resaltado fuera de texto – Art. 437

C. Co.), .

Téngase en cuenta que el asunto consultado, clases de reuniones, temario, medio y antelación de la convocatoria para las reuniones de la junta directiva, si bien no se encuentra regulado en la legislación mercantil, en modo alguno se opone a que en los estatutos de la sociedad se reglamente el tema, caso en el cual es ley para las partes contratantes, por tanto de obligatoria observancia por los asociados (Art. 1602 C. C. ). Sin embargo, como es un tema cuyo desarrollo depende exclusivamente del querer de los asociados (Art. 110, Num 6 Cit, concordante con el artículo 438), pues no existe legislación ni regulación al respecto, no es viable por analogía aplicar normas que regulan otra materia como es el caso de las reuniones del máximo órgano social, toda vez que ella se predica teniendo en cuenta que “ Cuando no hay ley exactamente aplicable al caso controvertido, se aplicaran leyes que regulen casos o materias semejantes...” , caso ajeno al que se examina pues, como se advirtió anteriormente, se trata de cláusulas que dependen exclusivamente del arbitrio de los contratantes y no de un vacío de orden legal. Así las cosas, lo conveniente será una reforma estatutaria, adoptada con las mayorías previstas en la ley o en los estatutos para el efecto, a fin de regular en su integridad el tema o, por el contrario, suprimir del contrato de sociedad cualquier cláusula que interfiera con el normal desarrollo y funcionamiento de los órganos de administración, quienes por ley están facultados para tomar determinaciones tendientes a que la sociedad cumpla los fines para los cuales fue

constituida (Arts. 438 Ibidem). Entretanto, siempre que no contravengan normas legales, los administradores de la compañía, entre ellos, el representante legal y los miembros de la junta directiva, deberán velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, so pena de las sanciones previstas en la ley y de la responsabilidad solidaria e ilimitada por los perjuicios que se cause a la sociedad, a los asociados y terceros en general (Arts. 22, 23 y 24 de la Ley 222/95). En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.