SS - Oficio 220-23233

220-23233, 19 de mayo de 2004

Ref: La práctica mercantil de la periodicidad de las reuniones de junta directiva, no tiene la virtud de modificar los estatutos.

Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 2004-01-056933, mediante la cual solicita se le respondan las siguientes inquietudes:

1. Si en los estatutos Sociales de una sociedad anónima se establece que, además de la reunión ordinaria anual, la junta directiva se reunirá al menos una vez al mes, es posible que la junta directiva mediante votación unánime reforme la periodicidad de las reuniones sin requerir de una reforma estatutaria?.

2. Implicaría la costumbre de no haberse reunido en el pasado mensualmente sino trimestralmente una violación a los estatutos? De ser así como se subsanaría la violación?.

Sobre el particular, en relación con el primer interrogante planteado, es preciso tener en cuenta que conforme al artículo 110 del Código de Comercio, la escritura de constitución de una sociedad comercial, debe contener las previsiones consagradas en esa disposición, dentro del que se encuentra la prevista en el numeral 6º, relativa a la forma de administrar los negocios sociales, presupuesto que para el caso de las sociedades anónimas impone incluir como órgano de administración a la junta directiva. Al respecto, los artículos 434 y siguientes del Estatuto Mercantil que regulan lo relativo a este órgano de administración, no prevén nada acerca de la periodicidad de las reuniones del cuerpo colegiado; sin embargo, toda vez que el contrato social es ley para las partes, conforme al artículo 1602 del Código Civil, cualquier modificación a la periodicidad de las reuniones establecida en los estatutos, es un cambio del mismo que implica una reforma

estatutaria, la que conforme al artículo 158 ibidem, deberá reducirse a escritura pública y registrarse en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma, para que produzca efectos frente a terceros. Confirma lo expuesto, la previsión contenida en el artículo 118 ibidem, la que a su turno dispone lo siguiente: "Frente a la sociedad y a terceros no se admitirá prueba de ninguna especie contra el tenor de las escrituras otorgadas con sujeción a los artículos 110 y 113, ni para justificar la existencia de pactos no expresados en ella." En este orden de ideas, no es viable jurídicamente, que la junta directiva mediante votación unánime reforme la periodicidad de las reuniones establecidas en los estatutos sociales, caso diferente es que en un momento determinado, estando presentes la totalidad de los miembros que conforman dicho órgano, se reúnan en cualquier fecha y lugar sin necesidad de convocatoria alguna. En cuanto hace al segundo interrogante, es pertinente precisar que el hecho que sea una práctica corriente dentro de la sociedad, que la junta directiva en vez de reunirse mensualmente como parece que esta pactado en los estatutos, lo haga trimestralmente, constituye una violación al contrato social, y por tanto, deben celebrarse reuniones conforme está establecido o procediendo a realizar la correspondiente reforma de los estatutos sociales con todas las formalidades previstas en el pacto social y en la ley (artículo 68 de la ley 222 de 1995). En los anteriores términos esperamos haber atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.