SS - Oficio 220-25232

220-25232 del 29 de mayo de 2002

Ref: Publicidad en la información de las sociedades.

Se recibió vía Internet su comunicación radicada con el número 2002-01-053140, mediante la cual consulta cuál de la información de una sociedad es pública, el procedimiento a seguir para adquirir esta información, cuáles son los requisitos necesarios para adquirir información pública de una sociedad y si se puede acceder vía internet y a cual entidad. Al respecto, es preciso observar que el tema de su consulta tiene directa relación con el registro mercantil que cumplen las cámaras de comercio, como instituciones de orden gremial sujetas a la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, entidades encargadas entre otras funciones de servir como instrumentos de publicidad de los actos y contratos que de acuerdo con la ley, deban darse a conocer a los terceros. El artículo 26 del Código de Comercio dispone que el registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. Agrega la misma disposición en su inciso 2º: "... El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos." Por su parte, el artículo 27 ibídem, establece que el registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.

En este sentido la ley 222 de 1995 dispuso en su artículo 40 numeral 3º, que al Gobierno Nacional le corresponde expedir reglamentación sobre los libros que deberán registrarse, los requisitos de tal registro y la entidad ante la que deba cumplirse la correspondiente diligencia, presupuesto que dio lugar a la Resolución 1072 del 31 de mayo de 1996, mediante la cual la Superintendencia de Industria y Comercio expidió una nueva reglamentación orientada a cumplir adecuadamente la función del registro mercantil por parte de las Cámaras de Comercio. Tal reglamentación en su artículo 1 establece cuáles son los libros que deben llevarse, entre los que se cuentan: el lll, del concordato y liquidación obligatoria. El VI, de los establecimientos de Comercio. El IX, de las sociedades comerciales e instituciones financieras. El Xlll, de las sociedades civiles. El XVll, de las sociedades comerciales de hecho, libros entre los que se podrán encontrar los actos contratos o documentos que las sociedades deben dar a conocer a los terceros para cumplir exigencias correspondientes a la publicidad de ciertos actos, o atender requerimientos de eficacia probatoria del contenido de un documento, o para garantizar la autenticidad de los mismos. Por vía de ejemplo, los artículos 110 y 112 del Código de Comercio, en forma imperativa establecen la obligación de constituir las sociedades comerciales por escritura pública y ordenan efectuar su registro en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio principal de la sociedad, so pena de que el contrato sea inoponible a terceros, aunque se hubieren entregado los aportes. De lo dicho se concluye sin perjuicio de mejor opinión por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio,

que los actos contratos y documentos que la ley obliga a publicar a fin de ponerlos en conocimiento de los terceros interesados son aquellos previstos en la Resolución 1072 del 31 de mayo de 1996 y que es a la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad, a donde deberá dirigirse en aras a conocer el procedimiento para acceder a la información requerida.