SS - Oficio 220-26968

220-26968, 07 de junio de 2004

Ref.: Soportes contables; papeles y libros de comercio y términos convencionales. Las consultas relacionadas con las EPS corresponden a la Superintendencia Nacional de Salud. Se informa traslado.

Aviso recibo de su escrito radicado con el número 2004-01-060612, mediante el cual formula algunas consultas relacionadas con temas del resorte de esta Entidad, las cuales se resolverán en el orden planteado, a saber:

1. Que se entiende por soportes contables y cual su fundamento normativo La respuesta al interrogante planteado, se encuentra en el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el cual reza: "Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren....".

De la preceptiva transcrita se colige entonces que los soportes contables son todos aquellos documentos, internos o externos, que respaldan o fundamentan las transacciones registradas en los comprobantes de contabilidad y en los libros de contabilidad del ente económico, ello concordante con lo dispuesto en el artículo 124 ibidem, que precisa la elaboración y formalidades de los comprobantes de contabilidad, en forma que guarde "...la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones".

2. Que constituye papeles de comercio Para dar respuesta al interrogante planteado, basta con transcribir algunos apartes del Oficio 22023574 de 30 de marzo de 2003, expedido por la Entidad frente a una consulta sobre las disposiciones legales o conceptos emitidos por la Superintendencia de Sociedades, relacionados con los libros necesarios para una sociedad comercial y si los libros auxiliares tienen carácter son obligatorio. "(....) Con el fin de determinar a cabalidad cuales son los libros y papeles que conforme las normas legales, son obligatorios de llevar por parte de los comerciantes, es preciso realizar las siguientes precisiones: 1.- El artículo 49 del Código de Comercio, consagra "Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos". 2.- A su vez el numeral 2 del artículo 19 del Código de Comercio, establece que es obligación de todo comerciante, "Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad", y el numeral 7 del artículo 28 de la misma obra, se refiere a los libros que deben necesariamente inscribirse en el registro mercantil, cuales son "los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas directivas de sociedades comerciales". 3.- En cuanto hace a los libros de contabilidad, es claro entonces que los comerciantes deben registrar en la Cámara de Comercio respectiva, aquellos que "consideren necesarios para asentar en orden cronológico sus operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales que no superen las operaciones de un mes, a lo

sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de cada cuenta, sus movimientos débitos y créditos y sus saldos, por períodos no mayores a un mes" (Doctrinas Contables – 1997 Superintendencia de Sociedades, pagina 99). 4.- A su vez el artículo 125, inciso 3 del Decreto 2649 de 1993, dispone que los comerciantes "deben llevar los libros necesarios para el registro de todas sus operaciones". 5.- Actualmente no existe norma legal alguna que consagre la obligación de llevar y registrar libros específicos de contabilidad, es decir que tengan nombre propio, toda vez que la ley no los ha señalado; por lo tanto los comerciantes deben llevar los libros que consideren necesarios a fin de que la contabilidad sea comprensible y útil. Es así como, según lo consagrado el artículo 125 del citado decreto 2649, tenemos que se deben llevar los libros necesarios para: "1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los soportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: a– Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global. b – Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

cConocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas u otras. dControlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos. eConciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5.- Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico. 6.- Cumplir las exigencias de otras normas legales" 6.- El Consejo de Estado haciendo mención de un pronunciamiento de esta entidad sobre los libros que son indispensables llevar, conceptúo: "La Superintendencia de Sociedades opinó con carácter doctrinario, cuáles a su entender son los libros "indispensables" mas no obligatorios, como aquellos que por corresponder a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas por el mismo código, resultan de una manera razonable. Consideró así que de la obligación de registrar en orden cronológico las operaciones (artículo 53 del Código de Comercio), se deduce la necesidad del libro diario; de la obligación de utilizar el sistema de la partida doble (art. 50), se deduce la necesidad de llevar el mayor y del deber de hacer inventarios inicial y periódicos, así como de un balance general (art. 52), surge la de llevar al que se conoce como libro de inventarios y balances. Pero esta armónica y muy juiciosa interpretación de las normas mencionadas, no ha sido elevada al canon reglamentario por respeto precisamente al artículo 49 que reservó a la LEY la determinación de los libros

obligatorios y al artículo 48 que consagró la libertad de procedimientos técnicos-contables, que bien pueden llevarse en medios distintos al tradicional de los "libros", siempre que garanticen el "conocimiento y prueba" de la historia clara, completa y fidedigna, tanto individual como general del comerciante" C.E. Sec. Cuarta, Sent. mar. 25/88) 7.- Resumiendo, tenemos que como conforme se deduce de lo consagrado en el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante llevar los libros de registro de accionistas, de actas de las reuniones de los máximos órganos sociales de las compañías así como los de las juntas directivas. En lo que hace relación con los libros de contabilidad, si bien es obligatorio llevarlos, es claro que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, éstos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean presentadas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o global no superiores a un mes, como lo señala el numeral 1 del artículo 125 del decreto 2649 de 1993 (artículo 4 del citado Decreto) y teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 50, 52 y 53 del estatuto mercantil, es necesaria la utilización de los llamados Libro Diario y Mayor y Balances, amén de los auxiliares que se consideren indispensables para una mayor comprensión de la contabilidad. Valga tener en cuenta que por no establecerlo así la ley, los libros auxiliares no requieren ser inscritos en el registro

mercantil".

3. En materia contractual, los días se entienden hábiles o calendario, y cual es su fundamento normativo.

Para dilucidar la pregunta planteada, téngase en cuenta lo que respecto de las reglas para los plazos dispone el artículo 829 del ordenamiento mercantil, el cual reza: "En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las reglas que a continuación se expresan: 1) Cuando el plazo sea de horas, comenzará a contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el último segundo de la última hora inclusive; 2) Cuando el plazo sea de días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra cosa, y 3) Cuando el plazo sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año; si éste no tiene tal fecha, expirará en el último día del respectivo mes o año. El plazo que venza en día feriado se prorrogará hasta el día siguiente. El día de vencimiento será hábil hasta las seis de la tarde. Parágrafo 1º. Los plazos de días señalados en la ley se entenderán en hábiles, los convencionales, comunes. Parágrafo 2º. Los plazos de gracia concedidos mediante acuerdo de las partes, con anterioridad al vencimiento del término, se entenderán como prórroga del mismo" (resaltado fuera de texto). En ese orden de ideas, se colige claramente que en los contratos celebrados entre particulares, los días se entienden calendario, siempre que no se haya estipulado otra cosa. Ahora bien, como los interrogantes planteados en los Núms. 1º, 3º, 4º y 6º del escrito hacen relación a la

naturaleza; el régimen normativo y conservación de los denominados formularios de afiliación a las Entidades Promotoras de Salud, asuntos que escapan a la orbita de competencia de esta Entidad, en cumplimiento al artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, en la fecha se está dando traslado a la Superintendente Nacional de Salud, entidad ubicada en la calle 13 No. 3276 Pisos 6, 7, 8 y 9, de esta ciudad, para los fines que considere pertinentes. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Señores

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Calle 13 No. 3276 Pisos 6, 7, 8 y 9 Ciudad.

Ref.: Traslado de petición por competencia.

Distinguidos señores: Por tratarse de asuntos de competencia de esa Superintendencia, en cumplimiento al artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, comedidamente me permito remitir copia de la radicación 200401060612, a fin de que se resuelvan los interrogantes planteados, por el doctor RAMIRO VARGAS DÍAZ, en los numerales 1º, 3º, 4º y 6º del escrito, los cuales hacen relación a la naturaleza; el régimen normativo y conservación de los denominados formularios de afiliación a las Entidades Promotoras de Salud.