SS - Oficio 220-37534

220-37534, junio 6 de 2003

Distinguido doctor: Me refiero a su escrito radicado en este Organismo con el número 2003-01-076468, mediante el cual expresa que en una sociedad de responsabilidad limitada el gerente y su suplente son a su turno administradores (miembros de junta) de una sociedad en la cual la compañía que representan es asociada, y pregunta si de acuerdo con nuestro ordenamiento positivo resulta legalmente viable la institución de la representación legal con el propósito exclusivo de aprobar o improbar los estados financieros y cuentas de fin de ejercicio en compañías en donde se tenga participación en el capital social.

Al respecto resulta pertinente efectuar las siguientes consideraciones de orden legal: En primer término es preciso detenerse en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 en donde se incluyen como deberes genéricos de los administradores, y el representante legal de una compañía lo es, obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia y cuidado de un buen hombre de negocios, con la finalidad de hacer énfasis en que su actuación debe estar inspirada en tales principios orientadores. A ese respecto es pertinente detenerse en el principio de la lealtad, según el cual sencillamente el representante legal debe en su actuar consultar los mejores intereses de la compañía. Ahora bien, como quiera en la gestión del administrador pueden presentarse eventos en los cuales sé este frente a actos que involucren conflicto de interés, el representante legal, para el caso que suscita su inquietud habrá de abstenerse de actuar. Refiriéndonos puntualmente a su consulta, para este despacho el posibilitar la figura de la representación legal con

la sola finalidad de aprobar o improbar estados financieros, desvirtúa tal institución legal y constituye genéricamente una compuerta para hacer nugatorio el régimen de prohibiciones contenido en el artículo 185 del Estatuto Mercantil, pues se hace énfasis en que a parte final del artículo en cuestión dispone que los administradores y empleados de una sociedad no podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio y las de liquidación. En este orden de ideas debe señalarse que en el citado artículo 185 se consagran tres restricciones aplicables tanto a los administradores como a los empleados de la sociedad; dos de las cuales afectan las participaciones sociales en reuniones de máximo órgano social y la otra vicia la votación en ciertas materias. Los dos primeros supuestos, como es bien sabido, prohiben la representación de las participaciones ajenas – con excepción de la representación legaly la sustitución de poderes y por tanto regulan vicios predicables de actos de apoderamiento, y tercer supuesto tiene que ver con el ejercicio irregular del poder de voto. En consecuencia, si se examina la referida norma se observa como únicamente una de sus hipótesis, la que tiene que ver con el voto en materias vedadas a los administradores, se podría afectar la decisión con nulidad absoluta, en el evento en que el voto indebido de los administradores forme parte de la mayoría decisioria impugnada, razón por la cual la representación circunscrita al fin expuesto en la comunicación que nos ocupa, se constituiría en un mecanismo para evadir la limitación establecida al ejercicio del poder de voto, precedido desde el punto de vista lógico de una deliberación. Es por tanto al representante legal principal y suplente y su junta de socios a los cuales corresponde adoptar las

determinaciones a las que hubiese lugar. Finalmente, a simple título ilustrativo se destaca que en concepto del profesor Gabino Pinzón el gerente de una sociedad es en esencia "…un representante legal de la sociedad como persona jurídica, un gestor o ejecutor de los negocios sociales y un administrador de los bienes de la compañía", y las inversiones de una sociedad en otra lo son, de tal manera que la representación legal restringida al propósito que figura en el oficio en cuestión, es contraria a la filosofía de la institución, se aparta de los deberes inherentes a su calidad de administrador y a la responsabilidad que eventualmente pudiese atribuírsele.