SS - Oficio 220-40508

220 –40508, julio 30 de 1998

REF : LA REPRESENTACIÓN LEGAL - ACTUACIÓN DEL SUPLENTE.

Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 290871, por medio de la cual solicita un concepto sobre una consulta realizada a esa Cámara de Comercio por un afiliado de la misma, a cerca de la actuación del representante legal suplente de una sociedad, cuando debe ser llamado para reemplazar al principal y sobre la inscripción de dicho nombramiento. Sobre el particular y en aras de contribuir a dar claridad al tema planteado, lo cual estamos seguros será de beneficio para la Cámara de Comercio de la cual usted es el Presidente Ejecutivo, me permito realizar las siguientes consideraciones : 1.- El Código de Comercio en el inciso 2 del artículo 98, estipula que una vez constituida legalmente una sociedad, se conforma una persona jurídica diferente de los socios individualmente considerados y por consiguiente para poder actuar frente al mundo exterior, necesita de la vinculación a la misma de personas que en un momento determinado la representen. 2.- A su vez el artículo 196 ibídem, consagra que la representación de la compañía y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. 3.- En las sociedades de responsabilidad limitada la representación legal puede ser ejercida o bien por todos y cada uno de los socios o bien por un gerente. En este último caso, la persona designada para tal efecto actúa en nombre de la persona jurídica respectiva ( artículo 358 y 372 del Código de Comercio) 4.- En las compañías del tipo de las anónimas, para representar a la persona jurídica se tendrá un

representante legal con uno o más suplentes, los cuales son nombrados por la Junta Directiva, a menos que en los estatutos sociales se consagre que estos los realiza el Máximo Organo de la compañía (artículos 187, 196, 198 y 440 del Estatuto Mercantil). 5.- Ahora bien, la representación legal de las sociedades, independientemente del tipo societario adoptado, puede desempeñarse por una persona natural o por una persona jurídica, pues dentro de las disposiciones legales pertinentes no existe norma alguna que lo prohiba. 6.- Es claro que la representación legal de una compañía, debe ser ejercida por las personas designadas, dentro de los lineamientos fijados por el contrato social, los cuales a su vez deben estarse en un todo sujetos a las disposiciones legales correspondientes. 7.- La importancia de la representación legal frente a los asociados como a los terceros en general, es de tanta trascendencia que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para evitar que una sociedad quede sin una persona que la represente en un momento determinado, como cuando se da el caso de la falta absoluta del mismo. Es aquí cuando es indispensable la existencia de la figura denominada SUPLENCIA. 8.- El fin de la anterior figura es única y exclusivamente reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de la representación legal de una compañía. El significado de la palabra SUPLENCIA, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, es “ acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción” . Es claro entonces que para que el representante legal suplente, pueda desempeñar válidamente las funciones de su cargo, debe necesariamente darse la ausencia del titular del mismo. 9.- Sobre el tópico anterior, la Superintendencia de Sociedades ha manifestado que “ al aceptar una

persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones correspondientes” “ Por tanto a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento de la junta de socios emitido con base en las disposiciones contractuales, se hayan otorgado al suplente como tal facultades especiales para representar a la sociedad, el mismo deberá abstenerse de celebrar cualquier acto en el que se pretenda involucrar a la compañía, ya que él carece de capacidad para ello” . “ En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha, claro está, que el titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador” (Oficio SL7717 del 22 de Marzo de 1991). 10.- La anterior figura la encontramos consagrada, por ejemplo, para las sociedades anónimas, en el artículo 440 de la legislación mercantil, el cual dispone que “ La sociedad anónima tendrá por lo menos un representante legal con uno o más suplentes, designados por la junta directiva para periodos

determinados, quienes podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos en cualquier tiempo. Los estatutos podrán deferir esta designación a la asamblea” . Si bien de manera expresa no se dice nada con respecto a las sociedades de responsabilidad limitada, ni existe norma alguna que lo prohiba, es nítido que a las mismas se les aplica lo dispuesto por el anterior artículo, teniendo en cuenta lo consagrado en el artículo 372 ídem al disponer que “ En lo no previsto en este título o en los estatutos, las sociedades de responsabilidad limitada se regirán por las disposiciones sobre sociedades anónimas” . 11.- Con respecto a la publicidad que de cara a los terceros en general requieren dichos nombramientos, es claro que frente a la Cámara de Comercio de la cual usted es Presidente Ejecutivo no existe duda alguna al respecto, no obstante en aras de redondear el tema que nos ocupa, tenemos como nuestra legislación mercantil prevé varias disposiciones que se refieren a dicha inscripción. En efecto, conforme el numeral 9 del artículo 28 del Código de Comercio, deberán inscribirse en el registro mercantil, la designación de los representantes legales de las sociedades, entendiéndose los principales y los suplentes. Esta inscripción se llevará a cabo presentando copia del acta de la reunión del órgano social, llámese Junta Directiva, Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios. Dicha inscripción podrá negada cuando en el momento de solicitarla se detecten por parte de la Cámara de Comercio respectiva que “ no se hayan observado respecto de las mismas las prescripciones de la ley o del contrato”

(artículo 163 ibídem. 12.- Las personas inscritas debidamente ante la Cámara de Comercio, como representantes legales de una sociedad, sean principales o suplentes, de acuerdo con el artículo 163 ajusdem, “ conservarÁn tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección” . Se busca con esto indiscutiblemente dar plena seguridad a los terceros que en determinadas circunstancias contratan con la persona jurídica y que la representan a la luz de las disposiciones legales y estatutarias pertinentes. 13.- Para probar las inscripciones en general , el artículo 30 del Código de Comercio es contundente al consagrar que se requiere un certificado expedido por la Cámara de Comercio o una inspección judicial practicada en el registro mercantil. Concretamente con lo que tiene que ver con la representación legal, el segundo párrafo del artículo 117 de la obra citada dice que, “ bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso” . 14.- Es interesante hacer hincapié en la responsabilidad que les incumbe a los administradores de las compañías, máxime que son ellos quienes detentan el manejo de los asuntos sociales en todos los frentes y sobre quienes recaen la guarda del patrimonio de los asociados. Valga anotar en este tópico, que la ley entiende como administradores al representante legal, el liquidador, el factor, los miembros

de junta o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. (artículo 22 de la ley 222 de 1995). De acuerdo con el artículo 24 de la mencionada ley, que modificó el artículo 200 del Estatuto Mercantil, “ Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten” “ En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador....” 15.- Resumiendo, tenemos que los representantes legales de una sociedad, sean principales y suplentes, una vez nombrados por el órgano social respectivo, deben inscribirse en el registro mercantil para que el ejercicio de sus cargos sea oponible a terceros, para lo cual se requiere presentar copia del acta pertinente. Igualmente se recalca que para que el representante legal suplente pueda desempeñar el cargo, se requiere, no la ausencia material del titular, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones que le han sido asignadas, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento del máximo órgano social, se le hayan asignado al representante legal suplente, facultades especiales para representar a la sociedad, sin necesidad de que se de la circunstancia anterior.