SS - Oficio 220-41381

220-41381, 26 agosto de 2004

Ref: Modificación a los estados financieros de propósito general y la certificación de tales estados financieros por revisor fiscal no inscrito en el registro mercantil.

Me refiero a su escrito en referencia a través del cual formula una consulta que hace relación a la presentación de unos estados financieros de propósito general en cumplimiento de un requisito para una licitación y así mismo, el alcance de la inscripción del nombramiento de revisor fiscal en el registro mercantil de la Cámara de Comercio. Por considerarlo de interés, hare una mención a las normas relacionadas con la temática de sus inquietudes, a fin de responder a las mismas de manera general y en abstracto y limitada a las materias de nuestra competencia. Para resolver la primera parte de la consulta, empezaré el análisis con base en las normas legales que establecen la obligación de preparar y difundir estados financieros de próposito general, en el entendido que el caso que nos ocupa está relacionado con éstos; los requisitos mínimos que deben cumplir para que generen los efectos previstos por el legislador en cada caso, el alcance de la certificación y el dictamen de los mismos, y, la rectificación de que trata el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, panorama normativo que se complementará con las prescripciones del Decreto 2649 de 1993, a travès del cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Dispone el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 que: "A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito

general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere" El artículo 36 ibidem, se ocupa de señalar en forma expresa el carácter de las notas a los estados financieros, con las cuales dice, "conforman un todo indivisible", sentando como principio el deber de prepararlas y presentarlas "conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados". A continuación el artículo 37 idem defiere en el representante legal y el contador "bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros" el deber de "certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros", y define la certificación como el acto de declarar "que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros." En armonía con el anterior, el articulo 38 ejusdem, define los estados financieros certificados, de los cuales dice, que son aquellos que "se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas." En este estado y luego de garantizar en debida forma la presentación de los estados financieros, el legislador consagra respecto de ellos presunción de autenticidad en el artículo 39 ibidem, en los siguientes términos: "Salvo prueba en contrario, los estados financieros certificados y los dictámenes correspondientes se presumen auténticos". Así mismo, en aras de preservar dicha presunción, establece en general y en abstracto en el artìculo 40 de la ley mencionada, mecanismos de rectificación de los estados financieros y de las notas, atribución

que corresponde a las entidades gubernamentales que ejercen inspección, vigilancia o control, que son las facultadas por el legislador para "ordenar rectificar los estados financieros o las notas que no se ajusten a las normas legales". Tratándose de estados financieros de fin de ejercicio, las rectificaciones afectarán el período objeto de revisión, siempre que se notifique dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se hayan presentado en forma completa ante la respectiva autoridad. Pasado dicho lapso las rectificaciones se reconocerán en el ejercicio en curso. En armonía con las anteriores normas y con fundamento en el artículo 36, es oportuno citar el artículo 106 del Decreto 2649 ibidem, que enseña la manera como debe hacerse el reconocimiento de los errores contables a cuyo efecto señala que: "Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren." Debe agregarse así mismo, que el artículo 64 del Decreto 2649 ibidem, inciso 9º, que regula el tratamiento que debe darse (a las) Propiedades Planta y Equipo, establece que: "El valor de realización actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del período en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, mediante avalùos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral,

experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sería inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del período utilizando indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales o, a falta de éstos, por el PAAG correspondiente." Como complemento de lo anterior, la Superintendencia de Sociedades en cumplimiento de expresas atribuciones legales, artículos 82 y siguientes de la Ley 222 ibidem, entre otros asuntos a su cargo, en materia contable, imparte las instrucciones necesarias a tal próposito, como es el caso de la Circular Externa No 002-de 2004, a través de la cual fija los parámetros que deben tenerse en cuenta, entre otras personas, por las sociedades sujetas a Vigilancia, a las que corresponde remitir estados financieros de propòsito general en las fechas y condiciones allí establecidas (anexo la circular). En este orden de ideas, es evidente que el legislador regula in extenso la preparación y presentación de los estados financieros dada la importancia que tienen, no sólo frente a los asociados, sino tambien ante los terceros y el Estado mismo que se basa en ellos para tomar determinaciones, como las que se mencionan en el escrito motivo de estudio. De ahí que, por ejemplo, las correcciones y/o modificaciones que se introduzcan al mismo deban serlo, única y exclusivamente a través de los mecanismos que establece la ley y en las circunstancias de tiempo, modo y lugar por ella señalados, de tal manera que las modificaciónes y/o correciones, no atenten contra la autenticidad de los estados financieros y por contera, no afecten el principio de fidegnidad protegido por el legislador a través de

tales mecanismos. Hechas las anteriores precisiones, procederé a resolver sus inquietudes no sin antes advertirle que el presente pronunciamiento es sin perjuicio de las condiciones establecidas en el respectivo pliego; me refiero en primer lugar a la pregunta que dice: "Para el día 27 de julio, cuales estados financieros debe tener en cuenta la administración si los que estában registrados en la Superintendencia con anterioridad a esta fecha o los que se presentaron en la propuesta con la variación referida y aprobada por la asamblea en fecha 26 de julio de 2004, cuya información se solicitó ser retrasmitida hasta el 13 de agosto de 2004" "Igualmente, cuanto plazo tiene una Entidad vigilada para que se envíen los Estados Financieros a la supersociedades que fueron sujetos de modificación?." A este respecto y conforme lo hasta aquí expuesto, tenemos que el ente económico sólo puede elaborar un solo estado financiero de fin de ejercicio, independientemente de las correcciones que deban introducirse a los mismos con posterioridad al respectivo corte de fin de ejercicio. Y es justamente para preservar su integridad y la autenticidad de que los dota la ley, salvo prueba en contrario, que el legislador establece precisos mecanismos para introducir las correcciones a que hubiera lugar, las cuales, reitero, de ninguna manera implican que se trate de un estado financiero diferente. En cuanto al plazo para retrasmitir los estados financieros con las correcciones, la Superintendencia de Sociedades, atendiendo a las circunstancias de tiempo, modo y lugar, señala en cada caso el respectivo término. Posteriormente, y para plantear los tres interrogantes finales de su escrito, hace una mención de los siguientes

hechos: "En segunda instancia, los demás proponentes indicaron que los Estados Financieros de Semillas Arroyave S. A., fueron suscritos por el revisor fiscal nombrado mediante acta de la asamblea general de accionistas de fecha 26 de julio de 2004, sin que se haya efectuado la inscripción en el registro de la Cámara de Comercio para la fecha límite de presentación de las propuestas (27 de julio a las 3:00 p.m.), tal como consta en el Certificado de Existencia y Representación legal allegado por el proponente mencionado. Asi las cosas, observa la administración que si bien es cierto la sociedad había cancelado el valor por concepto de inscripción del acta de nombramiento del nuevo revisor fiscal en la Cámara de Comercio el día 27 de julio de 2004), fecha en la que la Red ya había recepcionado la propuesta y había expirado el plazo de presentación. Con base en lo anterior, surgen los siguientes interrogantes:

1. La Superintendencia de Sociedades considera de plena validez el dictamen que hace el revisor fiscal a los Estados Financieros, sin que la Cámara de Comercio haya procedido a su inscripción, habida cuenta de su nombramiento como tal mediante el Acta de Asamblea General de Accionistas No. 004 y el pago de los derechos de inscripción en la Cámara de Comercio?

2. Sería factible que la entidad aceptara el dictamen a los Estados Financieros realizado por el revisor fiscal, aunque se haya inscrito formalmente en la Cámara de Comercio al día siguiente (28 de julio de 2004) de haber presentado la propuesta?.

3. Cobraría (sic) efectos jurídicos los actos del Revisor Fiscal con el simple hecho del pago de los

derechos de inscripción del acta mediante la cual se nombra?" Sobre el particular tenemos lo siguiente: Respuesta Interrogante No. 1: Es oportuno reiterar, que le corresponde a la Superintendencia de Sociedades la Inspección, Vigilancia y Control de las sociedades mercantiles, en las circunstancias previstas por el legislador en el artículo 83 y siguientes de la Ley 222 de 1995, constituyéndose en eje de dichos niveles de supervisión, la facultad de velar porque las sociedades en su formación y funcionamiento se ajusten a la Ley y a los estatutos sociales. Es por ello, y en razón a que los actos sujetos a registro sólo producen efectos respecto de terceros" a partir de la fecha de su inscripción", que esta entidad al recepcionar los estados financieros de propósito general para verificar que se hallen debidamente dictaminados, utilice como medio probatorio de la inscripción en el registro mercantil del nombramiento del revisor fiscal que los dictamina, el certificado expedido por la respectiva Cámara de Comercio del domicilio social, sin perjuicio de la inspección judicial a que también se refiere el artículo 30 del citado Código. Respuesta Interrogante No. 2: No es posible emitir pronunciamiento respecto a este numeral, sobre todo tratándose del cumplimiento de unos requisitos establecidos para ser cumplidos por terceras personas, en general y en abstracto y por tanto en igualdad de condiciones para el logro de una finalidad específica. Respuesta Interrogante No. 3: No cuenta la Superintendencia de Sociedades con facultad para determinar el alcance del hecho enunciado, sin perjuicio de advertir que la inscripción en el registro mercantil de los actos de la

sociedad, entre otros, el nombramiento del revisor fiscal, tiene como finalidad dotar de publicidad y oponibilidad dicho acto, al tenor expreso de la ley (artículo 29 del Código de Comercio en concordancia con el artículo 163 ibidem). En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta la cual surte los efectos previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.