SS - Oficio 220-44238

220-44238, julio 8 de 2003

Ref: Distribución de utilidades y reparto de dividendos.

Se recibió su comunicación radicada con el número 2003-01-091291 del 19 de mayo de 2003, mediante la cual consulta si es o no viable que la asamblea decida dentro de su seno hacer decretos de dividendos sujetos a plazo o aprobar decretos parciales dentro de la misma asamblea, es decir, fijando varias fechas de decreto y exigibilidad para cada uno de tales decretos parciales. A su vez, solicita se le informe: “ Contablemente, ¿el registro como pasivo externo de un decreto así aprobado debe efectuarse en la cuenta del pasivo externo una vez llegado el plazo? Debe entenderse por tanto, que sólo al vencerse el plazo el dividendo tiene la calidad de exigible?.” Para responder el primer interrogantes es preciso tener en cuenta que el pago de dividendos fue definido por el legislador en el artículo 455 del Código de Comercio, que dispone lo siguiente: “ Hechas las reservas a que se refieren los artículos anteriores, se distribuirá el remanente entre los accionistas. El pago del dividendo se hará en dinero efectivo, en las épocas que acuerde la asamblea general al decretarlo y a quien tenga la calidad de accionista al tiempo de hacerse exigible cada pago. No obstante, podrá pagarse el dividendo en forma de acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo dispone la asamblea con el voto del ochenta por ciento de las acciones representadas. A falta de esta mayoría, sólo podrán entregarse tales acciones a título de dividendo a los accionistas que así lo acepten.

Parágrafo. Adicionado. Ley 222 de 1995, art. 33.- En todo caso, cuando se configure una situación de control en los términos previstos en la ley, solo podrá pagarse el dividendo en acciones o cuotas liberadas de la misma sociedad, a los socios que así lo acepten” . La disposición transcrita, en concordancia con el precepto contenido en el artículo 422 ibídem, imponen a la sociedad comercial el deber de celebrar por lo menos una vez al año, reuniones ordinarias para resolver entre otros puntos, sobre la distribución de utilidades, rubro que corresponde al tenor del artículo 456 ibídem, al que se obtiene después de efectuar las reservas a que se refieren los artículos legales anteriores, las que deben decretarse íntegramente, sin perjuicio de que el máximo órgano social, pueda sujetar su pago a los plazos que estime convenientes, desde luego dentro de la vigencia del ejercicio estatutariamente. Por tanto la reunión del máximo órgano social deberá ocuparse de aprobar o no íntegramente el proyecto de distribución de utilidades, presupuesto que no excluye la posibilidad de señalar plazos dentro de la vigencia del ejercicio para efectuar los pagos, a quien tenga la calidad de accionista al tiempo de hacerse exigibles. (inciso segundo artículo 456 del Código de Comercio). Es pertinente resaltar que en cuanto a los aspectos tributarios de su consulta habrá de dirigirse a la DIAN. En cuanto al registro contable de la operación le informo que mediante memorando 340-133 del 17 de junio de 2003, el Coordinador del Grupo de Estudios e Investigación Contable, respondió lo siguiente: “ El Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamentó la contabilidad y se expidieron los principios o normas

de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, consagra en su artículo 48 que, los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Asimismo, el artículo 79 del citado decreto prevé que los dividendos por pagar constituyen un pasivo en el cual representa el monto de las utilidades distribuidas o reconocidas a quienes tienen derecho a ellas y estén pendientes de cancelar . Por lo antes expuesto, la causación de los dividendos se debe reconocer en la contabilidad en el momento en que la decisión es adoptada por la asamblea general de accionistas, tomando como soporte el acta en la cual conste tal decisión. Para el efecto y con base en la modificación prevista en el Plan Único de Cuentas para Comerciantes, se debe acreditar la subcuenta 236005 -Dividendoscon cargo a la cuenta 3705utilidades Acumuladas-. De otra parte, en la medida en que se vayan efectuando los desembolsos de acuerdo con las fechas establecidas por el Máximo Órgano social, se acreditará la cuenta 1110Bancoscon cargo a la subcuenta 236005Dividendos -.