SS - Oficio 220-47483

22047483 del 30 de Agosto de 2005

Ref : Interpretación del artículo 185 del Código de Comercio Me refiero a su comunicación radicada con el No. 2005-01-119559, mediante la cual elevan una consulta relacionada con la disposición legal citada en la referencia, la que básicamente pretende precisar lo siguiente: “ si la incompatibilidad de los Administradores y empleados para aprobar o improbar los estados financieros, balances, cuentas de fin de ejercicio o las cuentas liquidación, se fundamenta en el hecho de haber intervenido en la elaboración de tales documentos y si como consecuencia de ello, los únicos inhabilitados para votar los balances, son el socio representante legal o los socios y empleados de la sociedad que han participado en la preparación de los Estados Financieros o si por el contrario, la inhabilidad es absoluta o de carácter general” ; solicitud que estiman pertinente con el fin de “ ampliar, aclarar, ratificar o modificar la reiterada doctrina de la Superintendencia especialmente en los oficios 22043454 de agosto de 1997 y 220-35460 de agosto 24 de 2001” A ese respecto y teniendo en cuenta que el tema ha sido ampliamente analizado por la Entidad como se aprecia en los diversos pronunciamientos que recogen su doctrina en torno al mismo, entre otros los que citan en su escrito, basta remitirse a las consideraciones de orden conceptual expuestas en el primero de ellos, que versa sobre la forma como aplica la norma frente a los administradores, para advertir que la premisa de la que parte el planteamiento descrito en la consulta, involucra un elemento ajeno al supuesto en el que se fundamenta la prohibición consagrada en el artículo 185 del Código de Comercio, lo que obviamente conduce a una conclusión

diferente. Si bien no viene al caso transcribir en su integridad el oficio referido por ser de su conocimiento, es pertinente traer a continuación los apartes que ponen de relieve como el hecho de haber intervenido o participado efectivamente en la elaboración de tales documentos (entiéndase los Estados Financieros) no constituye un factor o condición determinante para establecer quiénes son los sujetos legalmente inhabilitados para participar en la votación de los estados financieros, pues son otras las razones que sustentan el espíritu del legislador plasmado en la norma y en las que se apoya la doctrina que esta Entidad de tiempo atrás ha sostenido. (…) “ En efecto, de conformidad con el inciso segundo, artículo 185 del Código citado, los administradores, calidad que se predica de las personas que enuncia el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, están impedidos entre otros para aprobar los balances y cuentas de fin de ejercicio y los de la liquidación, por la in gerencia en los resultados que reflejan dichos estados financieros. Se trata según lo ha sostenido esta entidad, de una prohibición de ley que se funda en razones de carácter ético, cuyo sentido y efectos no es dable variar sin incurrir en ilegalidad, dado el carácter eminentemente imperativo de la norma. …el encargo hecho por la asamblea general de accionistas al representante legal y la junta directiva para administrar los negocios sociales, conlleva la obligación de rendir cuentas de su gestión ante el citado órgano social para que se someta a su consideración; así las cosas el legislador estableció…la expresa prohibición a los administradores de votar los balances y cuentas de fin de ejercicio, ello con el objeto de evitar que aprueben su

propia gestión.” (Oficio 22043454 del 12 de agosto de 1997) (Se resalta). Cosa diferente ocurre cuando de sociosempleados de la sociedad se tarta, pues en tal caso, son otras las consideraciones que han de tenerse en cuenta para determinar ahí sí, las circunstancias que efectivamente justifican su abstención, las que en concepto de esta Entidad implican además de la relación laboral objetivamente vista, consultar otros aspectos como son en particular las actividades que los mismos desempeñen al interior de la compañía, en tanto les permita acceder u obtener información relacionada con la preparación de los estados financieros, o bien porque las funciones que desempeñen tengan de alguna manera injerencia en la gestión de la sociedad. En ese sentido se pronunció la Superintendencia a través de Oficio 220-61768 del 29 de junio de 1999, copia del cual adjunto para una mayor ilustración. En los anteriores términos se espera haber absuelto su inquietud, no sin advertir antes que los alcances del concepto expresado se sujetan al artículo 25 del C.C.A.