SS - Oficio 220-48205

220-48205 septiembre 23 de 2002

Ref.: Pérdida del libro de accionistas y de los títulos de acciones.

Distinguido doctor Benavides: Aviso recibo de su escrito radicado con el número 2002-01-102037 del 2 de agosto pasado, mediante el cual certificado sobre existencia de la sociedad que representa y consulta el tramite para emitir nuevos títulos de acciones, teniendo en cuenta éstos como el libro de accionistas se extraviaron en el mes de abril último. Anota que procedió a colocar el denuncio correspondiente y a registrar un nuevo libro pero desconoce la numeración de los títulos expedidos e informa que los mismos se encontraban endosados en blanco por acuerdo de los accionistas, que no se ha renunciado al derecho de preferencia, no han sido enajenados ni se ha autorizado el ingreso de nuevos socios.

Para dar respuesta a la consulta planteada, se hace necesario tener en cuenta que conforme a lo dispuesto en el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante “ Inscribir en el registro mercantil todos los... libros... respecto de los cuales la ley exija esa formalidad” (numeral 2), precepto concordante con el artículo 28 numeral 7 de la misma obra, que claramente señala, entre otros, el libro de accionistas. En segundo lugar, el artículo 135 del Decreto 2649 de 1.993, normatividad de obligatorio cumplimiento por parte de todas las personas que deban llevar contabilidad de acuerdo con la ley, por cuanto contiene las normas y/o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, consagra que previa la denuncia correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de alguno de los libros o papeles del ente económico, los

registros de ellos deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base, entre otros, los informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes. Será entonces obligación del representante legal, conforme lo señala la preceptiva antes citada, tomar todas las medidas tendientes a la recuperación o reconstrucción de los datos e información contenidos en los documentos y libro extraviados, acudiendo, para el caso del libro de accionistas a la información que sobre el particular debe constar en las actas del máximo órgano social, que deben reposar en el libro correspondiente; en poder de terceros vr. gr. Superintendencias, Juzgados, Notarias, Cámaras de Comercio, entre otras. En caso de imposibilidad para la reconstrucción del mismo, el representante legal, el contador público o el revisor fiscal, si lo hubiere, dejarán constancia de tal hecho en el libro correspondiente. Para mayor ilustración, aplicable en lo pertinente al caso en consulta, me permito transcribir el oficio SL07757 de 6 de abril de 1.987, por el cual la Superintendencia se ha pronunciado en materia de reconstrucción de libros de actas. “ UN LIBRO DE ACTAS PUEDE RECONSTRUIRSE TOMANDO COMO BASE LA COPIA DE LAS ACTAS

QUE OBRAN EN LOS ARCHIVOS DE LA COMPAÑÍA.

Cuando una persona natural o jurídica adquiere la calidad de comerciante, es sujeto de derechos y obligaciones respecto de los actos y documentos relativos a su profesión y que tienen acceso al conocimiento de terceros. El artículo 19 numerales 1 y 2 del Código de Comercio, señala como obligaciones del comerciante matricularse

en el registro Mercantil e inscribir en el mismo todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad. Al igual que el artículo 19, los artículos 28 No. 7 y 29 No. 4 se refieren también a la obligación de todo comerciante de inscribir en el registro todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad. En cuanto a la pérdida del libro de actas allegando el denuncio respectivo, el cual es prueba suficiente de tal hecho, este Despacho considera que el libro puede reconstruirse, tomando como base la copia de las actas que obran en los archivos de la compañía, conforme a lo siguiente:

1. Si las copias son auténticas, es decir llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito.

2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad, antes de su trascripción, vr. gr. por testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan reconocido posteriormente; por información de un juez o de un notario que haya conocido el original, luego de efectuada la correspondiente confrontación, aún cuando el documento no se halle protocolizado en esa notaría o en el archivo del juzgado (artículo 253 del Código citado).

Finalmente, cabe advertir que de acuerdo con el artículo 39 del Código de Mercantil, antes de efectuar lo anterior, debe darse cumplimiento a la obligación de inscribir en el Registro Mercantil el libro mencionado para

dar así seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan.” Con relación al segundo de los temas, pérdida o extravío de los títulos de acciones, en primer lugar, es oportuno aclarar que aunque no es clara la situación planteada, el Despacho entiende que se trata de los títulos contentivos de acciones ya suscritas, puesto que informa desconocer la numeración que corresponde a los títulos que se suscribieron y, además, que los mismos se encontraban endosados en blanco por cuerdo de los accionistas. Sobre la base de que la sociedad tenía la guarda y custodia de los certificados, provisionales o definitivos, y que el capital autorizado se encuentra suscrito y pagado en su totalidad, al parecer desde 1994, fecha de transformación de la sociedad al tipo de las anónimas, como podría presumirse del certificado de Cámara de Comercio que acompaña el escrito de consulta, en cumplimiento a la normatividad que regula la reconstrucción de libros o documentos por perdida o extravió de los mismos, lo procede será que los administradores y responsables de la empresa recurran a los accionistas para que reporten la información relacionada con el número de acciones que cada uno posee en el capital de la compañía, de ser posible la numeración que correspondía a cada título. De agotarse todos los mecanismo idóneos para el efecto, lo prudente será dejar la constancia respectiva en los nuevos títulos que se expidan, no obstante informar al público en general, por cualquier medio, también idóneo, sobre la ocurrencia de tal hecho para evitar la circulación de los mismos. Aparte de lo anterior, es forzoso recordar al representante legal y revisor fiscal de la compañía, la obligación que al respecto impone la preceptiva mercantil, acerca de cumplir y velar porque se cumpla la ley o los

estatutos teniendo en cuenta que en la materia en estudio, los títulos deben expedirse conforme lo señala el artículo 401 del Código de Comercio, que conforme lo dispone el artículo 377, modificado por la Decisión 291 de 1991 del Acuerdo de Cartagena, las acciones solo pueden ser nominativas. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.