SS - Oficio 220-52620

220-52620, 29 de noviembre de 2004

Ref: No existe excepción legal que exima a las sociedades de cumplir el Código de Comercio y las normas contables previstas en el Decreto 2649 de 1993.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2004-01-141853, mediante la cual formula los siguientes interrogantes: La sociedad COLVINSA se constituyó como sociedad Anónima el 5 de agosto de 2003, como resultado de el proceso de dación en pago de las acreencias laborales de la gran mayoría de extrabajadores de Metalibec en Liquidación Obligatoria. Está sometida una sociedad mercantil de estas características a un régimen legal excepcional, diferente al previsto en el Código de Comercio Libro Segundo, De la Sociedades Mercantiles Título Sexto De la sociedad anónima; que la exima, entre otras, de la obligatoriedad de llevar a cabo reuniones de Junta Directiva? Existe otro órgano administrativo diferente a la Junta Directiva, que cumpla sus funciones, o las supla, como órgano de administración de la sociedad anónima? El gerente de la sociedad y/o integrante de la Junta Directiva, puede restringir la debida y adecuada documentación de las pruebas de auditoría por parte de la Revisoría Fiscal, impartiendo instrucciones relacionadas con la prohibición de tomar fotocopias de las actas registradas en los libros? Una persona teniendo la doble calidad de funcionario y miembro de la Junta Directiva, debe declararse impedido para actuar como miembro de la Junta en las reuniones en las que se ventilen asuntos de su competencia? ó por el contrario, puede manejar esta doble condición a su acomodo, sin que existe ningún impedimento legal o ético sobre

tal conducta? Debe cumplir esta sociedad con lo ordenado en el Decreto 2649 de 1993 en cuanto a los objetivos y cualidades de la información contable, en especial su oportunidad? Tienen este tipo de sociedades alguna dispensa especial para su no cumplimiento?. Al respecto me permito manifestarle que las respuestas a los interrogantes planteados, se encuentran en las normas legales de carácter mercantil y contables pertinentes, las que procede citar, sin perjuicio de precisar de antemano que no existe ninguna excepción legal que sustraiga a una sociedad comercial constituida en Colombia independientemente que sea del tipo de las anónimas, de la obligación de ceñirse a la ley (Código de Comercio, ley 222 de 1995, Decreto 2649 de 1993). Las normas que rigen las sociedades comerciales están previstas en el Libro Segundo del Estatuto Mercantil, artículo 294 y siguientes del mismo. Es claro que existen disposiciones que confirman los referidos lineamientos y determinan las obligaciones a cumplir tanto por las sociedades comerciales, como por quienes actúan como administradores u órganos de control, entre estos artículos tenemos: Artículo 1º: "los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial, y los casos no regulados expresamente en ella serán decididos por analogía de sus normas." Artículo 2º: En las cuestiones comerciales que no pudieren regularse conforme a la regla anterior, se aplicarán las disposiciones de la legislación civil." Artículo 100, modificado por el artículo 1º de la ley 222 de 1995: "Se tendrán como comerciales para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos y empresas mercantiles. Si la empresa

social comprende actos mercantiles y actos que no tengan esa calidad, la sociedad será comercial. Las sociedades que no contemplen en su objeto actos mercantiles serán civiles. Sin embargo, cualquiera que sea su objeto, las sociedades comerciales y civiles estarán sujetas para todos los efectos, a la legislación mercantil " En cuanto a la contabilidad, también el Código de Comercio establece que las sociedades comerciales deben ajustarse a las regulaciones propias de la disciplina contable, contenidos en el Decreto 2649 de 1993, comoquiera que de acuerdo con el artículo 19 numerales 3º y 4º del mencionado código, la obligación de todo comerciante, es llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales y conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. Por su parte, la ley comercial en el Título lV, trata el tema de los libros de comercio y señala entre otras en el artículo 48, que todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. A su vez, el artículo 49 ibidem dispone que para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, entendiéndose los usados por todos los tipos societarios, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. En cuanto a la exhibición de libros el mismo título en el capítulo ll, artículo 61, establece: "los libros y papeles del

comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas. "(la negrilla no es del texto). En armonía con la anterior disposición, el artículo 207 del Código de Comercio, dispone que dentro de las funciones del revisor fiscal, están las de cerciorarse de que las operaciones se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad, se ajusten a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva; la de velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la compañía y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines; atribuciones orientadas todas a facilitarle el cumplimiento de la obligación de vigilar la gestión de los administradores, que no puede verse obstaculizada por la prohibición de obtener fotocopia de todos los documentos que estime necesarios para cumplir con su deber. Finalmente, en cuanto a la incompatibilidad de la presencia de un funcionario de la sociedad, que es a su vez miembro de la junta directiva, en las reuniones en las que se ventilen asuntos de su competencia, es preciso manifestarle que las normas relativas al cuerpo colegiado guardan silencio sobre el tema, pero es claro que en este

evento existen razones éticas que indican que el funcionario interesado debería abstenerse de asistir a dichas reuniones. En los anteriores términos espero haber satisfecho su consulta, no sin antes advertirle que el presente concepto tiene los efectos previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.