SS - Oficio 220-52820

220-52820, 11 de octubre de 2004

REF.: Asambleas de segunda convocatoria.

Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2004-01-123599, mediante el cual expone algunas inquietudes relacionadas con las asambleas generales ordinarias de accionistas y las de segunda convocatoria, las cuales serán respondidas en el orden en que fueron propuestas: "1º Si la asamblea no fue convocada en el primer trimestre del año y no figura en los estatutos una fecha para celebrarla, se pregunta ¿ Son válidas las reuniones de ese organismo que se convoquen y se reunan (sic) con carácter de ordinarias en fechas posteriores a aquel lapso de tiempo?" En primer lugar, es pertinente manifestarle que las reuniones de la asamblea general de accionistas tienen el carácter de ordinarias si se celebran dentro de los tres meses siguientes a la fecha del corte de cuentas de fin del ejercicio social y cuyo temario corresponda al propio de este tipo de reuniones, esto es, primordialmente, la consideración y aprobación del balance de dicho ejercicio, del proyecto de distribución de utilidades y de los informes del gerente, la junta directiva y el revisor fiscal; luego, faltando uno de ambos requisitos, la reunión ya no tendrá dicho carácter, pero no por ello se torna necesariamente en inválida, sino que adquiere la naturaleza de extraordinaria, y como tal, en la convocatoria deberá insertarse el orden del día, de conformidad con lo establecido por el artículo 424, en concordancia con lo dispuesto por el 182 del Código de Comercio. "2º Si la convocatoria a la Asamblea ordinaria se produce, por ejemplo en el transcurso del segundo trimestre del

año y no se celebra por falta de quórum, propio del certamen, ¿Es válido citar a una nueva Asamblea con el mismo carácter, por ejemplo, a los quince días hábiles contados a partir de la fecha que se utilizó para la primera convocatoria?." De acuerdo con lo normado por el artículo 429 del Código de Comercio, modificado por el 69 de la Ley 222 de 1995, si se convoca a una asamblea y esta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada; también prescribe que la nueva reunión debe efectuarse no antes de los diez (10) ni después de los treinta (30) días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Conforme a la norma citada, la citación debe cumplirse de manera que la reunión alcance a celebrarse dentro del lapso comprendido entre los diez (10) y los treinta (30) días hábiles contados desde la fecha de la reunión fallida. "3º Previendo que en la primera convocatoria no se reune (sic) el quorum (sic) exigido, se pregunta ¿Es válido convocar simultáneamente la Asamblea ordinaria tanto a la primera fecha, como a la segunda, de manera que esta última pueda decidir "con un número plural de personas, cualquiera sea la cantidad de acciones…"?" Como quiera que es condición indispensable verificar la falta de asistencia del quórum necesario para deliberar en la primera reunión que ha sido convocada, no es posible citar de antemano a la de segunda convocatoria. "4º ¿Los estatutos pueden contemplar normas que prevean la convocatoria simultánea de las Asambleas ordinarias,

en los términos descritos en el numeral anterior, o debe entenderse la norma legal, en el sentido condicionado se (sic) su aplicación solo después de que se configure la falta de quorum (sic) indispensable para la primera reunión?" Por la razón ya indicada en los numerales precedentes, no es viable jurídicamente incluir en los estatutos una estipulación en el sentido propuesto. "5º ¿Deben elaborarse actas de las reuniones de las Asambleas que no han podido sesionar válidamente por falta de quorum (sic) y quienes las deben suscribir? ¿o basta con que en el Acta que da cuenta de la reunión posterior, formal, se deje constancia de lo ocurrido anteriormente?" A pesar de que no existe norma que regule la situación planteada, en aras de la certeza que requieren tanto los accionistas mismos como la sociedad y sus administradores, acerca de la no conformación del quórum y de la fecha de la sesión que no pudo celebrarse, este Despacho considera indispensable que se levante una constancia en el libro respectivo, en la que se indiquen estas dos circunstancias. En los anteriores términos espero haber dejado debidamente absueltas sus inquietudes, pero le debo precisar que el alcance de la respuesta ofrecida se sujeta a lo establecido por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.