SS - Oficio 220-53443

220-53443

Asunto : Derecho de Inspección En atención a la consulta formulada y que dice relación con el ejercicio del Derecho de Inspección, es pertinente señalar, que esta Entidad en diversas oportunidades se ha pronunciado sobre el tema; así, a través del Oficio 39056 de mayo 6 de 1999, precisó algunos de los aspectos puestos en consideración tales como la materia, el tiempo y la forma que fundamentan la facultad de fiscalización individual que le asiste a cada uno de los socios.

En los mismos términos del oficio citado, se reitera, que son objeto del derecho de inspección todos los libros y documentos de la sociedad, inclusive correspondientes al año en curso, con las únicas excepciones consagradas en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. Este derecho en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, puede ser ejercido en cualquier momento, en forma personal o a través de representante, sin que para que actúe éste último se requiera de formalismos especiales diferentes a la plena certeza de que actúa en tal calidad por parte del administrador. Así que el asociado o su representante deben dirigirse al lugar donde funcionen las oficinas de la administración, para que en el horario de oficina puedan acceder a la información respectiva, por tal razón, los administradores deben tomar las medidas que tiendan a garantizar este derecho y evitar cualquier obstáculo al mismo. De otra parte, si bien la obligación se circunscribe a la exhibición de los documentos para su análisis, puede ocurrir que durante el transcurso de la inspección el asociado esté interesado en obtener fotocopias de algunos documentos, caso en el cual puede hacer la solicitud a los administradores, sin que tal pedimento constituya para ellos un imperativo para su cumplimiento; luego, queda a criterio del administrador, procurar o no la reproducción

de documentos, en el entendido que su decisión está inspirada en el principio expresado en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, según el cual las actuaciones de los administradores se deben cumplir en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En todo caso, si persisten las diferencias relacionadas con el Derecho de Inspección, ellas serán dirimidas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia y control de la compañía. Finalmente, aunque no es un tema relacionado con el derecho de inspección, es pertinente manifestar que por diversos motivos, un tercero dentro del normal interactuar en la gestión de los negocios, puede en forma personal o a través de un representante solicitar información a una sociedad y la sociedad a su vez, se encuentra en plena libertad de aceptar la solicitud y suministrar la información requerida o por el contrario, negarse a ello. Ahora bien, conviene que si se están adelantando gestiones relativas a la fusión de la sociedad, se informe ampliamente a los socios, en razón a que se trata de una reforma estatutaria de un carácter complejo y por consiguiente del resorte del máximo órgano social.