SS - Oficio 220-53972

220-53972

Ref.: El máximo órgano social debe rectificar los estados financieros de fin de período o de ejercicios anteriores, aunque no medie orden de autoridad competente.

Distinguida señora Montealegre: Acuso recibo del escrito, enviado por la Directora General de la Junta Central de Contadores y radicado en esta Entidad con el número 200101113503 del 22 de noviembre del año en curso, mediante el cual consulta si la asamblea general de accionistas, por iniciativa de la administración o del revisor fiscal, puede rectificar estados financieros del ejercicio en curso o de vigencias anteriores, aprobados en sus respectivos periodos y enviados a la entidad que ejerce inspección, vigilancia y control sin que a la fecha el organismo estatal se haya pronunciado al respecto. La anterior inquietud obedece a que en su sentir el artículo 40 de la Ley 222/95 asigna tal procedimiento a la entidad estatal competente siempre que esta lo ordene dentro del mes siguiente a la fecha en que se hayan presentado, ya que de no hacerlo, las rectificaciones se reconocerán en el ejercicio en curso.

Previo a resolver la inquietud, debe tenerse en cuenta que el sentido y alcance del artículo 40 citado, no es otro que la atribución conferida a la Entidad que ejerce inspección, vigilancia o control para ordenar la rectificación de los estados financieros y/o sus notas, cuando de la revisión de los mismos observa que no se ajustan a las normas contables contenidas en el Decreto 2649 de 1993 y demás normas concordantes. Advierte la citada norma que cuando la revisión versa sobre los estados financieros del último ejercicio contable, dentro del mes (1) siguiente al recibo de los mismos la autoridad competente, de ser necesario, debe ordenar las

modificaciones y correcciones para que sean reconocidas dentro del período que es objeto de revisión, para lo cual deberá mediar convocatoria al máximo órgano social con el fin de que apruebe los nuevos estados financieros, aunque de haber expirado el plazo citado, podrá observar las irregularidades y sus ordenes atenderse en el período en curso. En cambio, si se trata de estados financieros de ejercicios anteriores, lo que la ley dispone es que las rectificaciones que ordene la entidad gubernamental competente deben reconocerse por el ente económico en el ejercicio contable en curso, tal como se colige del artículo 106 del Decreto 2649/93, que a la letra dice: "RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se adviertan” (resaltado fuera de texto). Ahora bien, cuando es la sociedad la que por conducto de sus administradores, revisor fiscal o por cualquier otro medio, advierta errores e inconsistencias contables en la preparación y elaboración de los estados financieros de último ejercicio o de períodos anteriores, de inmediato debe ordenar las correcciones a que haya lugar, puesto que un actuar omisivo de los administradores y/o del revisor fiscal, sería violatorio de la ley y los estatutos, si se tiene en cuenta que una de las funciones asignadas es precisamente velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, además porque los estados financieros certificados o dictaminados comporta que se ha

verificado la información y que el balance presenta en forma real y fidedigna la situación financiera de la compañía (num 2º art. 23, 37 y 38 Ley 222 citada). En ese orden de ideas, pese al hecho de haber enviado los estados financieros correspondientes a ejercicios contables anteriores, sin haber recibido orden de rectificación de los mismos por parte de la entidad gubernamental respectiva, con el fin de que la información cumpla con los objetivos y cualidades previstos en el ordenamiento contable, la sociedad podrá optar por reabrir los libros del año en que se hayan detectado los errores, efectuar las correcciones a que hubiere lugar y convocar al máximo órgano social para la aprobación de los nuevos estados financieros ó efectuar las correcciones en el período en que se adviertan, haciendo las revelaciones en las notas a los estados financieros.