SS - Oficio 220-580898

220-580898 noviembre de 20 de 2002

Ref.: En la convocatoria para reuniones extraordinarias, el orden del día no incluye “ Proposiciones y varios” .

Distinguida doctora Echandía: Aviso recibo de su escrito radicado con el número 200201124743 de 19 de septiembre del año en curso, mediante el cual consulta si es posible incluir dentro del orden del día para reunión extraordinarias un punto denominado proposiciones y varios, habida consideración que el artículo 425 del Código de Comercio no lo prohíbe, tan solo advierte que no se podrán tomar decisiones sobre temas no incluidos, salvo que así lo decida el 70% de las acciones representadas en la respectiva reunión y una vez agotado el orden del día.

Al respecto, me permito comunicarle que del contexto de la normativa que regula el tema, entre otros, los artículos 182 y 424 del Código de Comercio, no se infiere la posibilidad de que se incluya en el aviso de convocatoria para las reuniones extraordinarias un punto denominado “ Proposiciones y/o varios” u otro similar. No obstante para facilitar su análisis se transcribe, parte pertinente, de los mismos. Artículo 182. “ En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado (...)” Artículo 424. “ (...)Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día (...)” . Previo a conceptuar acerca del tema que se examina, es claro que la legislación mercantil define fundamentalmente dos (2) clases de reuniones, ordinarias y extraordinarias, la primera, con el fin de

considerar básicamente la situación financiera del ente societario, evaluar la gestión adelantada por los administradores de la misma y determinar las directrices tendientes al cumplimiento del objeto para el cual fue constituida la compañía, temario que el legislador consideró necesario analizar por lo menos una vez al año, pero dada la trascendencia de la misma, estimó pertinente que los asambleístas puedan ocuparse de temas no incluidos en el aviso de convocatoria, como expresamente lo dispuso en el artículo 182 trascrito . Otra clase de reuniones son las extraordinarias, al prever el legislador que durante el ejercicio social pueden acontecer sucesos o imprevistos que pueden afectar el normal desarrollo del ente societario, o por el contrario, favorecer o contribuir a buena marcha del mismo, eventos en los cuales asignó a los administradores, al revisor fiscal –si lo hubiereo la entidad que ejerce vigilancia sobre el ente societario, la obligación de convocar al máximo órgano social, en la forma y términos previstos en la ley o en los estatutos, pero advirtió que en el aviso correspondiente se inserte el asunto o tema que motiva la citación del máximo órgano social, a fin de que la asamblea se circunscriba al desarrollo de los mismos (art. 181 y 182 del C. Co.). Sin embargo, aunque la preceptiva del artículo 425 del Cit. Cód. es restrictiva, previó la posibilidad de deliberar y decidir sobre materias ajenas a la citación, siempre y cuando así lo decida, por lo menos, el 70% de las cuotas o acciones representadas en la reunión. Téngase en cuenta que las premisas sobre las condiciones de la convocatoria y alcance de las deliberaciones

se reiteran nuevamente en el artículo 424 del cit. Cód., cuando entratándose de asambleas extraordinarias expresa que “ ... en el aviso se insertará el orden del día” , y en el artículo precedente –art. 425 ibidemcuando advierte que la asamblea “ no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado, normas éstas aplicables a las sociedades de responsabilidad limitada por remisión del artículo 372 ibidem. Hasta aquí quedan claras dos situaciones, la primera, el objeto de cada una de las reuniones, y de otra, que como consecuencia del propósito para las que fueron concebidas, la imposibilidad de la asamblea o junta de socios reunida extraordinariamente, para tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado, al paso que faculta al citado órgano social, cuando medie solicitud de los administradores o de cualquier asociado, para ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, si la reunión tiene carácter ordinario. Argumento adicional es el análisis de los términos contenidos en las normas objeto de examen, como “ especificar” en el 182 ibidem, que significa “ Explicar, declarar con individualidad una cosa“ , e ” insertar” contenido en el 424 ib., que en una de sus acepciones significa “ Incluir, introducir una cosa en otra. Se usa regularmente hablando de la inclusión de algún texto o escrito en otro..” (Diccionario de la Lengua Española, tomo I y II , 1984), con ello se descarta de plano la posibilidad de incluir el punto denominado “ Proposiciones y/o varios” , pues son expresiones indeterminadas que no consultan intereses concretos de los asociados ni

de la sociedad, contrariando la preceptiva antes mencionada. En ese orden de ideas, el aviso de convocatoria debe ceñirse a la voluntad del legislador, aunque del análisis de la norma se advierte que la intención del mismo fue permitir que se delibere y decida sobre asuntos que puedan sobrevenir a la convocatoria de interés para los asociados y/o la sociedad.