SS - Oficio 220-60459

220-60459, diciembre 01 de 2002

Ref.: Los mecanismos para la guarda de los archivos de una sociedad no son competencia de esta

Superintendencia. Aviso recibo del escrito radicado con el número 2002-01-141677 de 29 de octubre del año en curso, mediante el cual manifiesta que si bien la microfilmación es un medio técnico adecuado para facilitar la durabilidad e inalteración de la información registrada, su aplicación resulta poco practica dada la dificultad de su actualización y examen simultáneo. Por lo expuesto, consulta sí con fundamento en el artículo 12 de la Ley 527/99, que expresa que "... los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta...", al tiempo que pregunta si esta Superintendencia aprueba la aplicación del proceso de digitalización a la documentación de que trata el artículo 48 del C. de Co.; y en caso afirmativo, sí procede algún tramite notarial para asegurar la validez de los soportes producidos, luego de la eliminación de los originales. Por último, consulta sí se requiere la presencia de un representante de la Cámara de Comercio para que autorice la destrucción de los documentos de que trata el citado artículo 48. Teniendo en cuenta que esta Superintendencia ya ha hecho un análisis del artículo 12 de la Ley 527 citada, comedidamente remito fotocopia del referido concepto (Oficio 340418621 de 27 de julio de 2000), publicado en el libro de Doctrinas Contables 2001, pág. 262). Solo resta aclarar que dentro de las funciones asignadas a esta Superintendencia, en virtud de la Ley 222 de 1995,

no se encuentra la de autorizar la implementación de ninguno de los medios técnicos que garanticen la reproducción exacta de los libros y papeles de comercio a que se refiere el Capitulo I del Código de Comercio, sobre Libros y Papeles del Comerciante. Adicionalmente, de la lectura del artículo 60 del ordenamiento en comento este Despacho tampoco infiere que esa función corresponda a las Cámaras de Comercio, lo que se advierte es que ante la Cámara donde fueron registrados los libros, debe verificarse la exactitud de la reproducción de la copia, y asigna al secretario de la misma, la atribución de suscribir un acta en la que se deje constancia de los libros y documentos que se destruyeron y del procedimiento utilizado para su reproducción. No obstante, es oportuno manifestarle que en concepto (Oficio 3405698 de 23 de febrero de 1998) publicado en el libro de Doctrinas Contables citado, Págs. 255 a 258, copia del cual se anexa, esta Entidad ha expresado algunos riesgos de índole técnico que pueden presentarse cuando se lleva la contabilidad sistematizada. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.