SS - Oficio 220-69481

220-69481 del 04 de Diciembre de 2006

REF: Inspección de libros y papeles de una sociedad anónima Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 2006-01-195620, mediante la cual formula la siguiente inquietud: Si en la inspección de libros y papeles de una sociedad anónima, además de los libros, comprobantes y balances, se pueden inspeccionar : la nómina (sueldos y personal que trabaja en la sociedad), correspondencia recibida y despachada, cotizaciones y además tener conocimiento de embargos y demandas a la sociedad?

Respecto del tema de su consulta esta Entidad se pronunció mediante oficio 220-30201 del 30 de abril de 1999, del cual le transcribo los apartes pertinentes. “ En primera instancia vale la pena comentar que el derecho de inspección se encuentra consagrado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1995, el cual faculta a los asociados para examinar directamente o mediante delegado los libros y comprobantes de la sociedad a efecto de que puedan conocer la situación financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes.” “ Este derecho, desde luego, no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa (por lo que resulta viable su reglamentación), como tampoco extenderse, según las voces del artículos 48 de la Ley 222 de 1.995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.” ...(...)... “ ... cada sociedad resulta ser un ente único, y como tal, puede tener documentos que a juicio de los entendidos

deben ser objeto de reserva, esto es, dentro de los enunciados en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995.” “ De todas formas, debe entenderse que los asociados tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos previstos en el artículo 446 del Código de comercio, como también, a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley (Art. 447 ibídem.), de tal suerte que puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compañía en pos de posibilitar una participación activa en la asamblea, como también el que puedan votar a conciencia las diferentes determinaciones puestas a su consideración en lo que a esos temas se refieran.” “ De un análisis del artículo 379 alusivo al derecho de inspección, realizado por el Tribunal Superior de Medellín según sentencia del 12 de febrero de 1.996, expresó: "...La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal señalada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, la tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal (la asamblea general, por ejemplo) La norma también determina los documentos sobre los cuales versa la facultad, que no son otros que los libros y papeles sociales que permitan obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de

la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio. Como lo explica el juzgado en la sentencia impugnada y lo confirma la doctrina citada (nacional y externa) el derecho objeto de estudio debe entenderse como una excepción a la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, pero con la limitación temporal que antes se explicaba y circunscrita a los libros y papeles sociales íntimamente conexos con el balance de fin de ejercicio de la compañía. (...) La facultad que el art. 379 núm. 4. reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo. De manera que por fuera de ese derecho queden todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 15 inciso final de la nueva Constitución Política." En cuanto a los embargos y demandas que cursan contra la sociedad, deberán reflejarse en las provisiones registradas en los estados financieros y usted podrá preguntar sobre ellas, dentro del tiempo establecido para ejercer el derecho de inspección y durante la asamblea general de accionistas. En los anteriores términos damos respuesta a consulta advirtiéndole que el alcance de la misma es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.