SS - Oficio 220-83614

220-83614, 30 de diciembre de 2003 Ref. Los gastos en una liquidación obligatoria Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2003-01-204039, a través del cual, previas algunas consideraciones, formula las siguientes inquietudes: 1) ¿Hasta dónde es procedente un gasto importante por una auditoria externa contratada por el liquidador sin que se haya hecho solicitud a la Junta Asesora del Liquidador o a la Superintendencia de Sociedades para que ellos autorizaran este trabajo y la procedencia del gasto?. 2) ¿Si el gasto no es procedente quién debe cubrirlo? Previo a resolver, resulta importante manifestarle que los conflictos que se presenten en el transcurrir de una liquidación obligatoria, deben ser resueltos en su escenario natural, utilizando para ello los mecanismos previstos en la normatividad aplicable a estos asuntos, por lo tanto, el presente concepto, además de general, tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. El liquidador, dentro del trámite concursal de la liquidación obligatoria, además de ser un administrador, tiene la representación legal de la entidad deudora, siendo su función primordial la de realizar los bienes de la compañía, a fin de atender en forma ordenada el pago de las obligaciones a su cargo. De esta manera, la actuación que llegue a desplegar, se encuentra circunscrita a obrar con lealtad, buena fe y la diligencia de un buen hombre de negocios, para lo cual deberá tener en cuenta que sus actuaciones se han de cumplir en interés no solo de los acreedores, sino de la sociedad misma, habida consideración que si actúa de manera diferente, responde solidaria e ilimitadamente, siempre que dicha intervención fuere dolosa o culposa. Es

decir, se hace responsable de los perjuicios que se causen por violación o negligencia en el cumplimiento de las labores que le competen. En relación con las funciones que el cargo de liquidador demanda, las mismas se encuentran detalladas en la ley, que para el tema nos ocupa destacamos dos de ellas: 1. La necesidad de ejecutar todos los actos que considere necesarios para la conservación de los activos y celebrar los actos o contratos requeridos para el desarrollo de la liquidación, manteniendo solo las limitaciones que le señala la misma ley, y 2. Continuar con la contabilidad del deudor en los mismos libros, siempre que estén registrados. Resalta aquí también el legislador, la importancia que revisten la contabilidad y en consecuencia los estados financieros. Con relación a la primera, la misma, además de aludir a los principios generalmente aceptados en nuestro país, esto es, al conjunto de conceptos y reglas básicas que tienen que ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de las personas naturales o jurídicas, debe igualmente permitir que la revelación que de ella se haga, faciliten su comprensión y evaluación correcta de la situación financiera, los cambios del patrimonio, el resultado de las operaciones del ente económico, lo cual solo viene a lograrse a través de los estados financieros de propósito general, de sus notas, de la información suplementaria y otras declaraciones como el de los administradores sobre la situación económica y financiera de la sociedad, y lo adecuado de su control interno. Así por ejemplo, con la rendición de las cuentas comprobadas de su gestión, debe el liquidador anexar, al tenor de lo dispuesto del artículo 168 de la Ley 222 de 1995:

A. Estados de liquidación junto con sus notas B. Estados financieros básicos, junto con sus notas C. Memoria detallada de las actividades realizadas durante el periodo En consonancia con lo dicho, resulta importante anotar que la Junta Asesora, órgano de asesoramiento y de fiscalización, tiene dentro de sus responsabilidades la de revisar previamente las cuentas presentadas por el liquidador, para lo cual puede hacer las observaciones y objeciones que considere pertinentes, sin dejar de lado el hecho de que cuando lo juzgue oportuno puede solicitar la presentación de estados financieros. Recabando en el tema, aquellas, a la par que deben estar acompañadas de los documentos y comprobantes que permiten su verificación, tienen que ser puestas a disposición de todos los acreedores y socios por un término de diez días, a fin de que las objeten por falsedad, inexactitud, error grave o cualquier otra causa. Compendiando lo dicho, y resolviendo el interrogante formulado, los gastos en que se incurra en el trámite liquidatorio, deben estar en consonancia con la finalidad perseguida por el procedimiento, para lo cual las partes involucradas harán la evaluación que corresponda. Es decir, aquellos han de ser imprescindibles. Como nota al margen, puede haber remoción del liquidador, bien de oficio o a petición de la junta asesora, cuando se acredite el incumplimiento grave de sus funciones. Por último, los gastos en que se ocasionen en la liquidación, mejor conocidos como de administración, serán pagados con dineros directamente de la concursada.