SS - Oficio 220-91738

220-91738

Asunto: Conservación de archivos Se recibió su escrito radicado en este Despacho con el número 385,730-0, por medio del cual eleva una consulta previa las siguientes consideraciones: Los accionistas de SADISA S.A., EN LIQUIDACIÓN, antes ALMACENADORA DE BANCOS S.A. decidieron su liquidación voluntaria previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la Superintendencia Bancaria en su oportunidad.

El Decreto 2649, artículo 134, y el artículo 60 del Código de Comercio indican que los libros y papeles de comercio deben conservarse, así como el tiempo por el cual deben mantenerse en archivo, lo cual a su juicio resulta válido respecto de una sociedad en pleno ejercicio de su objeto social mas nó de una liquidada. Acto seguido expresa que para esa sociedad que ya ha atendido y saneado todos sus pasivos y contingencias tanto fiscales como con terceros, resultaría dispendiosa y costosa la conservación de los archivos por el lapso que se indica en las normas invocadas.

Pregunta: Cuáles son los plazos y tipos de archivos después de quedar totalmente liquidada.

Sobre el particular se le manifiesta, que tal y como usted lo expresa el artículo 134 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1.993, establece en su inciso segundo que "...El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación." A su turno el artículo 60 del Código de Comercio que alude a la conservación de los libros y papeles del comercio, prevé en qué momento se puede proceder a la destrucción de los archivos y la forma de hacerlo, lo cual pone de

manifiesto que actuación semejante no puede depender de la voluntad del comerciante, sino que, la misma ley le impone a éste una línea de conducta ineludible como se puede observar de su tenor literal al preceptuar: "Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción." Así las cosas, las razones por usted expuestas de ninguna manera podrían cobrar fuerza como para sustraerse del cumplimiento de las normas traídas en cita, pues de una parte, como ya se expresó, son de carácter imperativo y por consiguiente de obligatorio cumplimiento; y de la otra, porque las mismas no prevén excepción alguna que le permita a algunos comerciantes rehuir el cumplimiento de la obligación de la conservación y guarda de los archivos de la sociedad liquidada. Quiere decir lo anterior que, el como liquidador está en la obligación de allanarse a lo previsto en las normas que versan sobre la conservación de los archivos de la sociedad en liquidación, independientemente de que se hayan atendido y saneado los pasivos y contingencias frente al fisco y respecto de terceros, o que dicha obligación implique un determinado costo, pues para ese evento el liquidador se debe anticipar creando un fondo para la conservación, guarda y posterior destrucción de los archivos (Art. 33, Decreto Reglamentario 1798 de 1.990). En los anteriores términos se da respuesta a su consulta y se le advierte que el alcance de la misma es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.